Kasstaat boeken

Tijdens het vastleggen van de gegevens van je administratie heb je op het tabblad Kas aangegeven dat je een kassa hebt voor de contante inkomsten en uitgaven. Het is dan van groot belang voor een juiste administratie dat periodiek (wekelijks of maandelijks) de kas wordt opgemaakt in de vorm van een kasstaat.

Een voorbeeld van een standaard kasstaat (in Excel en PDF) vind je links in je scherm in de Postbus, onder Scan formulieren. Je vult dan periodiek (bij voorkeur wekelijks) de kasstaat in en scant of e-mailt deze naar Yuki.

Je vindt een uitgebreide beschrijving van de verschillende delen van de standaard kasstaat in het artikel Standaard kasstaat van Yuki! Lees deze beschrijving aandachtig door voordat je een kasstaat handmatig verwerkt.

Wanneer je gebruik maakt van een eigen software programma voor de kassa('s) biedt Yuki ook de mogelijk om de wekelijkse of maandelijkse kasstaat te importeren d.m.v. importbestand (CSV-bestand).

De gescande en aangeleverde kasstaat wordt niet automatisch door Yuki herkend en zal dus handmatig verwerkt moeten worden.

In het invoerscherm van een kasstaat specificeer je de kasstaat door in de bovenste regel achtereenvolgens de correcte kas (indien er meerdere kassa's in het bedrijf aanwezig zijn), het volgnummer van de kasstaat, de datum van de kasstaat en het beginsaldo in te voeren. Het beginsaldo van een kasstaat komt overeen met het eindsaldo van de vorige kasstaat.

In het invoerscherm typ je de kastransactie regel zoals deze op de kasstaat staat.

Hierbij heb je de keuze uit een aantal typen kastransactie regels:

• Afstorting bank: geld opgenomen uit kas dat op zakelijke rekening(en) is gestort.
• Opname bank: geld opgenomen van zakelijke rekening(en) dat in kas is gestort (bijv. wisselgeld).
• Storting privé: privé geld dat in kas is gestort.
• Privéopname: geld opgenomen uit kas voor privé uitgaven.
• Betaling klant: klant die contant een verkoopfactuur heeft voldaan. Vermeld het factuurnummer in de omschrijving.
• Betaling leverancier: inkoopfactuur van leverancier die contant is voldaan. Vermeld het factuurnummer in de omschrijving.
• Contante verkopen: totaal van verkopen die via de kas(sa) verkocht werd. Per kastransactie regel moet dit totaal worden uitgesplitst naar btw hoog, btw laag en btw 0 of vrijgesteld.
• Contante uitgave: vermeld per uitgave (kastransactie regel) het soort uitgave (grootboekrekening), het btw bedrag en het totaalbedrag van de uitgave (inclusief btw).
• Kasverschillen: is het verschil negatief, dan is er sprake van een kasoverschot (meer in kas dan verwacht). Is het verschil positief dan is er sprake van een kastekort (minder in kas dan verwacht).
• Totaal per pin betaald: totaal van verkopen die per pinpas zijn voldaan.
• Totaal per creditcard betaald: totaal van verkopen die per creditcard zijn voldaan.
• Overig.

Bewaar de bonnetjes van alle contante uitgaven zelf. Belangrijk is om deze bonnen niet ook apart nog eens aan Yuki aan te bieden. Dat zou kunnen leiden tot dubbele verwerking.

Klik vervolgens op de knop Bewaren om de kastransactie regel te bewaren. Er wordt automatisch een nieuwe lege invoerregel aangemaakt.

Als alle kastransactie regels van de kasstaat zijn ingevoerd moet rechts onder het correcte eindsaldo van de kasstaat (zie geüploade kasstaat) staan.

Na het afhandelen van de kasstaat vind je deze terug door de functionaliteit Bank te openen en vervolgens links in je scherm te klikken op Kas.

Boekingen van verwerkte kasstaat

Hieronder zie je een voorbeeld van een verwerkte kasstaat ( met invoer van alle typen kastransactie regels) waarbij het eindsaldo van de kas(sa) op 31-01-2019 een bedrag van 1500 euro is: 

Een kasstaat in Yuki is verdeeld in vijf secties die grofweg overeenkomen met de verschillende contant geldstromen:

• Sectie 1: Het totaal van de kasverkopen (omzet inclusief btw) inclusief de kasverkopen die met pinpas of creditcard werden betaald.
• Sectie 2: Contante betaling van klanten op facturen.
• Sectie 3: Contante uitgaven: betaling van leveranciers (inkoopfacturen verwerkt in Yuki en bonnen.
• Sectie 4: Overige kastransacties zoals afstorting bank, opname bank, storting privé en opname privé.
• Sectie 5: Kasverschillen.

Boekingen

Een verwerkte kasstaat wordt standaard in de ordner 'Bank/Kas' geplaatst.

Kastransactieregels die direct zijn geboekt op kosten of omzet inclusief btw:

• Regel 1: Totaal omzet direct geboekt op rekening '80000 Omzet artikelgroep 1', btw geboekt op '18000 Btw over leveringen/diensten belast met hoog tarief' (opgenomen in btw-aangifte).
• Regel 2: Totaal omzet direct geboekt op rekening '80001 Omzet artikelgroep 1', btw geboekt op '18100 Btw over leveringen/diensten belast met laag tarief' (opgenomen in btw-aangifte).
• Regel 7: Kosten contante uitgave direct geboekt op rekening '45300 Kantoorartikelen en drukwerk', btw geboekt op '18800 Btw voorbelasting' (opgenomen in btw-aangifte).
• Regel 10: Privé storting direct geboekt op rekening '20200 RC ... de Veer'. Deze gebruiker is zowel een werknemer als een bestuurder met een rekening courant verhouding met de administratie (lees bedrijf). Het saldo op de rekening '20200 RC ... de Veer' dient aan het eind van het jaar d.m.v. een verrekening met de gebruiker op '0' te staan.
• Regel 11: Privé opname door werknemer geboekt op rekening '20000 RC Personeel'.
• Regel 12: Kosten direct geboekt op rekening '45950 Kasverschillen'.

Kastransactieregels die nog gematcht moeten worden met een tegenboeking of betaling:

• Regel 3: Totaal omzet betaald met pinpas direct geboekt op rekening '23300 Tussenrekening pinbetalingen'.
• Regel 4: Totaal omzet betaald met creditcard direct geboekt op rekening '23310 Tussenrekening creditcard betalingen'.
• Regel 5: Contante betaling van klant direct geboekt op rekening '13000 Debiteuren'.
• Regel 6: Contante betaling van leverancier direct geboekt op '16000 Crediteuren'.
• Regel 8: Afstorting naar bank direct geboekt op rekening '23000 Betalingen onderweg'.
• Regel 9: Opname van bank direct geboekt op rekening '23000 Betalingen onderweg'.

Op het eind van het boekjaar moet het saldo van alle tussenrekeningen (23...) op nul staan.

Wanneer je een kas hebt toegevoegd in Yuki is het altijd mogelijk om een kas op inactief te zetten. De inactieve kas zal niet worden weergegeven in het dropdown menu waarin je een kas selecteert voordat je een kasstaat boekt.