Elektronisch afschrift boeken

Yuki biedt ondersteuning voor het importeren van de elektronische exportbestanden (bankbestanden) van de meeste Nederlandse banken. Deze bestanden dienen door de gebruiker zelf te worden gedownload via de Internet Bankieren website van de bank. Daarnaast is het ook mogelijk om voor de ABN AMRO, Rabobank, ING en Knab dagelijks automatisch banktransacties (mutaties) te importeren via een boekhoudkoppeling.

De bestanden die je zelf hebt gedownload van de bank hoef je vervolgens enkel te uploaden in de ordner 'Uitzoeken Yuki', 'Bank' of als bijlage te mailen naar het e-mailadres van je administratie.

Beschik je niet over een origineel bestand van de bank, dan kun je ook banktransacties aanleveren in een speciaal Yuki bank importformaat. Dat formaat kun je eenvoudig zelf aanmaken met Excel.

Het importeren van een elektronisch afschrift kan op één van de volgende manieren verlopen:

• Elektronisch afschrift wordt door Yuki herkend en vervolgens automatisch geïmporteerd en afgehandeld door Yuki
• Elektronisch afschrift wordt niet herkend door Yuki en blijft in de workflow staan als standaard document
• Elektronisch afschrift bevat een fout en blijft in de workflow staan
• Elektronisch afschrift is een 'duplicaat' van een al afgehandeld afschrift en staat in de ordner Bank bij de elektronische afschriften.

Elektronisch afschrift herkend en afgehandeld

Wanneer Yuki het elektronisch bankbestand herkent als een elektronisch afschrift komt het document niet in de workflow 'Te verwerken documenten' terecht. De aanwezige banktransacties worden automatisch toegevoegd aan de workflow 'Te verwerken banktransacties' en kunnen vervolgens op de manier zoals je dat gewend bent worden verwerkt in de administratie. Je vindt het geïmporteerde elektronisch afschrift terug in je administratie door te klikken op het icoon Bank in de navigatiebalk en vervolgens te klikken op Elektronische afschriften. 

Elektronisch afschrift niet herkend
Wanneer Yuki het elektronisch bankbestand niet herkent als een elektronisch afschrift staat het in de workflow 'Te verwerken documenten' als een standaard document. 

Bovenin je scherm selecteer je vervolgens in het selectiescherm voor het documenttype het correcte documenttype Elektronisch afschrift. Het bankbestand zal vervolgens automatisch worden geïmporteerd in je administratie indien het exportformaat correct is (Succesvolle import).

Hieronder volgt een korte beschrijving van de knoppen:

• Ordner: het elektronisch afschrift in een andere ordner plaatsen.
• Herimporteren: bij een 'klein' elektronisch afschrift (bankbestand) wordt het importeren hierdoor direct gestart, er hoeft niet gewacht te worden op de IDR. Het is niet raadzaam om deze functie te gebruiken bij een 'groot' elektronisch afschrift.
• Vervangen: het elektronisch afschrift kan worden vervangen door een ander elektronisch afschrift (bankbestand) en wordt vervolgens weer opnieuw automatisch geïmporteerd.
• Standaard: het elektronisch afschrift wordt omgezet in een standaard document waardoor alle banktransacties worden verwijderd uit de workflow 'Te verwerken banktransacties' (lees administratie).
• Verwijderen: verwijder het elektronisch afschrift inclusief de banktransacties.
• Details boeking: financiële boekingen die in Yuki aan dit document gekoppeld zijn. 

Daarnaast worden alle banktransacties die in het elektronisch afschrift aanwezig zijn toegevoegd aan de workflow 'Te verwerken banktransacties'. Deze kunnen vervolgens op de manier zoals je gewend bent worden verwerkt in de administratie.

Elektronisch afschrift bevat fout

Wanneer Yuki het elektronisch bankbestand wel herkent als een elektronisch afschrift maar echter een fout bevat staat het in de workflow 'Te verwerken documenten' als een 'elektronisch' afschrift. Het volgende scherm wordt dan getoond bij het openen van het document (afschrift): 

Hieronder volgt een korte beschrijving van de knoppen: 

• Opnieuw importeren: het elektronisch afschrift wordt opnieuw geïmporteerd.
• Verwijder dit afschrift: het elektronisch afschrift wordt verwijderd uit de administratie.
• Omzetten naar standaard document: het elektronisch afschrift wordt omgezet in een standaard document waardoor alle banktransacties worden verwijderd uit de workflow 'Te verwerken banktransacties' (lees administratie).
• Open nieuwe kaart voor bankrekening: indien er een onbekende rekening aanwezig is in het elektronisch afschrift kan er direct een nieuwe bankrekening in de administratie worden aangemaakt.
  
  

Je vindt het elektronisch afschrift dat niet is geïmporteerd terug in je administratie door te klikken op het icoon Bank in de navigatiebalk en vervolgens te klikkenop Elektronische afschriften. Er staat geen bank of onderwerp vermeld in de regel en het aantal transacties is '0'.

Door te klikken op > voor het afschrift kun je controleren waarom het importeren van dit afschrift is gefaald.

Elektronisch afschrift is een 'duplicaat'

Wanneer er een 'duplicaat' elektronisch afschrift wordt geïmporteerd (van dezelfde bankrekening over dezelfde periode) staat het niet in de workflow 'Te verwerken documenten'. Je vindt het 'duplicaat' elektronisch afschrift echter wel terug in je administratie door te klikken op het icoon Bank in de navigatiebalk en vervolgens op Elektronische afschriften. Er staat geen bank of onderwerp vermeld in de regel en het aantal geïmporteerde transacties is '0'. 

Door te klikken op > voor het afschrift kun je controleren waarom het importeren van dit afschrift leidt tot een foutmelding over de status van dit elektronisch afschrift. 

Door in het bovenstaande scherm te klikken op Klik hier voor meer informatie wordt er een scherm geopend met de details over de 'mislukte' import. Om het 'duplicaat' elektronisch afschrift te verwijderen uit de administratie klik je op de knop Verwijderen. Er verschijnt een scherm waarin je de reden van de verwijdering kunt invoeren.

Een verwerkt elektronisch afschrift wordt standaard in de ordner 'Bank/Bestanden' geplaatst.