Rekening aanmaken (bankrekening, creditcard en/of online betalingsprovider)

Onder eigen bankrekeningen worden in Yuki alle betaalrekeningen, spaarrekeningen, effectenrekeningen, beleggingsfondsrekeningen, depositorekeningen, G-rekeningen, creditcards, online betalingsproviders en/of vreemde valuta bankrekeningen bij bank(en) en/of financiële instelling(en) verstaan die je zakelijk gebruikt voor het bedrijf.

Het gaat hier dus niet over de bankrekeningen van klanten of leveranciers. De bankrekeningen van klanten en leveranciers worden aangemaakt bij de desbetreffende relatiekaart.

Bankrekeningen worden in Yuki automatisch aangemaakt tijdens de import van elektronische bankbestanden maar een aantal rekeningen zoals bijvoorbeeld de meeste creditcards en online betalingsproviders zullen handmatig aangemaakt moeten worden. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' of 'Externe accountant' kan een bankrekening, creditcard of online betalingsprovider handmatig aanmaken.

Wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein kan bij een bankrekening worden vastgelegd dat er gebruik wordt gemaakt van een onverdicht of verdicht SEPA betaalbestand.

Wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein kan bij een bankrekening worden vastgelegd dat er gebruik wordt gemaakt van een incassobestand om facturen te betalen of te incasseren. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan aangeven of er gebruik wordt gemaakt van een onverdicht of verdicht SEPA betaalbestand en/of incassobestand.

Wanneer de accountant het feature Yuki Vreemde valuta heeft toegevoegd aan het contract van het domein kunnen er één of meer zogenaamde vreemde valuta rekeningen worden aangemaakt.

LET OP!

Zodra er transacties of documenten zijn gekoppeld aan een rekening kan deze niet meer worden verwijderd. Boven de foutmelding die in je scherm verschijnt, zijn er twee knoppen beschikbaar om een overzicht van de gekoppelde transacties of documenten te bekijken.

Automatisch bestaande bankrekening (creditcard) toevoegen

Na het uploaden van de elektronische afschriftbestanden (met afschriftregels) van de bank(en) naar jouw domein in Yuki, verwerkt Yuki deze vervolgens in de financiële administratie. De bestaande bankrekeningen worden tijdens deze import automatisch aangemaakt. De elektronische bestanden met creditcard afschriftregels van de Rabobank, ABN AMRO en ING kunnen eveneens worden geüpload en geïmporteerd zodat deze creditcards ook automatisch worden aangemaakt.

TIP!

Om problemen te voorkomen met het type rekening en de juiste administratie in een domein is het toch raadzaam de rekeningen die bekend zijn zelf aan te leggen. 

Indien de elektronische afschriften via de automatische boekhoudkoppeling met de ABN AMRO, ING, Rabobank of Knab worden aangeleverd moet je eerst de rekening handmatig aanmaken, Yuki weet anders niet bij welke administratie de bankrekening en de bijbehorende transacties horen. 

Handmatig bankrekening (creditcard/online betalingsprovider) aanmaken

Alle rekeningen, creditcards en online betalingsproviders die niet tijdens de import van elektronische afschriftbestanden worden aangemaakt moeten handmatig worden aangemaakt.

De volgende soort kaarten van een creditcard kunnen worden toegevoegd:

• American Express
• Eurocard/MasterCard
• Visa.

De volgende online betalingsproviders kunnen worden geselecteerd:

• Mollie betaaldiensten 
  • MT940
• MultiSafepay
  • MT940
• Pay.nl
  • MT940
• PayPal
  • CSV (Kommagescheiden - betalingen die het saldo beïnvloeden).

Het online betalingsprovider account van Mollie wordt bij het importeren van het MT940 bestand automatisch aangemaakt.

Om een nieuwe bankrekening aan te maken in een administratie doorloop je de volgende stappen:

• Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk, klik op Bankrekeningen en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Open nieuwe kaart voor bankrekening, Open nieuwe kaart voor creditcard of Open nieuwe kaart voor online betalingsprovider

  
  

  
  Je ziet nu een lijst van veel voorkomende banken (in het land van de administratie), soort kaarten voor de creditcard of online betalingsproviders. Betreft het een bankrekening uit een ander land, kies dan rechtsboven in het scherm voor een ander land (of overige landen) als het juiste land niet beschikbaar is.
  
  

• Selecteer de bank waar de rekening wordt geadministreerd, of kies Overige banken in de lijst als de betreffende bank niet in de lijst staat. Hetzelfde invoerscherm voor het aanmaken van een nieuwe bankrekening, creditcard of online betalingsprovider wordt nu geopend.
  
  

Vul de bovenstaande velden zo volledig mogelijk in.

• Administratie: Enkel zichtbaar indien er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt. Selecteer de juiste administratie.
• Bankrekeningnummer: Vul hier het IBAN nummer in. Een PayPal rekening heeft geen rekeningnummer. In Yuki gebruiken we het e-mailadres waarmee je inlogt voor je PayPal rekening.
  
  LET OP!
  Voor een correcte import van de Rabobank creditcardtransacties is het belangrijk dat bij de creditcardrekening in de administratie in Yuki devier laatste cijfers van het creditcardnummer zijn ingevoerd.
  
  
• Tenaamstelling (Rekeninghouder): Vul in hoe de bankrekening bij de bank genoemd wordt.
• Type: Geef aan of het type rekening een betaal-. spaar- of depositorekening is. Het type kan niet meer aangepast worden als er transacties op de rekening geboekt zijn. Yuki genereert automatisch het benodigde en bijbehorende grootboekrekeningnummer in de administratie. Het type bepaalt welke grootboekrekening aan de bankrekening gekoppeld wordt en kan dus relevant zijn voor de rapportage. 
• Omschrijving: Vul hier een compacte beschrijving in waaraan de rekening herkend kan worden (als aanvulling op het nummer). Bijvoorbeeld 'Betaal ING *123'. Als er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt is het raadzaam om ook de naam van de administratie in de omschrijving op te nemen, zoals Betaal ING Yuki-training *123'.
• Verdicht betaalbestand (alleen beschikbaar voor gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein): De bank kan de betaling van de facturen specificeren en één regel per betaling opnemen in het bankafschrift, maar de meesten kunnen dit ook verdicht aanleveren en dan staat er maar één regel in het afschrift en die wordt geboekt naar Interne Overboekingen/Betalingen onderweg. Verdichten werkt dus kostenbesparend. Indien in een bankrekening de optie ´Verdicht betaalbestand´ is geactiveerd wordt er van het definitieve SEPA betaalbestand automatisch een memoriaalboeking aangemaakt, zodat de facturen de status 'betaald' krijgen. Of je deze optie aan of uit zet, hang af van de manier waarop de bank het betaalbestand verwerkt.
• Verdicht incassobestand (alleen beschikbaar voor gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein): Indien in de bankrekening de optie 'Verdicht incassobestand´ is geactiveerd wordt er van het definitieve SEPA incassobestand automatisch een memoriaalboeking aangemaakt. De facturen zullen dan niet meer worden getoond in het overzicht 'Onderweg'. Of je deze optie aan of uit zet, hangt af van de manier waarop de bank het incassobestand verwerkt.
• Kantoor: Dit is de bank relatie welke wordt opgenomen in het adressenbestand van het betreffende domein. 
• Incassant ID: Het Incassant ID van het SEPA incassocontract met de bank moet worden toegevoegd aan de bankrekening waarvan je gaat incasseren in Yuki. Het is niet mogelijk om een SEPA incassobestand aan te maken indien het Incassant ID niet is ingevoerd bij de desbetreffende bankrekening.
• Incasso transactie limiet: In het SEPA incassocontract met de bank staat, indien gewenst, het maximum bedrag dat per transactie mag worden geïncasseerd.
• Valuta: Dit veld is alleen zichtbaar als de module 'Vreemde valuta' geactiveerd is in het domein. Activeer deze module in de Yuki Store. Selecteer de juiste valuta. Staat de valuta niet in de lijst, activeer dan eerst de valuta door linksboven op het logo te klikken en vervolgens te klikken op 'Instellingen'. Klik nu op het icoon 'Landen & valuta'. 
• Beginsaldo (in V.V.): Als de rekening al actief was in voorgaande boekjaren die niet in Yuki gevoerd werden, vul dan hier het saldo in conform de eindbalans van het jaar voor het eerste boekjaar. Betreft het een vreemde valuta bankrekening, vul dan het beginsaldo in vreemde valuta in. Yuki maakt automatisch een mutatie aan voor de beginbalans op de rekening '11099 - Tussenrekening beginbalans banken'. Deze memoriaalboeking of diverse boeking kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Als het beginsaldo bij de bankrekening wordt aangepast dan wordt de journaalpost achter de schermen aangepast. Er wordt geen nieuwe boeking meer gemaakt.
• Actief: Wanneer je dit vinkje verwijdert, zorg je ervoor dat de rekening niet meer getoond wordt in het overzicht van de bankrekeningen. Je gebruikt dit als de rekening niet meer actief is in een administratie. De rekening krijgt hierdoor dezelfde status als rekeningen waarvan het saldo 0,00 euro is.
  Je vindt de inactieve rekening terug in het overzicht van alle rekeningen door op de knop 0 te klikken.
  
  
  

Klik op de knop Bewaren om de bankrekening in de geselecteerde administratie aan te maken.