Ontbrekende facturen (Ondernemer) (Beta)

Voor een volledige administratie controleert Yuki of alle in- en verkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Dit wordt gedaan op basis van de openstaande betalingen: alle betalingen waar geen factuur (document) bij gevonden kon worden, worden in dit overzicht geplaatst. Dagelijks wordt deze controle uitgevoerd. Het is raadzaam om dit overzicht regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan het overzicht van de ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen bekijken.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• een transactie bekijken
  
• een transactie toelichten (bedrijfskosten of privé-uitgave)
• ontbrekende factuur uploaden.

De ontbrekende facturen kunnen vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden bekeken:

• Klik op het icoon Start in de navigatiebalk en klik vervolgens in het nu geopende scherm op de tegel Ontbrekende verkoopfacturen of Ontbrekende inkoopfacturen.
• Klik op het icoon Postbus in de navigatiebalk en klik vervolgens in het nu geopende menu onder Aandacht op Ontbrekende facturen.

Het volgende scherm wordt standaard in de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt geopend:

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave Transacties in behandeling bij accountant moet worden getoond:

In deze weergave zie je de openstaande betalingen waarvan je hebt aangegeven dat je de ontbrekende facturen hebt geüpload of deze hebt gemarkeerd als privé-uitgave of bedrijfskosten.

Filters

Je kunt in de weergave 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' de openstaande inkoop- of verkoopfacturen van de relaties laten tonen door bovenin het scherm te klikken op Toon openstaande facturen. Hierdoor kun je bekijken of er mogelijk nog betalingen zijn die gematcht kunnen worden met een openstaande factuur.

TIP!

Geef een toelichting bij de transactie aan je accountant dat de betaling kan worden gematcht met een openstaande factuur. 

In de weergave 'Transacties in behandeling' kun je m.b.v. het filter Gemarkeerd als de gemarkeerde transacties filteren op:

• Geüpload
• Privé-uitgave
• Bedrijfskosten.

Transactie bekijken

Om een specifieke transactie te bekijken:

• Klik je op het onderwerp van de banktransactie
  OF
• Beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk transactie in het dropdownmenu.
  
  

Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm wordt o.a. het bankafschrift getoond waarin de transactie aanwezig is, het openstaande bedrag en de documenten die aan de transactie zijn gematcht.

Daarnaast kan er, indien nodig, een document worden geupload of een toelichting worden gegeven over de transactie.

Transactie toelichten (bedrijfskosten of privé-uitgave)

Je hebt de mogelijkheid om aan je accountant een toelichting te geven over de transactie. Het zou bijv. kunnen zijn dat de factuur al wel in Yuki zit maar bijvoorbeeld is geboekt bij een andere leverancier of dat de de transactie een privé-uitgave betreft waardoor er geen factuur hoeft te worden aangeleverd.

Om een toelichting te geven bij de transactie open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt. Beweeg vervolgens met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie. Klik op het pijltje in de knop Acties en selecteer vervolgens Toelichten in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Geef eerst aan of de betaling een zakelijke of een privé uitgave is. Bij een privé-uitgave moet worden gespecificeerd van welke gebruiker met een RC-verhouding met het bedrijf de uitgave is geweest. 

Typ vervolgens de toelichting over de transactie en klik vervolgens op de knop Toelichten.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

De toelichting wordt toegevoegd aan de transactie.

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Bedrijfskosten' of 'Privé-uitgave'. Hierdoor verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling bij accountant'.

Ontbrekende factuur uploaden

Wanneer je het bonnetje of de factuur nog hebt, kun je deze alsnog aanleveren in je administratie.

Om het ontbrekende bonnetje of de factuur van een transactie nog aan te leveren open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt. Beweeg vervolgens met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie. Klik op het pijltje in de knop Acties en selecteer vervolgens Uploaden in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de up te loaden factuur en klik vervolgens op de knop Uploaden.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Geupload'. Hierdoor verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling bij accountant'.

Het document wordt toegevoegd aan de transactie,

Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Bekijk transactie in het dropdownmenu. 

TIP!

Om het geüploade document te bekijken selecteer je de menuoptie Bekijk geupload document in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

LET OP!

Zolang de accountant het document niet heeft verwerkt, heeft het document de status 'Wachten op verwerking'.