Bedrijf aanmaken (adresgegevens)

Bedrijven kunnen leverancier, klant of niets zijn en kunnen al dan niet in het persoonlijke adresboek staan.

Je kunt in Yuki een overzicht van alle relaties van het relatietype 'Bedrijf' bekijken.

Om een nieuw bedrijf aan te maken in Yuki beweeg je met je muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk, klik je op Relaties en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Relatie. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer het relatietype Bedrijf en voer, indien bekend, het KvK-nummer van het bedrijf in.

De gegevens van het bedrijf kunnen nu worden vastgelegd en later worden gewijzigd en bekeken op de twee tabbladen Bedrijf en Extra.

LET OP!

Een wijziging van de bedrijfsgegevens zoals bijv. het e-mailadres, bankrekeningnummer, incassomachtiging of betaalwijze van in- of verkoopfacturen wordt niet automatisch doorgevoerd in het contract (periodieke facturen) van die relatie. De wijziging moet handmatig worden aangepast in het desbetreffende contract.

Tabblad Bedrijf
Op dit tabblad vind je de eerste contactgegevens van het bedrijf terug, nl. de naam, telefoon, adres, e-mail en website.

Het veld Website wordt ook gebruikt voor de automatische herkenning van facturen in Yuki. Het is daarom belangrijk om dit veld in te vullen. Daarnaast kun je hier een logo van het bedrijf toevoegen door in het veld Logo een bestand te kiezen. Alle overige belangrijke gegevens van het bedrijf kunnen worden vastgelegd in het veld Notities.

Het veld Klantspecifieke opm. is alleen zichtbaar voor de backoffice en kan worden gebruikt om speciale afspraken met de relatie vast te leggen.

Tabblad Extra
Op dit tabblad vind je alle bijkomende informatie omtrent het bedrijf die niet direct adres gerelateerd is. Daarnaast kun je op dit tabblad ook de loggegevens bekijken. Je ziet naast de aanmaakdatum en de wijzigingsdatum bijvoorbeeld ook hoe vaak deze relatiekaart is bekeken en door op het aantal te klikken welke gebruikers dit zijn geweest.

Nummers
Nummers spelen een belangrijke rol bij de herkenning en automatische verwerking van facturen in Yuki!

• Relatiecode. Deze code kan op de verkoopfacturen worden afgedrukt en is belangrijk voor de herkenning indien de verkoopfacturen worden gescand. De code is ook van belang bij het importeren van journaalposten of aanmaken van journaalposten via de Upload Webservice.
• Code bij leverancier. Dit is de code die uw leverancier aan uw bedrijf heeft toegekend en mogelijk vermeld wordt op de inkoopfactuur. Dit veld is alleen beschikbaar bij een leverancier en niet bij andere relatietypen. Indien dit veld is gevuld wordt deze ook bij de UBL export meegegeven.
  
  Soms kun je meer dan één account hebben bij een leverancier. Denk aan een account per afdeling of werkmaatschappij. Dan heb je bij één leverancier meer dan één code. Het is mogelijk meerdere leverancierscodes toe te voegen.
  Hier kan ook worden ingevuld bij welke administratie de code hoort en of dit de standaardcode is. Op basis van deze code kan de Yuki Robot de UBL facturen nog slimmer verwerken.
  
  
• Btw-nummer. Het btw-nummer van het bedrijf, formaat NL00000000B01.
• KvK-nummer. Verwijst naar de gegevens van de Kamer van Koophandel in Nederland en het Handelsregister of Kruispuntbank voor België. In de Edit mode kun je op het zoekvenster klikken. Dan wordt er in het register gezocht op de bedrijfsnaam. Indien het KvK-nummer of Belgisch handelsnummer is ingevuld dan wordt hier een hyperlink toegevoegd die rechtstreeks naar de KvK of het Belgische handelsregister gaat.
  
  
  

Adresboek

• Tags. Een etiketje dat op de relatie kan worden geplakt waardoor deze makkelijk terug te vinden is in Yuki. Deze tag kun je bijvoorbeeld ook gebruiken om een mailinglist te maken.
• Projecten. Een project bevat verschillende zaken zoals taken, afspraken, contacten, documenten en e-mail die bij een onderwerp of een dossier horen.
  Vanuit de Projecten functionaliteit kun je bij het desbetreffende project alle gekoppelde relaties bekijken.
• Moedermaatschappij. Bedrijven kunnen aan elkaar gekoppeld zijn via de moeder-dochter relatie.
• Klant. De relatie is een klant.
• Leverancier. De relatie is een leverancier.
• Opnemen in mijn adresboek. De relatie wordt ook opgenomen als een privé adres in het persoonlijke adresboek.
• Belangrijk nummer. Het telefoonnummer wordt opgenomen als belangrijk.

Financieel

• Prijslijst. De prijslijst die hier wordt geselecteerd bepaalt welke artikelen tegen welke prijs (inclusief of exclusief btw) voor de relatie beschikbaar zijn. Deze prijslijst heeft dus prioriteit boven de standaard prijslijst.
• Factuurlay-out. De lay-out bepaalt de opmaak van de verkoopfactuur, welke gegevens op de factuur aanwezig zijn en wat er in de begeleidende mail komt te staan.
• Verzendwijze. Per e-mail, gewone post of via Peppol.
• Blokkeer automatische herinneringen. Het versturen van automatische herinneringen vanuit Yuki is geblokkeerd.
  
  

Communicatie

• Aanhef. Bij een relatie in Yuki kun je een aanhef ingeven die gebruikt kan worden in facturen die je vanuit Yuki verstuurt. Standaard wordt 'Geachte heer/mevrouw' gebruikt.

Backoffice

• Backoffice status. Wanneer een relatie inactief is kan de relatie niet worden gebruikt, lees geselecteerd, bij het boeken van een document. De relatie wordt wel gevonden m.b.v. de zoekfunctie.
• Oorsprong (alleen zichtbaar voor backoffice).