Ontbrekende facturen (Accountant) (Beta)

Voor een volledige en betrouwbare administratie controleert Yuki automatisch of alle in- en verkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. 

Deze controle is gebaseerd op openstaande betalingen: betalingen waarvoor geen bijbehorend document (zoals een factuur of bon) is gevonden, worden in dit overzicht weergegeven.

Deze controle wordt dagelijks uitgevoerd waarna het resultaat wordt getoond in het overzicht. 

lleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan het overzicht van de ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen bekijken.

Weergaven overzicht Ontbrekende facturen

Dit overzicht heeft twee verschillende weergaven afhankelijk van de rol van de gebruiker:

Ondernemer

De ondernemer ziet:

• alle betalingen waarvan de factuur of de bon nog ontbreekt
• alle betalingen waarvoor al een toelichting is gegeven of een document is geupload

Accountant

De accountant ziet:

• welke betalingen verwerkt kunnen worden:
  • matchen
  • handmatig boeken
  • saldo afboeken.
• bij welke betalingen nog een toelichting of een geupload document ontbreekt.

Actie!

Raadpleeg dit overzicht regelmatig, verwerk de betalingen en stuur indien nodig herinneringen naar de ondernemer over de ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen.

Toegang tot Ontbrekende facturen

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Backoffice in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm onder Aandacht op de tegel Inkoop of Verkoop.
  
  OF
  
  
• klik je op het icoon Backoffice in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende menu onder Checklist op Volledigheid inkoop of Volledigheid verkoop.
  
  OF
  
  
• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je  en klik vervolgens in het nu geopende menu onder Aandacht op Ontbrekende facturen.

Overzicht Ontbrekende facturen

Filters

Je kunt het filter Status gebruiken om de transacties filteren op:

• Klaar om te verwerken
• Wachtend op gebruiker.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Backoffice' in het domein:

• een transactie bekijken
• herinneringen versturen voor inkoop- of verkoopfacturen
• de toelichting van een ondernemer bekijken (indien gemarkeerd als toegelicht)
• een reeds geüploade document bekijken (indien gemarkeerd als Geüpload)
• een transactie matchen
• een transactie handmatig boeken
• het saldo van een transactie afboeken.
  
  

Transactie bekijken

Om een specifieke transactie te bekijken, klik je op het onderwerp van de desbetreffende banktransactie.

Herinneringen versturen voor inkoop- of verkoopfacturen

Het overzicht van de betalingen waar geen factuur of bon (document) bij gevonden kon worden kan ter herinnering naar de ondernemer worden verstuurd.

Dit rapport van de volledigheid van de inkoop of verkoop bevat de volgende zaken:

• Openstaande betalingen waarbij geen inkoop- of verkoopfactuur is gevonden 
• Openstaande betalingen gegroepeerd per relatie
• Het saldo per relatie, opgebouwd uit openstaande betalingen en inkoop- of verkoopfacturen 
• Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.

Om het overzicht ter herinnering naar de ondernemer te versturen:

• klik je op het pijltje in de knop Verstuur herinneringen
• selecteer je Inkoopfacturen of Verkoopfacturen
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer je de gebruiker waarnaar je de herinnering wilt versturen
• selecteer je eventueel een berichtsjabloon
• klik je vervolgens op de knop Versturen.
  
  

Toelichting van ondernemer bekijken

Wanneer een  transactie de status 'Klaar om te verwerken' heeft en er in de kolom Gemarkeerd als 'Privé-uitgave' of 'Bedrijfskosten' staat, kan de door de ondernemer gegeven toelichting worden bekeken.

Om de toelichting van een ondernemer te bekijken, beweeg je met de muis boven het veld Toelichting in de regel van de desbetreffende transactie:

De volledige tekst van de toelichting wordt nu in de pop-up getoond.

Reeds geupload document bekijken

Wanneer een  transactie de status 'Klaar om te verwerken' heeft en er in de kolom Gemarkeerd als 'Geupload' staat, kan de door de ondernemer geupload document worden bekeken.

Om een reeds geupload document voor de transactie te bekijken, klik je op de link Bekijken achter de markering 'Geupload' van de desbetreffende transactie:

Transactie matchen

Om een specifieke transactie te matchen:

• klik je op het onderwerp van de banktransactie
  
  OF
  
  
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Match in het dropdownmenu
  
  
  

In het nu geopende scherm kan de openstaande transactie, indien mogelijk, worden gematcht waardoor deze uit het overzicht 'Transacties' verdwijnt.

Transactie handmatig boeken

Je wilt de betaling handmatig boeken omdat de factuur of het bonnetje niet meer wordt aangeleverd. 

Om de betaling handmatig te boeken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je de menuoptie Boek handmatig in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer of wijzig je de grootboekrekening, de relatie en/ of het project
• klik je vervolgens op de knop Boek.
  
  

Saldo van transactie afboeken

Om het saldo van de transactie direct af te boeken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je de menuoptie Boek saldo af in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer of wijzig je de grootboekrekening en/of transactiedatum
• klik je vervolgens op de knop Afboeken.