E-mail verzendopties (e-mailaccount en mailserver)

Gewijzigd op Di, 8 Okt om 11:53 AM

In Yuki is het mogelijk om via e-mail je offertes, verkoopfacturen en herinneringen naar je klanten te versturen.

Je dient hiervoor echter wel de volgende zaken vast te leggen:

het afzender e-mailadres (e-mailaccount) vanwaaruit je facturen en herinneringen verstuurd moeten worden
via welke verstuurmethode (mailserver) je offertes, facturen en herinneringen verstuurd moeten worden (e-mailconfiguratie):
- de 'virtuele' mailserver van Yuki
- je eigen SMTP server (uitgaande mailserver).

LET OP!

Het versturen van je verkoopfacturen via een Microsoft of Gmail e-mailadres wordt door Yuki niet meer ondersteund.

Gebruik hiervoor een andere SMTP server of de 'virtuele' mailserver van Yuki.

De status van je e-mailaccount is:

Inactief: er is nog geen afzender e-mailadres ingevoerd dat door jezelf is bevestigd vanuit de desbetreffende e-mailaccount.
Actief: er is een afzender e-mailadres ingevoerd dat door jezelf is bevestigd vanuit de desbetreffende e-mailaccount.

De status van je e-mailconfiguratie wordt aangegeven door de kleur van het bolletje:

Rood: het afzender e-mailadres is nog niet bevestigd door de gebruiker óf er zijn nog geen DNS records ingesteld voor de Yuki server (DNS records) óf er zijn nog geen mailserver instellingen voor je eigen SMTP server ingevoerd.
Oranje: er zijn nog geen correcte DNS records voor de Yuki server ingesteld, de DNS validatie geeft nog fouten of waarschuwingen.
Groen: de correcte DNS records zijn ingesteld voor de Yuki server óf er zijn mailserver instellingen ingevoerd voor de eigen SMTP server.

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. je e-mail verzendopties zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen, klik in het nu geopende scherm op Verkoopinstellingen en scroll vervolgens naar Factuuraflevering.

In het bovenstaande scherm zie je bij de E-mail verzendopties dat de status van je e-mailaccount inactief is omdat er nog geen bevestigd afzender e-mailadres is ingevoerd. Daarnaast geeft het rode bolletje aan dat er nog geen DNS records ('virtuele' mailserver van Yuki) zijn ingesteld of mailserver instellingen (SMTP server) zijn ingevoerd.

Afzender e-mailadres vastleggen

Klik op E-mail verzendopties. Het volgende scherm wordt geopend:

Om ervoor te zorgen dat je klanten een e-mail met een offerte, factuur of herinnering ontvangen afkomstig van dit e-mailadres dien je in het veld E-mail afkomstig van adres het e-mailadres op te geven vanwaaruit de offertes, facturen en herinneringen verstuurd moeten worden.

Als de klant de e-mail eventueel beantwoord zal deze ook op dit e-mailadres ontvangen worden.

Klik vervolgens in de waarschuwingsmelding op de knop Ja. Het volgende scherm wordt geopend:

In Yuki zullen je e-mails standaard worden verstuurd via de virtuele Yuki server. Je kunt er in dit scherm ook voor kiezen om je e-mails te laten versturen via je eigen SMTP server. Het invoeren van de SMTP instellingen voor je eigen uitgaande mailserver worden later in dit artikel behandeld.

Klik nu op de knop Bewaren.

Bij je verkoopinstellingen wordt nu het zojuist ingevoerde e-mailadres getoond, de status van je e-mailaccount staat echter nog steeds op 'Inactief'.

Na het invoeren van het afzender e-mailadres heb je in de mailbox van het desbetreffende adres een e-mail van Yuki ontvangen om je e-mailaccount te bevestigen.

Na het bevestigen van deze e-mail wijzigt de status van je e-mailaccount in 'Actief'.

Het oranje bolletje geeft aan dat de DNS records ('virtuele' mailserver van Yuki) nog niet correct zijn ingesteld. De DNS validatie toont nog foutmeldingen of waarschuwingen.

Verstuurmethode vastleggen

Klik vervolgens nogmaals op E-mail verzendopties. Het volgende scherm wordt geopend:

Je e-mails zullen standaard worden verstuurd via de virtuele Yuki server. Wanneer je echter je e-mails wilt versturen via je eigen SMTP server (uitgaande mailserver) selecteer je de optie Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server.

LET OP!

Bij je verkoopinstellingen wordt het bolletje groen (status van e-mailconfiguratie) nadat je de correcte DNS records (mailserver van Yuki) hebt laten instellen door de hosting provider van je domein (website) óf de mailserver instellingen (SMTP server) hebt ingevoerd.

Hieronder worden beide verstuurmethoden beschreven.

E-mails versturen via de 'virtuele' mailserver van Yuki

Een groot voordeel van het gebruik van de 'virtuele' mailserver van Yuki is dat Yuki kan traceren of je e-mail correct bij een ontvanger is aangekomen.

TIP!

De status van een verstuurde e-mail kan worden bekeken vanuit de geopende offerte, verkoopfactuur of herinnering.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Documentgegevens voor ondernemer.

Yuki zal alle e-mails namens je e-mailprovider bijna altijd correct naar je klanten versturen via de Yuki mailserver!

Om te voorkomen dat verstuurde e-mails toch in een 'spam' box terecht komen bij de ontvanger of door de ontvanger niet worden geaccepteerd adviseert Yuki om contact op te nemen met de hosting provider van je domein (website) of je ICT-beheerder met het verzoek om de juiste DNS records op de eigen mailserver te laten instellen.

Je vindt de juiste DNS records voor jouw e-mailadres door te klikken op het zwarte pijltje. Hieronder staat een voorbeeld van de DNS records:

Een CNAME-record (Canonical Name) is een soort DNS-record dat aangeeft welke e-mailservers namens jouw domein (website) e-mail kunnen versturen.

Nadat de correcte DNS records zijn ingesteld, wordt de onderstaande DNS status getoond:

Hieronder volgt een overzicht van hoe je de juiste DNS-records moet instellen op de mailserver van de volgende hosting providers van domeinen:

Wanneer je e-mailprovider Yuki om beveiligingsredenen niet toestaat om namens hen e-mail te versturen zal Yuki het volgende e-mailadres gebruiken: mail@yukiworks.nl. Als de klant de e-mail eventueel beantwoord zal deze echter op het eigen e-mailadres van de e-mailprovider worden ontvangen.

E-mails versturen via je eigen uitgaande mailserver (SMTP server)

Je kunt je offertes, facturen en herinneringen natuurlijk ook via je eigen e-mailserver versturen. Hierdoor wordt de kans kleiner dat je e-mails in de 'spam' box terecht komen of niet kan worden bezorgd bij de ontvanger.

Een groot nadeel is echter dat Yuki niet kan traceren of je e-mail correct bij de ontvanger is aangekomen.

Elke e-mailprovider maakt gebruik van eigen SMTP instellingen voor de uitgaande mailserver. Deze kun je altijd bij je e-mailprovider opvragen.

Bijna alle eigen e-mailservers (SMTP servers) werken met één van de twee volgende combinaties:

Poort 465 + SSL
Poort 587 + STARTTLS.

Selecteer de verstuur methode Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server. In het nu geopende scherm moet je vervolgens de SMTP instellingen van in dit voorbeeld een Outlook.com-account invoeren:

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Na het invoeren van de SMTP instellingen kun je controleren of deze correct zijn door te klikken op de knop Test SMTP connectie.

LET OP!

Wanneer een tweefactorauthenticatie (tweestapsverificatie) is ingeschakeld verschijnt er mogelijk bij het versturen van een factuur een 'ongeldig wachtwoord' foutmelding in je scherm omdat je het 'gewone' wachtwoord niet kunt gebruiken.

In dat geval dien je een app-wachtwoord aan te maken om toegang te verlenen tot bijv. je eigen Microsoft-account op de mailserver.

Voor meer informatie over het maken en gebruik van een app-wachtwoord:

bij een Microsoft-account zie App-wachtwoorden gebruiken met apps die verificatie in twee stappen niet ondersteunen

Gebruik het app-wachtwoord i.p.v. je 'gewone' wachtwoord in de SMTP-instellingen.