Te verzenden offertes

In Yuki kun je een werklijst bekijken van alle te verzenden offertes. Controleer altijd de instellingen van deze offertes voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Alle te verzenden offertes vind je ook terug in de ordner Verkoop, tabblad Offertes in het Archief.

Gegevens van te verzenden offerte aanpassen

De offertedatum, de verzendwijze en/of het e-mailadres van een te verzenden offerte kan nog altijd worden gewijzigd en opnieuw bewaard worden.

Indien er andere gegevens moeten worden gewijzigd zoals bijv. een offerteregel dan is het mogelijk om de te verzenden offerte weer als een conceptofferte te bewaren.

Toegang tot Te verzenden offertes

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik je op Offertes
• selecteer je vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Klaar om te versturen in het dropdownmenu.

Werklijst Klaar om te versturen

In dit scherm zie je de gegevens van alle offertes die gereed zijn om te worden verstuurd naar klanten.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit deze werklijst kan een gebruiker:

• een te versturen offerte wijzigen
• te versturen offerte verwerken en versturen naar klanten
• het document bekijken
• de relatie bekijken
• offertes die nog niet verzonden kunnen of moeten worden naar klanten weer in concept zetten
• te versturen offertes verwijderen.
  
  

Te versturen offerte wijzigen

Om een te versturen offerte te wijzigen:

• klik je op het onderwerp van de te versturen offerte die je wilt aanpassen voordat je deze verwerkt en daardoor daadwerkelijk verstuurd naar de klant.
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• na het aanpassen van de gegevens van de verzendgegevens van de te versturen offerte kun je deze door te klikken op de knop Opslaan als 'Klaar om te versturen' weer bewaren als een te versturen offerte (in werklijst 'Klaar om te versturen').

Klantgegevens, offerteregels en aanvullende gegevens wijzigen

Om alle andere gegevens van de te versturen offerte (klantgegevens, offerteregels en aanvullende gegevens) te kunnen wijzigen klik je op de knop Terug.

Offerte verwerken en versturen naar klanten

Om een offerte te verwerken en vervolgens te versturen naar klanten:

• selecteer je de offerte die je wilt versturen naar klanten
• klik je vervolgens op de knop Verwerken om de offerte te verwerken in de administratie en daadwerkelijk af te drukken en/of per post of e-mail te versturen.

Per post verstuurde offertes

Alle offertes die per post worden afgeleverd komen na de verwerking in een zogenaamd pdf batch-printbestand terecht. Dit pdf-bestand wordt bewaard in de ordner 'Verkoop' met de naam 'Offertes printbestand [datum] [tijd]'.

Document bekijken

Om een document te bekijken:

• klik je op het onderwerp van het document
  
  OF
  
  
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende offerte
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk document in het dropdownmenu.
  
  

In het nu geopende scherm kunnen de verzendgegevens van de te versturen offerte worden aangepast en kan de offerte weer worden bewaard als een te versturen offerte óf daadwerkelijk worden verstuurd naar de klant.

Relatie bekijken

Om de relatie van een offerte te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende offerte
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu
  
  

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.

Offertes weer in concept zetten

Alle geselecteerde offertes in de werklijst die nog niet kunnen of moeten worden verstuurd kun je weer in concept zetten door te klikken op de knop Verplaats naar concepten. 

De offertes verdwijnen uit de werklijst ‘Klaar om te versturen’ en komen weer in de werklijst ‘Concepten’ terecht.

Eén offerte weer in concept zetten

Om één offerte weer in concept te zetten:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende offerte
• klik je vervolgens op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Verplaats naar concepten in het dropdownmenu.
  
  

Te versturen offertes verwijderen

Om te versturen offertes te verwijderen:

• selecteer je de te versturen offertes die je wilt verwijderen uit je administratie
• klik je bovenin het scherm op Verwijderen
  
  
  De volgende melding verschijnt in je scherm:
  
  

Eén te versturen offerte verwijderen

Om één te versturen offerte te verwijderen

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende offerte
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Verwijderen in het dropdownmenu