UBL (Universal Business Language)

UBL wordt gebruikt om facturen tussen bedrijven op een gestructureerde manier uit te wisselen. UBL-facturen worden in een uniform (XML) formaat aangeleverd vanuit de bron, waardoor ze door Yuki automatisch en nauwkeurig in de administratie kunnen worden verwerkt. 

Voor het verwerken van UBL-facturen hoef je als gebruiker niets extra's te doen. Yuki herkent de UBL-factuur en zorgt er voor dat de UBL en de (ingebedde) PDF samen worden verwerkt zonder dubbele facturen te maken. 

Hierdoor worden fouten voorkomen en wordt het inzicht in de financiële administratie vergroot.

Yuki kan zelfs met behulp van de IDR+ technologie zonder handmatige tussenkomst de factuurbedragen van UBL-facturen eenvoudig in meerdere regels uitsplitsen zodat deze op meerdere grootboekrekeningen kunnen worden geboekt.. 

In Yuki kun je zowel UBL-facturen ontvangen als versturen die voldoen aan de standaard die internationaal is afgesproken.

UBL-facturen aanmaken en versturen

Yuki kan een verkoopfactuur met als bijlage een UBL-factuur aanmaken en versturen zodat klanten van Yuki gebruikers deze vervolgens in hun boekhoudpakket kunnen inlezen zodat handmatig invoerwerk niet nodig is. Dit wordt ook gebruikt voor factoring maatschappijen om facturen over te nemen van Yuki klanten.

UBL-facturen ontvangen

In plaats van een inkoopfactuur te scannen en in Yuki te herkennen om de factuurgegevens eruit te halen is het ook voor Yuki gemakkelijker om de gegevens in UBL te ontvangen. 

De UBL-facturen kunnen afhankelijk van het type op de volgende manieren worden aangeleverd:

• UBL-facturen met een embedded (ingevoegde) PDF
  (De embedded PDF wordt hieruit gehaald en als document in Yuki zichtbaar gemaakt)
  
  
  • via e-mail (door jezelf of leveranciers) naar het e-mailadres van je administratie(s)
  • uploaden
  • via Dropbox
  • via e-mail naar ubl@yukiworks.nl.
    
    
• UBL-facturen met UBL-factuur en PDF als losse attachments
  (Deze worden dan automatisch tot één document in Yuki samengevoegd indien de bestandsnamen overeenkomen)
  
  
  • via e-mail (door jezelf of leveranciers) naar het e-mailadres van je administratie(s). 

De UBL-facturen kunnen ook automatisch door Yuki worden opgehaald:

• na aanmelding (in portaal en domein) voor het ontvangen van UBL-facturen. Na de aanmelding worden alle UBL-facturen via InvoiceSharing bij de desbetreffende leveranciers opgehaald.
  
  
• na registratie (in portaal of domein) bij Peppol voor het ontvangen van e-facturen. Na registratie worden alle e-facturen bij de desbetreffende leveranciers opgehaald.
  
  
• via de Sales webservice.  

Hieronder wordt de structuur beschreven van de UBL export van door Yuki verwerkte documenten. Het betreft de boekhoudkundige inkoop- en verkoopfactuur.

 Voor discussie en andere info over de UBL-factuur zie de UBL Community.

Structuur van UBL-bericht (factuur)

De UBL-structuur is zeer uitgebreid en kan veel logistieke data bevatten. Yuki gebruikt een zeer beperkte set die relevant is voor het voeren van een boekhouding. Op termijn zou dit nog wel uitgebreid kunnen worden wanneer hier functionele toepassingen voor relevant zijn.

Voor een uitgebreide beschrijving van de beperkte set die Yuki gebruikt zie artikel UBL-factuur.

Onderstaand zie je de Top Level structuur van het UBL bericht. Hier zie je voornamelijk de paragrafen (CAC) binnen een factuur.

CBC betekent CommonBasicComponents (dus laagste niveau, de elementen) en CAC betekent CommonAggregateComponents (dus paragrafen).

<Invoice xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"

xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"

    <cbc:UBLVersionID>2.0</cbc:UBLVersionID>

    <cbc:ID>2015012</cbc:ID>

    <cbc:IssueDate>2015-01-10</cbc:IssueDate>

    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>

    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

    <cac:AccountingSupplierParty>

    <cac:AccountingCustomerParty>

    <cac:PaymentMeans>

    <cac:TaxTotal>

    <cac:LegalMonetaryTotal>

    <cac:InvoiceLine>

</Invoice>