Niet verwerkte bestanden

Het kan voorkomen dat bepaalde documenten of bestanden die je naar Nmbrs Accounting stuurt, niet verwerkt kunnen worden door de backoffice. Als dit gebeurt, markeert de backoffice deze bestanden als 'Niet verwerkt'. Je vindt ze vervolgens terug in je Postbus onder de aandachtspunten, zodat je zelf kunt beoordelen welke actie er nodig is.

Waarom is een document niet verwerkt?

De backoffice kan een document of bankbestand om verschillende redenen afkeuren:

• Onvolledig: Het document is niet compleet (er mist bijvoorbeeld een pagina).
• Meerdere documenten in één bestand: Het bestand bevat meerdere losse facturen of bonnetjes die apart aangeleverd moeten worden.
• Onleesbaar: Het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar (bijvoorbeeld een bewogen foto of een slechte scan).
• Duplicaat: Het document is al eerder aangeleverd en verwerkt in de administratie.
• Bestand beschadigd: Het bestand kan door Nmbrs Accounting niet worden geopend of gelezen.
• Foutieve gegevens: Het (bank)importbestand bevat foutieve of incomplete gegevens.
• Niet relevant: Het document hoort of hoeft volgens de regels van Nmbrs Accounting niet in de boekhouding van deze administratie te worden verwerkt.

Rechten en rollen

Bestanden afhandelen

Alleen gebruikers met een van de volgende rollen kunnen niet verwerkte bestanden daadwerkelijk wijzigen en afhandelen:

• Directie
• Financiële administratie
• Externe accountant.

Alleen bekijken (Leesrechten)

Gebruikers met de rol Backoffice in het domein hebben alleen leesrechten. Zij kunnen de niet verwerkte bestanden wel inzien, maar hebben niet de rechten om deze af te handelen.

Toegang tot Niet verwerkt

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm onder Aandacht op Niet verwerkt. 

Niet verwerkt

Wanneer je de lijst met niet verwerkte documenten opent, zie je aan de rechterkant van het scherm direct een voorbeeld van het geselecteerde document. Je kunt eenvoudig met de pijltjestoetsen op je toetsenbord door de lijst bladeren.

Kolom 'Reden'

In de kolom Reden staat aangegeven waarom de backoffice of accountant het document niet heeft kunnen verwerken.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

• niet verwerkte documenten afhandelen
• een vraag stellen over een bestand
• één of meer bestanden uploaden
• één of meer bestanden verwijderen.

Niet verwerkte documenten afhandelen

Vraag stellen over bestand

Indien je het niet eens bent met de conclusie van Nmbrs Accounting of de accountant dat het document niet verwerkt kan worden, kun je een vraag stellen om het document weer onder de aandacht van Nmbrs Accounting of de accountant te brengen.

Om een vraag te stellen over een bestand:

• beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Stel een vraag in het dropdownmenu.
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• geef je in het tekstvak een korte toelichting of aanvullende informatie over het document
• klik je vervolgens op de knop Versturen zodat het alsnog verwerkt kan worden.
  
  

Bestand(en) uploaden

Je kunt, indien nodig, een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aanleveren.

Om één of meer bestanden te uploaden:

• beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Upload bestanden in het dropdownmenu.
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• zoek en selecteer je het bestand dat je wilt uploaden
• klik je vervolgens op de knop Uploaden.

Heb je één of meer bestanden geupload dan kun je de desbetreffende documenten uit deze lijst verwijderen.

Bestand(en) verwijderen

Om bestanden te verwijderen omdat je ze nogmaals hebt geupload:

• selecteer je de documenten die je wilt verwijderen
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen om de documenten daadwerkelijk te verwijderen
  
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  
  

De documenten verdwijnen uit de lijst van niet verwerkte documenten.

Eén document verwijderen

Om één document te verwijderen:

• beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende bestand
• klik je vervolgens op de knop Verwijderen.
  
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  

Het document verdwijnt uit de lijst van niet verwerkte documenten.