Archiefkast (Beta)

In je Archiefkast zijn alle documenten die zijn aangeleverd in Yuki overzichtelijk opgeborgen in mappen. Elke map kent een onderverdeling in submappen. 

Op de bovenste plank staan de standaard mappen waarin alle te verwerken en al verwerkte (financiële en niet-financiële) documenten zijn opgeborgen die belangrijk zijn voor je financiële administratie in Yuki. 

Op de plank(en) eronder vind je de mappen waarin je documenten kunt opbergen die privé of onbelangrijk zijn voor je administratie. 

TIP!

Een extra map in het Archief kan alleen worden aangemaakt door op de onderste plank(en) van het archief te klikken op de 'naamloze' map.

In alle mappen in het Archief heb je wel de mogelijkheid om zelf extra submappen toe te voegen.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een extra (sub)map toevoegen, wijizigen of verwijderen in het Archief.

Een gebruiker met de rol 'HRM' kan alleen in de map 'Personeel' een extra submap toevoegen.

Beveiliging van documenten in mappen

Standaard is ingesteld dat alle gebruikers toegang hebben tot de niet-financiele documenten (standaard documenten) in de boekhouding mappen (bovenste plank in het Archief). 

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan deze beveiliging van het archief wijzigen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Archief instellingen.

Beveiliging van map Personeel

Een werknemer kan in de map Personeel standaard zijn of haar eigen salarisstroken, declaraties, HR documenten en beoordelingen bekijken. 

Wanneer er op het tabblad Werknemer een manager is ingevoerd op de relatiekaart van de werknemer kan deze standaard de personeelsdocumenten van een werknemer niet bekijken.

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' of 'HRM' kan in de ordner 'Personeel' de beveiliging wijzigen voor een werknemer of manager. 

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' of 'HRM':

• de beveiliging van map Personeel instellen

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie':

• een (sub)map aanmaken of verwijderen
  (zie artikel ((Sub)map in Archief toevoegen, wijzigen of verwijderen)
• één of meer documenten exporteren
  (zie artikel Documenten exporteren uit Archief)

Vanuit dit scherm kan elke gebruiker in het domein:

• één of meer documenten uploaden
  (zie artikel Bestanden uploaden vanuit Archief)
• een nieuw document aanmaken
  (zie artikel Document (afschrift) handmatig aanmaken)
• een document in (sub)map verplaatsen, downloaden of verwijderen (afhankelijk van gebruikersrol)
  (zie artikel Documenten in Archief verplaatsen, downloaden of verwijderen)

Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Archiefkast. 

Het volgende scherm wordt standaard in de weergave Mappen geopend:

Alle documenten die nog door de Backoffice moeten worden verwerkt staan in de map Uitzoeken Yuki.

In een geopende (sub)map én in de weergave Documenten kun je gebruik maken van de zogenaamde document viewer om:

• een schermvoorbeeld van het document te verbergen of te tonen
• het document in de browser te openen
• het document te downloaden.

Klik op de regel van een document om het desbetreffende schermvoorbeeld van het document te tonen.

TIP!

Zodra je één van de submappen in het Archief opent kun je de getoonde kolommen in je scherm aanpassen door rechtsboven in je scherm te klikken op de knop Pas de getoonde kolommen aan.

De mappen kun je ook laten weergeven als een lijst met mappen door de te klikken op de knop Lijst.

Zoeken

Je kunt documenten zoeken op basis van de gegevens in de getoonde kolommen in het scherm.

Je kunt bijv. de kolom Tags toevoegen om alle documenten met een specifieke tag snel te kunnen zoeken.

Selecteer de kolom oftewel het filter wat je wilt gebruiken om naar documenten te zoeken en voer de zoekterm in.

TIP!

Je kunt ook in twee kolommen tegelijkertijd zoeken door het ';' te gebruiken als scheidingsteken tussen de kolommen. Er wordt dan gezocht naar documenten die voldoen aan beide zoektermen.

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave Documenten moet worden getoond:

Deze weergave wordt standaard gesorteerd op Datum.

Beveiliging van map Personeel instellen

Om de standaard beveiliging van de map Personeel te wijzigen:

• beweeg je met je muis boven de regel van de map Personeel en klik je vervolgens op de knop met de drie puntjes. Selecteer vervolgens de menuoptie Bewerken in het dropdownmenu.
  OF
• klik je op de map Personeel en vervolgens klik je op de knop Bewerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Geef aan welke beveiliging moet worden ingesteld en klik vervolgens op de knop Bewaren.