Standaard kasstaat van Yuki

Een kasstaat wordt gebruikt als een bedrijf een kas heeft waar regelmatig geld in- en uitgaat. Het is dan van groot belang voor een juiste administratie dat periodiek (wekelijks of maandelijks) de kas wordt opgemaakt. Dat houdt in dat gekeken wordt welke contante verkopen en inkopen er waren, hoeveel geld er is afgestort naar de bank of juist is opgehaald van de bank en welke andere geldstromen er in en uit de kas zijn gegaan. Het saldo van al deze contante geldstromen moet het verschil verklaren tussen het kassaldo van de vorige telling en het huidig saldo.

Het is in Yuki altijd mogelijk om een kas weer op inactief te zetten.

Onderscheid van geldstromen

Als het om contante geldstromen gaat onderscheiden we de volgende zaken:

• Kasverkopen: Omzet die via de kas(sa) verkocht werd.
• Welk deel daarvan betaald werd via pin of creditcard (dat deel is namelijk niet als contant geld in de kas gekomen)
• Betalingen van klanten op facturen die eerder werden verstuurd
• Contante uitgaven
• Afstortingen naar de bank
• Opnamen van de bank (bijvoorbeeld voor wisselgeld).

Standaard kasstaat van Yuki (Scan formulier 'Kasstaat (PDF)')

Toelichting van verschillende delen van standaard kasstaat

Als het om contante geldstromen gaat onderscheiden we de volgende zaken:

• Kasverkopen
  In dit vak noteer je het totaal van de kasverkopen die sinds de vorige kasstaat is gerealiseerd. De omzet is inclusief btw. Voor de btw-aangifte is het noodzakelijk dat je de omzet opsplitst per btw tarief. Dus het totaal van de omzet waarover het hoge btw tarief is berekend moet gescheiden worden van de omzet waarover het lage tarief of geen btw is berekend. Noteer hier ook de kasverkopen die met een pinpas of creditcard zijn betaald.
  
  Op de laatste regel van dit vak noteer je het totaal van alle kasverkopen (zoals hiervoor bedoeld) die per pin of creditcard zijn betaald. Dit is immers het deel van de kasverkopen waarvan de opbrengst niet in de kas terecht komt.
  
  
• Betalingen van klanten op facturen
  Als er klanten contant geld hebben gegeven ter betaling van verkopen op factuur (verkopen die dus niet in bovengenoemd vak werden opgenomen) dan vermeld je die in dit vak. Om die facturen als betaald af te kunnen boeken is het nodig dat elke klant op een aparte regel wordt vermeld met naam. Eventueel kan het factuurnummer, waar de betaling betrekking op heeft, ook vermeld worden.
  
  
• Uit kas betaald
  Vermeld in dit vak alle contante uitgaven, waarbij per uitgave de naam van de leverancier, de soort uitgave, het btw bedrag en het totaalbedrag van de uitgave (inclusief btw). Dit is noodzakelijk voor de aftrek van btw. Bewaar de bonnetjes zelf. Belangrijk is om deze bonnen niet ook apart nog eens aan Yuki aan te bieden. Dat zou kunnen leiden tot dubbele verwerking. Om de bonnetjes toch elektronisch in het archief op te slaan kun je eventueel een eigen ordner aanmaken en daar die bonnen in bewaren.
  
  
• Overige kastransacties
  In dit vak vermeld je:
  • Het totaal van alle afstortingen naar de bank (bedragen die je naar de bank hebt gebracht en op je zakelijke rekening zijn gestort).
  • Het totaal van alle opnames bij de bank (bedragen die je van je zakelijke rekening hebt opgenomen en in kas hebt gestopt, bijvoorbeeld: wisselgeld).
  • Het totaal van alle bedragen die je uit kas hebt opgenomen voor privé doeleinden.
  • Het totaal van alle bedragen die je vanuit privé in kas hebt gestort.

Berekenen van kasverschil

Om te berekenen of je kassaldo aansluit ga je als volgt te werk:

• Neem het saldobedrag van de vorige kasstaat.
• Tel daarbij op de bedragen van alle regels waar een + achter staat.
• Trek daarvan af de bedragen van de regels waar een - achter staat.
• Trek daar vanaf het saldo van de kas zoals je die hebt geteld.

Het verschil dat overblijft is het kasverschil. Is het verschil negatief, dan is er sprake van een kasoverschot (meer in kas dan verwacht). Is het verschil positief dan is er sprake van een kastekort (minder in kas dan verwacht). Als het verschil groot is, ga dan eerst goed na of je wel alle inkomsten en uitgaven hebt meegenomen.