Beginbalans invoeren

Per administratie wordt bij het instellen van de administratie een 'eerste' boekjaar ingegeven. Dit is het eerste boekjaar waarvan in Yuki de administratie wordt bijgehouden. Om fouten in het dagelijkse gebruik te voorkomen kun je geen boekingen aanmaken met een datum voor de startdatum van dat eerste boekjaar. Dit boekjaar kan alleen worden gewijzigd als er nog geen transacties zijn gedaan op dit jaar.

In Yuki moet de beginstand van een administratie worden ingevoerd om een juist beeld van de administratie te kunnen tonen.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan de beginbalans invoeren in een administratie.

Om de beginbalans van het eerste boekjaar in Yuki aan te maken dien je de eindbalans van het boekjaar daarvoor in te voeren. Dat kan dus enkel in een speciale memoriaal 'Beginbalans' (documenttype 'Beginbalans'). 

Je kunt een beginbalans vanuit verschillende plaatsen in Yuki invoeren:

• Open het domein en klik vervolgens op het icoon Document(en).  Selecteer in de nu geopende workflow van te verwerken documenten voor de geüploade beginbalans het documenttype Beginbalans
  
  
  
• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk, klik op Memoriaal en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Beginbalans en geef tenslotte aan hoe je de beginbalans wilt aanmaken
  
  
  

Dit memoriaal heeft enkele bijzondere kenmerken:

• Je kunt enkel een datum gebruiken die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki.
• Je kunt geen omzet- en kostenrekeningen gebruiken immers resultatenrekeningen zijn niet toegestaan.
• Je kunt niet direct op grootboekrekeningen van een bankrekening of kas boeken.

LET OP!

Het is in Yuki niet toegestaan om in de beginbalans transacties te boeken op de volgende grootboekrekeningen:

• 09999 Resultaat lopend boekjaar.
• 23010 Rekening onbekend
• 23020 Vraagposten.

Beginbalans invoeren

In de praktijk maak je verschillende beginbalans boekingen aan:

• Het invoeren (als documenttype 'Beginbalans') of importeren van de proef-saldibalans van het laatste boekjaar. (Het saldo van elke bankrekening moet worden geboekt op '11099 Tussenrekening beginbalans banken')
• Openstaande posten debiteuren. (Op de openstaande posten kunnen GEEN aanmaningen verstuurd worden! Indien je dat wilt, moet je de openstaande posten uit de beginbalans als documenten aanleveren)
• Openstaande posten crediteuren
• Invoeren van gedetailleerde investeringsstaat (activastaat). (Als je gebruik wilt maken van de activastaat, moet je de beginbalans uitgesplitst invoeren en activum inboeken op de eerste datum waarop het reeds werd afgeschreven)

De onderstaande rekeningen worden vaak bij het invoeren van een beginbalans tijdelijk vervangen door de volgende tussenrekeningen:

• Debiteuren (Klanten) -> 13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren
• Crediteuren (Leveranciers) -> 16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren
• Bankrekeningen -> 11099 Tussenrekening beginbalans banken
• Immateriële en Materiële vaste activa -> 02999 Tussenrekening beginbalans activa
  (hierna kun je in een apart memoriaal de activa verder detailleren)
• Afschrijvingen -> 02999 Tussenrekening beginbalans activa
  (De afschrijvingen per activa kun je later via de activastaat invoeren).

Yuki gebruikt de bovenstaande tussenrekeningen automatisch in de volgende situaties:

• Als je een beginsaldo invult bij het aanleggen van een bankrekening of creditcardrekening.
• Als je een factuur invoert met een datum die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki
• Als je op een regel van de activastaat een bedrag afschrijving op beginbalans invoert.

Op de tussenrekeningen beginbalans kunnen enkel boekingen voorkomen met een datum die ligt voor de beginbalans.

TIP!

Om een beginbalans boeking of een uitsplitsing daarvan later te kunnen matchen met o.a. een banktransactie moet je bij de boeking de relatie invoeren zoals bijv. de Belastingdienst.

Eindbalans importeren

Je kunt ook een eindbalans importeren. Dat werkt hetzelfde als het importeren van een normale memoriaalboeking. Let daarbij wel op dat als je een datum gebruikt die voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki ligt, je automatisch een beginbalansboeking aanmaakt en je dus geen omzet-en kostenrekening mag gebruiken en ook geen bankrekeningen of kas kunt gebruiken.

LET OP!

Het is in Yuki niet toegestaan om een eindbalans te importeren waarin transacties zijn geboekt op de volgende grootboekrekeningen:

• 09999 Resultaat lopend boekjaar.
• 23010 Rekening onbekend
• 23020 Vraagposten.

Beginsaldo van bank invoeren

Je kunt het beginsaldo van een bankrekening niet via een boeking in de beginbalans invoeren. Om het saldo op de juiste rekening in Yuki te krijgen ga je als volgt te werk:

• Voer het saldo van elke bankrekening die voorkomt op de saldibalans van het vorige boekjaar in op de rekening '11099 Tussenrekening beginbalans banken.'
• Beweeg met je muis boven het icoon Bank, klik op Bankrekeningen en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuwe bankrekening aanmaken om elke bankrekening aan te maken die het bedrijf heeft.
• Voer voor elke bankrekening in het veld Beginsaldo het juiste saldo in (saldo op de laatste datum voor de start van het eerste boekjaar in Yuki). Dat saldo wordt dan automatisch tegengeboekt op de '11099 Tussenrekening beginbalans banken.'