E-facturering aan overheid (Simplerinvoicing) instellen

In Yuki is het mogelijk om vanuit een administratie de verkoopfacturen als e-facturen (digitaal XML bestanden) te sturen naar de overheid. Yuki is aangesloten bij InvoiceSharing en zij sturen voor Yuki de e-facturen door naar de verschillende overheidsinstellingen via het speciaal beveiligde Peppol netwerk (Simplerinvoicing). 

Op dit moment is Yuki dus zelf niet direct aangesloten bij dit Peppol netwerk. Dit betekent dat leveranciers hun inkoopfacturen niet als e-factuur naar een administratie In Yuki kunnen sturen via Simplerinvoicing.

Wanneer de leverancier echter aangesloten (actief) is bij Invoicesharing is het wél mogelijk om inkoopfacturen als UBL factuur rechtstreeks te versturen naar het e-mailadres voor documenten van een administratie. 

Om e-facturering aan een overheidsinstelling vanuit een administratie in Yuki mogelijk te maken moeten de volgende stappen worden doorlopen:

• registreren van de administratie voor UBL in het portaal
• sturen van gegevens voor activering van e-facturering
• vastleggen van zogenaamd SimplerInvoicing e-mailadres bij klant (overheidsinstelling) in administratie
• instellen van UBL formaat (aflevering factuur) in administratie

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan een administratie registreren voor UBL en de gegevens sturen voor de activatie van e-facturering in de administratie.

Sturen van gegevens voor activering van e-facturering

Het administratiekantoor of de accountant heeft de volgende gegevens nodig om e-facturering aan een overheidsinstelling te kunnen activeren:

• de naam van de administratie in Yuki
• het e-mailadres waarmee de factuur wordt verstuurd. Dit is in Yuki het e-mailadres dat is ingevoerd bij de Verkoopinstellingen
• de adresgegevens van de overheidsinstelling
• het btw-nummer van de overheidsinstelling
• het KvK-nummer van de overheidsinstelling
• het OIN nummer (Organisatie-identificatienummer) van de overheidsinstelling
• het klantnummer dat de ondernemer gebruikt voor de overheidsinstelling.

Na de bevestiging van de activatie van de e-facturering stuurt het administratiekantoor of de accountant een zogenaamd Simplerinvoicing e-mailadres dat je in de administratie bij de klant (overheidsinstelling) moet vastleggen om e-facturen te kunnen versturen naar de desbetreffende overheidsinstelling.

Vastleggen van SimplerInvoicing e-mailadres bij klant (overheidsinstelling)

Het gegenereerde Simplerinvoicing e-mailadres moet worden vastgelegd op de relatiekaart van de overheidsinstelling in de desbetreffende administratie met het type 'Factuur':

• Beweeg met je muis boven het icoon Adresboek in de navigatieblik en klik op Relaties
• Zoek en open de relatiekaart van de overheidsinstelling
• Klik links in je scherm op E-mailadressen
  
  
  
• Klik in het nu geopende scherm op de knop Nieuw om een nieuw e-mailadres toe te voegen
• Voer in het nu geopende scherm het Simplerinvoicing e-mailadres en een omschrijving van het e-mailadres in. Selecteer vervolgens het type Factuur.
  
  
  
• Klik op de knop Bewaren om het e-mailadres op te slaan.
  
  

Bij het aanmaken van een verkoopfactuur voor deze overheidsinstelling kies je het bovenstaande e-mailadres.

Instellen van Simplerinvoicing formaat (aflevering factuur)

Het Simplerinvoicing formaat is een beperktere set van velden in het XML bestand die door SimplerInvoicing is gedefinieerd. Er zijn partijen (overheidsinstellingen) die zeer strikt alleen dit formaat inlezen. Dit formaat kun je als volgt voor de e-facturen instellen in de administratie:

• Klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Verkoopinstellingen
• Klik in het nu geopende scherm op de knop Bewerken
• Selecteer vervolgens in het veld UBL formaat de optie Simplerinvoicing formaat.
  
  
  
• Klik op de knop Bewaren om de gewijzigde instelling op te slaan.