Standaardwaarden voor relaties (Beta)

Bij een relatie in een domein kun je voor het verhogen van de automatische verwerking van inkoopfacturen, verkoopfacturen en/of Yuki verkoopfacturen (verkoopfacturen gegenereerd m.b.v. de Verkoop functionaliteit) twee typen automatiseringsregels (lees verwerkingsregels) instellen: standaardwaarden en UBL-regels.

De standaardwaarden zijn cruciale instellingen om volledig automatische verwerking van documenten mogelijk te maken!

Deze waarden kunnen per administratie worden ingegeven.

Standaardwaarden

• Doel: Deze worden ingesteld op leveranciers- of klantniveau om het automatische invullen van gegevens bij factuurverwerking te vergemakkelijken.
• Werking: Wanneer een inkoop- of verkoopfactuur van een specifieke leverancier of klant binnenkomt, worden vooraf gedefinieerde waarden automatisch ingevuld, zoals grootboekrekeningen en andere relevante gegevens.

UBL-regels (alleen voor UBL/PDF- en UBL-facturen) 

• Doel: Deze regels zijn specifiek voor inkoop- of verkoopfacturen die in het UBL-formaat aangeleverd worden.
• Werking: Ze maken het mogelijk om op regelniveau factuurregels op verschillende grootboekrekeningen te boeken, wat zorgt voor een gedetailleerdere en flexibelere verwerking.
  
  LET OP!
  Voordat je op regelniveau met UBL-regels kunt gaan splitsen, moet er eerst een standaardwaarde bestaan.

In dit overzicht worden alle standaardwaarden en UBL-regels getoond die op dit moment in één of meer administraties voor relaties zijn ingesteld. 

Dit overzicht is alleen beschikbaar voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant'.

TIP!

Ook op portaalniveau kunnen standaardwaarden bij relaties worden ingesteld die gelden voor alle domeinen binnen het portaal.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) voor portaal instellen.

Toegang tot standaardwaarden voor relaties

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Relaties in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Standaardwaarden. 

Overzicht standaardwaarden van relaties

Het scherm met alle standaardwaarden en UBL-regels die in het domein voor relaties zijn aangemaakt, wordt altijd in de weergave Standaardwaarde geopend.

TIP!

Je kunt de vastgelegde standaardwaarden van een leverancier of klant ook bekijken door de desbetreffende relatiekaart te openen en te klikken op Standaardwaarden. 

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan vanuit dit overzicht standaardwaarden (lokale verwerkingsregels) aanmaken, wijzigen en/of verwijderen in een domein.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Standaardwaarden (lokale verwerkingsregels) in domein.

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave UBL-regel moet worden getoond:

TIP!

De btw-categorie in de factuur (UBL veld: TaxCategory) kan worden bekeken door de kolom Btw-categorie toe te voegen aan dit overzicht door te klikken op de knop Kolomselectie.

Filters

In beide weergaven kun je de getoonde gegevens filteren op Documentsoort: 

• Inkoopfactuur
• Verkoopfactuur
• Yuki verkoopfactuur.

Daarnaast kun je in de weergave 'Standaardwaarde' gebruik maken van een uitgebreid filter door rechtsboven in de zoekbalk/filterbalk te klikken op de filterknop:

Hiermee kun je de getoonde gegevens filteren op:

• Betaalwijze:

• Overschrijving
• Incasso
• Contant
• Pinpas
• Creditcard
• Wordt teruggestort
• Contant ontvangen
• Te verrekenen
• Uit privé
• In privé
• iDEAL
• Online
• Mollie
• evt. zelf aangemaakte betaalmethoden.

• Verwerking:
  • Altijd: Verwerk het document automatisch wanneer alle verplichte velden op de factuur werden herkend.
  • Enkel indien 'historisch betrouwbaar':  Verwerk het document automatisch wanneer in de afgelopen 18 maanden 50% van de facturen van deze leverancier helemaal correct werden herkend.
  • Nooit: Yuki zal de factuur zoals gewoonlijk herkennen maar deze moet ter controle nog handmatig worden verwerkt vanuit de workflow.
• Data type:
  • OCR
  • XML.

LET OP!

Zodra je meer dan één filter selecteert in het uitgebreide filter worden deze toegepast als EN-EN criteria.

Je kunt In het Zoekveld zoeken naar een standaardwaarde op Relatie.