Niet verwerkte bestanden (Beta)

Het kan voorkomen dat bepaalde documenten of bestanden die je naar Yuki stuurt niet verwerkt kunnen worden door de backoffice. Dat kan een aantal oorzaken hebben: 

• het document is niet volledig
• het bestand bevat meerdere facturen of bonnetjes
• het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar
• het document is al eerder aangeleverd en verwerkt
• het bestand kan door Yuki niet geopend worden
• het importbestand bevat foutieve gegevens
• het document hoeft volgens Yuki niet in de administratie verwerkt te worden.

Deze documenten worden door de backoffice gemarkeerd als niet verwerkt.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de niet verwerkte bestanden afhandelen.

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein kan de niet verwerkte bestanden alleen bekijken.

Vanuit deze lijst kan een gebruiker:

• een vraag stellen over een bestand
• één of meer bestanden uploaden
• één of meer bestanden verwijderen.

Om de documenten of bestanden te bekijken die niet verwerkt konden worden, klik je in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Niet verwerkt. 

De lijst van onverwerkte documenten wordt geopend, met rechts in het scherm een scherm voorbeeld van het document. Je kunt met de pijltjestoetsen door de lijst bladeren.

In de kolom Reden getoond waarom de accountant het document niet kon verwerken:

• Onvolledig
  • Probleem: Vaak ontbreekt er een vervolgblad. Mogelijk de achterzijde van het document.
  • Actie: Scan het gehele document (dus alle relevante pagina's) opnieuw in.
• Gebundelde documenten
  • Probleem: Je hebt meerdere bonnen tegelijk gescand of je hebt verschillende facturen in 1 pdf-bestand geplaatst.
  • Actie: Lever de bonnen of facturen apart aan. Onder bepaalde condities mag je ze gebundeld aanleveren.
    (zie artikel Meerdere bonnen als één document scannen)
• Scan niet leesbaar
  • Probleem: De scan of gemaakte foto is niet goed leesbaar, bepaalde relevante informatie kan daardoor niet geboekt worden
  • Actie: Scan de bon of factuur opnieuw. Controleer zelf of alles op de scan of foto goed leesbaar is.
• Duplicaat
  • Probleem: De factuur of bon lijkt op een document dat al eerder is geboekt. Het is waarschijnlijk dubbel.
  • Actie: Controleer in Yuki of de factuur al eerder is aangeleverd en verwerkt. Het kan ook een factuur en een herinnering zijn, of een bestelling en een factuur. Moet het document volgens jou toch geboekt worden, stel dan een vraag aan Yuki. 
• Onjuist bestandsformaat
  • Probleem: Het bestand kan door Yuki niet geopend worden. Het bestandsformaat is onbekend of wordt niet ondersteund. Vaak ligt dat aan de extensie van het bestand.
  •  Actie: Bekijk de extensie van het bestand dat je hebt aangeleverd. Een veel voorkomende fout is dat de extensie uit twee delen bestaat zoals: document.maart.pdf
• Onjuiste data
  De importbestanden voor de bank of voor memoriaalboekingen moeten aan strikte eisen voldoen. Doen ze dat niet, dan kunnen ze niet door Yuki verwerkt worden.
  • Probleem: Het aangeleverde bestand voldoet niet aan de eisen.
  • Actie: Als het om een bankbestand gaat, controleer dan of het aangeleverde formaat door Yuki wordt ondersteund. Betreft het een import voor memoriaalboekingen, controleer dan of de inhoud wel overeenkomt met de regels. 

Vraag stellen over bestand

Indien je het niet eens bent met de conclusie van Yuki of de accountant dat het document niet verwerkt kan worden, kun je een vraag stellen om het document weer onder de aandacht van Yuki of de accountant te brengen.

Om een vraag te stellen over een bestand beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Stel een vraag in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Geef in het tekstvak een korte toelichting of aanvullende informatie over het document en klik vervolgens op de knop Versturen zodat het alsnog verwerkt kan worden.

Bestand(en) uploaden

Je kunt, indien nodig, een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aanleveren.

Om één of meer bestanden te uploaden, beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Upload bestanden in het dropdownmenu. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Zoek en selecteer het bestand dat je wilt uploaden en klik vervolgens op de knop Uploaden.

Heb je één of meer bestanden geupload dan kun je de desbetreffende documenten uit deze lijst verwijderen.

Bestand(en) verwijderen

Selecteer de documenten die je wilt verwijderen omdat je ze nogmaals hebt geupload. Klik vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen om de documenten daadwerkelijk te verwijderen.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

De documenten verdwijnen uit de lijst van niet verwerkte documenten.

TIP!

Om één document te verwijderen, beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand en klik je vervolgens op de knop Verwijderen.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

Het document verdwijnt uit de lijst van niet verwerkte documenten.