Het kan voorkomen dat bepaalde documenten of bestanden die je naar Yuki stuurt, niet verwerkt kunnen worden door de backoffice. Als dit gebeurt, markeert de backoffice deze bestanden als 'Niet verwerkt'. Je vindt ze vervolgens terug in je Postbus onder de aandachtspunten, zodat je zelf kunt beoordelen welke actie er nodig is.
Waarom is een document niet verwerkt?
De backoffice kan een document of bankbestand om verschillende redenen afkeuren:
- Onvolledig: Het document is niet compleet (er mist bijvoorbeeld een pagina).
- Meerdere documenten in één bestand: Het bestand bevat meerdere losse facturen of bonnetjes die apart aangeleverd moeten worden.
- Onleesbaar: Het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar (bijvoorbeeld een bewogen foto of een slechte scan).
- Duplicaat: Het document is al eerder aangeleverd en verwerkt in de administratie.
- Bestand beschadigd: Het bestand kan door Yuki niet worden geopend of gelezen.
- Foutieve gegevens: Het (bank)importbestand bevat foutieve of incomplete gegevens.
- Niet relevant: Het document hoort of hoeft volgens de regels van Yuki niet in de boekhouding van deze administratie te worden verwerkt.
Rechten en rollen
Bestanden afhandelen
Alleen gebruikers met een van de volgende rollen kunnen niet verwerkte bestanden daadwerkelijk wijzigen en afhandelen:
- Directie
- Financiële administratie
- Externe accountant.
Alleen bekijken (Leesrechten)
Gebruikers met de rol Backoffice in het domein hebben alleen leesrechten. Zij kunnen de niet verwerkte bestanden wel inzien, maar hebben niet de rechten om deze af te handelen.
Toegang tot Niet verwerkt
Om toegang te krijgen:
- klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
- klik je in het nu geopende scherm onder Aandacht op Niet verwerkt.
Niet verwerkt
Wanneer je de lijst met niet verwerkte documenten opent, zie je aan de rechterkant van het scherm direct een voorbeeld van het geselecteerde document. Je kunt eenvoudig met de pijltjestoetsen op je toetsenbord door de lijst bladeren.
Kolom 'Reden'
In de kolom Reden staat aangegeven waarom de backoffice of accountant het document niet heeft kunnen verwerken.
BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES
- niet verwerkte documenten afhandelen
- een vraag stellen over een bestand
- één of meer bestanden uploaden
- één of meer bestanden verwijderen.
Niet verwerkte documenten afhandelen
| Reden | Probleem | Actie |
| Onvolledig | Er ontbreekt vaak een pagina, bijv. een vervolgblad of de achterzijde van het document. | Scan het gehele document (alle relevante pagina's) opnieuw in en lever het opnieuw aan. |
| Gebundelde documenten | Er zijn meerdere bonnen tegelijk gescand of verschillende facturen zijn in één pdf-bestand samengevoegd. | Lever de bonnen of facturen apart aan. Uitzondering: onder bepaalde voorwaarden mag dit wel (zie artikel Meerdere bonnen als één document scannen). |
| Scan niet leesbaar | De scan of foto is wazig of onduidelijk, waardoor relevante informatie niet kan worden gelezen of geboekt. | Scan de bon of factuur opnieuw. Controleer zelf vooraf of alle tekst en bedragen goed leesbaar zijn. |
| Duplicaat | Het document lijkt sterk op een factuur of bon die al eerder is geboekt (waarschijnlijk een dubbele aanlevering). | Controleer in het Archief of het document al is verwerkt. Let op: het kan ook gaan om een herinnering of een bestelbon. Moet het document tóch geboekt worden? Stel dan een vraag aan de backoffice. |
| Onjuist bestandsformaat | Het bestand kan niet worden geopend omdat het formaat onbekend is of niet wordt ondersteund. | Controleer de bestandsextensie. Een veelvoorkomende fout is een dubbele extensie, zoals document.maart.pdf. Pas dit aan naar een standaard formaat. |
| Onjuiste data | Het importbestand (voor de bank of een memoriaalboeking) voldoet niet aan de strikte opmaakeisen. | Bankbestand: Controleer of het formaat wordt ondersteund. Memoriaalimport: Controleer of de inhoud en kolommen voldoen aan de importregels. |
Vraag stellen over bestand
Indien je het niet eens bent met de conclusie van Yuki of de accountant dat het document niet verwerkt kan worden, kun je een vraag stellen om het document weer onder de aandacht van Yuki of de accountant te brengen.
Om een vraag te stellen over een bestand:
- beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand
- klik je op de knop met de drie puntjes
- selecteer je vervolgens de menuoptie Stel een vraag in het dropdownmenu.
Het volgende scherm wordt geopend:
- geef je in het tekstvak een korte toelichting of aanvullende informatie over het document
- klik je vervolgens op de knop Versturen zodat het alsnog verwerkt kan worden.
Bestand(en) uploaden
Je kunt, indien nodig, een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aanleveren.
Om één of meer bestanden te uploaden:
- beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand
- klik je op de knop met de drie puntjes
- selecteer je vervolgens de menuoptie Upload bestanden in het dropdownmenu.
Het volgende scherm wordt geopend:
- zoek en selecteer je het bestand dat je wilt uploaden
- klik je vervolgens op de knop Uploaden.
Heb je één of meer bestanden geupload dan kun je de desbetreffende documenten uit deze lijst verwijderen.
Bestand(en) verwijderen
Om bestanden te verwijderen omdat je ze nogmaals hebt geupload:
- selecteer je de documenten die je wilt verwijderen
- klik je vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen om de documenten daadwerkelijk te verwijderen.
De volgende melding verschijnt in het scherm:
De documenten verdwijnen uit de lijst van niet verwerkte documenten.
Eén document verwijderen
Om één document te verwijderen:
- beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand
- klik je vervolgens op de knop Verwijderen.
De volgende melding verschijnt in het scherm:
Het document verdwijnt uit de lijst van niet verwerkte documenten.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren