SEPA incassomachtiging aanmaken

Om je verkoopfacturen te kunnen incasseren via een SEPA incassobestand moet een relatie via een incassomachtiging toestemming aan de begunstigde geven om doorlopend of éénmalig automatisch bedragen van de (zakelijke) rekening te laten afschrijven.

Het type incassomachtiging (bedrijven of algemeen) dat voor relaties in Yuki moet worden aangemaakt hangt af van je SEPA incasso contract bij de bank.

TIP!

Het is van belang dat de bankrekening (met het IBAN nummer) van de relatie is ingevoerd voordat de incassomachtiging wordt aangemaakt. De BIC wordt voor Nederlandse banken automatisch ingevoerd door Yuki.

Doorloop één van de volgende stappen om de benodigde incassomachtigingen aan te maken:

• controleer bij ontbrekende machtigingen eerst welke incassomachtigingen nog ontbreken of nog niet compleet zijn (waarschuwing)
• controleer in het register van welke incassomachtigingen de gegevens nog niet compleet zijn.

In het register kun je een nieuwe machtiging aanmaken. Bij de ontbrekende machtigingen kun je één of meer incassomachtigingen in één keer aanmaken.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant', 'Procuratie' of 'Directie' kan een SEPA incassomachtiging aanmaken. 

Een SEPA incassomachtiging kan in twee verschillende modules worden aangemaakt en geregistreerd in Yuki:

• Adresboek: zoek en open de relatiekaart van de desbetreffende relatie (klant of bedrijf) en klik vervolgens links in je scherm op Incasso machtigingen
• Bank: klik links in je scherm op Incasseren.

TIP!

Een incassomachtiging wordt pas aan een verkoopfactuur gekoppeld als de factuur wordt opgenomen in een concept SEPA incassobestand. Wanneer de incassomachtiging dan echter wordt beëindigd volgt er een foutmelding dat de factuur niet kan worden verwerkt omdat de incassomachtiging niet actief is. 

De incassomachtiging wordt pas daadwerkelijk aan de verkoopfactuur gekoppeld wanneer het concept SEPA incassobestand definitief wordt gemaakt.

Ontbrekende machtigingen

Om alle relaties (met te incasseren facturen) te bekijken zonder een incasso machtiging klik je links in je scherm op Ontbrekende machtigingen.

Desgewenst kan dit overzicht gefilterd worden op:

• Alle klanten
• Klanten met openstaande incassofacturen
• Klanten gefactureerd in de afgelopen maand
• Klanten gefactureerd in het afgelopen half jaar
• Klanten gefactureerd in het afgelopen jaar.

Daarnaast kun je ook alle relaties laten tonen waarbij geen IBAN is ingevoerd.

Eén of meer incassomachtigingen in één keer aanmaken

• Voer één of meer van de volgende standaardwaarden van de incassomachtiging in: Referentie, Type, Omschrijving en Startdatum.
• Selecteer de desbetreffende voorgestelde incasso machtigingen.
• Klik rechtsboven in je scherm op de knop Toepassen op selectie.
• Controleer of alle gegevens van de voorgestelde incassomachtigingen correct zijn. Wijzig de gegevens indien nodig.
• Klik bovenin je scherm op de knoop Aanmaken.

Register

Alle aangemaakte incassomachtigingen zijn te bekijken door links in je scherm te klikken op Register.

Standaard worden in het register alleen de actieve incassomachtigingen getoond.

Om de gegevens aan te vullen klik je op > voor de desbetreffende machtiging.

TIP!

Wanneer een incasso machtiging al is gebruikt om een factuur te incasseren kunnen het type, de startdatum, de bankrekening en de referentie niet meer worden gewijzigd. In dat geval moet er een nieuwe incasso machtiging met een nieuwe startdatum worden aangemaakt.

Alle incassomachtigingen waarvan de gegevens nog niet compleet zijn (rood driehoekje) vind je terug door bovenin je scherm Met waarschuwingen te selecteren.

Nieuwe incassomachtiging aanmaken

Klik linksboven in je scherm op de knop Nieuw. Het volgende scherm wordt geopend:

Bedrijf

Kies hier in welke administratie de machtiging moet worden aangemaakt.

Relatie

Voer hier het bedrijf of de particulier in waarvan u wilt gaan incasseren.

IBAN

Er dient een IBAN nummer en BIC code aan de relatie gekoppeld te zijn voordat de incasso machtiging wordt aangemaakt.

Referentie

Dit kenmerk moet je zelf toekennen. Het moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant ID
• Het mag niet langer zijn dan 35 posities en moet bestaan uit letters en/of cijfers (alfanumeriek).

Omschrijving

Dit is een vrij in te voeren veld. Zonder een omschrijving is het echter niet mogelijk om van de machtiging een PDF bestand te genereren.

Type

Je hebt de keuze uit vier verschillende machtigingen:

• Eenmalige SEPA machtiging algemeen (particuliere en zakelijke rekeninghouders, terugboekrecht)
• Doorlopende SEPA machtiging algemeen (particuliere en zakelijke rekeninghouders, terugboekrecht)
• Eenmalige SEPA machtiging bedrijven (alleen zakelijke rekeninghouders, geen terugboekrecht)
• Doorlopende SEPA machtiging bedrijven (alleen zakelijke rekeninghouders, geen terugboekrecht). 

Volgtype

Als er in het veld 'Type' is gekozen voor een doorlopende SEPA machtiging heb je hier de keuze uit twee opties:

• Doorlopend (eerste keer)
• Doorlopend.

Indien er voor de eerste keer wordt geïncasseerd met een doorlopende SEPA machtiging dient er altijd gekozen te worden voor de optie 'Doorlopend (eerste keer)'.

Alle doorlopende incasso's worden nu aangeleverd als type 'volgend' (RCUR). Er hoeft dus geen onderscheid meer gemaakt te worden tussen de eerste (FRST) en de volgende (RCUR) incasso bij een doorlopende incasso machtiging. 

Startdatum

De startdatum is de datum waarop de relatie de incasso machtiging heeft ondertekend. Het invoeren van een startdatum is dus alleen zinvol als je al een getekende machtiging van de relatie hebt ontvangen.

TIPS!

• De startdatum mag nooit later zijn dan de eerste incasso-opdracht.
• Als er al een ClieOp incassomachtiging aanwezig is van de relatie dan kan er als startdatum 01-11-2009 worden ingevoerd. Dit in navolging van de voorschriften rondom het voortzetten van al bestaande machtiging overeenkomsten.
  
  

Einddatum

Dit veld mag leeg blijven indien de einddatum niet bekend is.

Document

Je kunt een door de relatie getekende machtiging uploaden in Yuki en deze vervolgens koppelen aan een aangemaakte machtiging.

Na het invoeren van alle gegevens van de machtiging klik je op de knop Bewaren linksboven in je scherm.

De gegevens van een relatie moeten compleet zijn. Is dit niet het geval dan verschijnt de volgende melding bij het bewaren van een nieuwe incassomachtiging: