Verkoop Standaard - Verzendmethode (Verkoopinstellingen)

Voordat je verkoopfacturen gaat aanmaken en versturen, moet je eerst de instellingen voor de verkoopfacturen invoeren, controleren en/of bijwerken.

LET OP!

Voor elke administratie in een domein kunnen er verschillende verkoopinstellingen worden vastgelegd.

Toegang tot Verkoopinstellingen

• beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik vervolgens op Verkoopinstellingen
• selecteer in het nu geopende scherm het tabblad Verzendmethode.
  
  

Verzendmethode instellingen

De onderstaande instellingen voor de verzendmethode kunnen worden ingevoerd.

Standaardmethode

Hier selecteer je de standaard verzendmethode voor je verkoopfacturen:

• Handmatig verzenden: van de verwerkte facturen wordt een printbestand gemaakt. Als de klantspecifieke instelling staat op 'Per e-mail' wordt de verkoopfactuur niet verwerkt
• E-mail: afhankelijk van de klantspecifieke instelling en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de verkoopfactuur per e-mail of per post wordt verstuurd
• Peppol: afhankelijk van de klantspecifieke instelling, de registratie bij Peppol en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de verkoopfactuur via Peppol, per e-mail of handmatig moet worden verzonden.

E-mail instellingen

Je kunt E-mail als standaard verzendmethode selecteren voor je verkoopfacturen.

Om je verkoopfacturen via e-mail te kunnen versturen dien je de correcte e-mail instellingen in te voeren.

Afzender

Om ervoor te zorgen dat je je verkoopfacturen vanuit Yuki via e-mail naar je klanten kunt verzenden klik je op de knop E-mailinstellingen instellen om de verzending via e-mail in te stellen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Om klanten te laten zien dat de verkoopfactuur van jou afkomstig is, dien je hier het afzender e-mailadres op te geven vanwaaruit de verkoopfacturen worden verzonden.

Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. 

Klik op de knop Volgende. De volgende melding verschijnt in het scherm:

Het volgende scherm wordt geopend:

Na het invoeren van het e-mailadres krijg je op het betreffende e-mailadres een bevestigingsmail van Yuki om je e-mailadres te bevestigen.

Bevestig vanuit je mailbox je e-mailadres en klik vervolgens op de knop Volgende.

Het volgende scherm wordt geopend:

LET OP!

Om verkoopfacturen vanuit Yuki met vermelding van de je eigen e-mailadres te kunnen versturen, moeten de DNS-records worden aangepast.

Om de correcte DNS-records in te stellen, neem je contact op met de hostingpartij van je domein.

In bepaalde gevallen kunnen de DNS-records niet ongewijzigd worden toegepast, dus vraag om professioneel advies voordat je jouw DNS-records aanpast.

Type server

Hier wordt aangegeven dat de verkoopfacturen worden verzonden via de 'virtuele' mailserver van Yuki.

Wanneer de verzending via e-mail correct is ingesteld  wordt de status Actief getoond. 

Je kunt de instellingen van de e-mail bekijken en indien nodig wijzigen door te klikken op de knop Bekijk instellingen.

Kopieën

Alle in dit veld toegevoegde e-mailadressen ontvangen ook de e-mails met de verkoopfacturen omdat ze worden toegevoegd als CC bij het versturen van de verkoopfacturen.

TIP!

Als jezelf een kopie van de verzonden verkoopfacturen wenst te ontvangen om te controleren of alle verkoopfacturen correct verzonden zijn, vul dan hier het e-mailadres in waar de kopie naar verstuurd moet worden. Het is niet nodig om de verkoopfacturen nog een keer naar Yuki te sturen. Na verwerking wordt de kopie van de verkoopfactuur automatisch in het archief opgeslagen en in je boekhouding verwerkt. 

E-mail templates

Hier kun je voor een verkoopfactuur, creditfactuur en/of herinnering het standaard onderwerp en bericht van de Nederlandse, Engelse of Franse e-mail die de factuur bevat vastleggen.

Klik op > achter verkoopfactuur, creditfactuur of herinnering om de desbetreffende e-mail template editor te openen:

Typ het onderwerp en het bericht van de e-mail in zoals het moet worden verstuurd naar de klant.

Dynamische placeholders

Je kunt het onderwerp en het bericht van de e-mail personaliseren door dynamische tekst placeholders te gebruiken. Kopieer en plak een placeholder simpelweg in het onderwerp en/of bericht van de e-mail. 

Beweeg je muis over een placeholder om de beschrijving te bekijken.

Klik op de knop Bewaren om de wijzigingen in een e-mail template op te slaan.

Integraties

Je kunt ook Peppol als standaard verzendmethode selecteren voor je verkoopfacturen.

Peppol is een Europees initiatief om e-facturering te standaardiseren. Het maakt het mogelijk e-facturen veiliger te versturen naar en te ontvangen van overheden, ministeries en andere relaties die zich ook in het beveiligde Peppol-netwerk bevinden. 

Voor meer informatie over Peppol zie https://peppolautoriteit.nl/ en https://peppol.eu/.

Voor een uitgebreide beschrijving van Peppol zie artikel Peppol.

Bedrijf (administratie in Yuki) registreren bij Peppol

Om voor de ontvangst en/of verzending van e-facturen gebruik te kunnen maken van het Peppol-netwerk moet je je bedrijf (lees administratie in Yuki) via een zogenaamd Access Point registreren.

Om een administratie te registreren moet in Yuki het KvK-nummer en btw-nummer verplicht zijn ingevoerd.

LET OP!

Is een bedrijf niet btw-plichtig dan moet alleen het KvK-nummer verplicht zijn ingevoerd.

Alleen de accountant kan het KvK-nummer en/of het btw-nummer wijzigen.

Klik op de knop Stel nu in om je bedrijf te gaan registreren bij Peppol.

Het volgende scherm wordt geopend:

Beweeg met je muis boven de regel van het bedrijf dat je wilt registreren bij Peppol en klik vervolgens op de knop Registreer.

Het volgende scherm wordt geopend:

LET OP!

Wanneer de mogelijkheid om je bedrijf voor ontvangst van facturen te registreren bij Peppol niet beschikbaar is moet je je eerst afmelden bij het desbetreffende bestaande Access Point.

Klik op de knop Registreer om de administratie daadwerkelijk te registreren bij Peppol.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

Daarnaast wordt de standaard verzendmethode van je verkoopfacturen in Yuki direct aangepast:

De desbetreffende administratie is nu geregistreerd bij Peppol waardoor vanaf dit moment, afhankelijk van de geselecteerde voorkeuren voor e-facturering, e-facturen ontvangen en/of verstuurd kunnen worden.

Wanneer de verzending via Peppol correct is ingesteld  wordt de status Actief getoond.