Ontbrekende facturen (Ondernemer) (Beta)

Voor een volledige en betrouwbare administratie controleert Yuki automatisch of alle in- en verkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Deze controle is gebaseerd op openstaande betalingen: betalingen waarvoor geen bijbehorend document (zoals een factuur of bon) is gevonden, worden in een overzicht weergegeven.

Deze controle wordt dagelijks uitgevoerd waarna het resultaat wordt getoond in het overzicht.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan het overzicht van de ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen bekijken.

Weergaven overzicht Ontbrekende facturen

Dit overzicht heeft twee verschillende weergaven afhankelijk van de rol van de gebruiker:

Ondernemer

De ondernemer ziet:

• alle betalingen waarvan de factuur of de bon nog ontbreekt
• alle betalingen die door de accountant verwerkt kunnen worden omdat:
  • een toelichting is gegeven over de betaling
  • het ontbrekende document (factuur of bon) is geupload.

Accountant

De accountant ziet:

• welke betalingen verwerkt kunnen worden
• bij welke betalingen nog een toelichting of een geupload document ontbreekt.

Actie!

Raadpleeg dit overzicht regelmatig, geef indien nodig een toelichting over een openstaande betaling of upload zo spoedig mogelijk het ontbrekende document (factuur of bon.

Toegang tot Ontbrekende facturen

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Start in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm op de tegel Ontbrekende verkoopfacturen of Ontbrekende inkoopfacturen.
  
  OF
  
  
• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende menu onder Aandacht op Ontbrekende facturen.

Overzicht Ontbrekende facturen

Dit overzicht wordt standaard in de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt geopend.

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave Transacties in behandeling bij accountant moet worden getoond:

In deze weergave zie je de openstaande betalingen waarvan je hebt aangegeven dat je de ontbrekende facturen hebt geüpload of deze hebt gemarkeerd als privé-uitgave of bedrijfskosten.

Filters

In de weergave 'Transacties in behandeling bij accountant ' kun je m.b.v. het filter Gemarkeerd als de gemarkeerde transacties filteren op:

• Geüpload
• Privé-uitgave
• Bedrijfskosten.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• een transactie bekijken
  
• een transactie toelichten (bedrijfskosten of privé-uitgave)
• ontbrekende factuur uploaden:
  • transactie met geüploade factuur bekijken
  • geüploade factuur bekijken.
    
    

Transactie bekijken

Om een specifieke transactie te bekijken:

• klik je op het onderwerp van de banktransactie
  
  OF
  
  
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk transactie in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  

In dit scherm wordt o.a. het bankafschrift getoond waarin de transactie aanwezig is, het openstaande bedrag en de documenten die aan de transactie zijn gematcht.

Daarnaast kan er, indien nodig, een document worden geupload of een toelichting worden gegeven over de transactie.

Transactie toelichten (bedrijfskosten of privé-uitgave)

Je hebt de mogelijkheid om aan je accountant een toelichting te geven over de transactie. Het zou bijv. kunnen zijn dat de factuur al wel in Yuki zit maar bijv. is geboekt bij een andere leverancier of dat de de transactie een privé-uitgave betreft waardoor er geen factuur hoeft te worden aangeleverd.

Om een toelichting te geven bij de transactie:

• open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op het pijltje in de knop Acties
• selecteer je de menuoptie Toelichten in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• eerst geef je aan of de betaling een zakelijke of een privé uitgave is. 
  Bij een privé-uitgave moet worden gespecificeerd van welke gebruiker met een RC-verhouding met het bedrijf de uitgave is geweest. 
• typ je de toelichting over de transactie
• klik je vervolgens op de knop Toelichten.
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  

De toelichting wordt toegevoegd aan de transactie.

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Bedrijfskosten' of 'Privé-uitgave'. Hierdoor verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling bij accountant'.

Ontbrekende factuur uploaden

Wanneer je het bonnetje of de factuur nog hebt, kun je deze alsnog aanleveren in je administratie.

Om het ontbrekende bonnetje of de factuur van een transactie nog aan te leveren:

• open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op het pijltje in de knop Acties
• selecteer je de menuoptie Uploaden in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer je de up te loaden factuur
• klik je vervolgens op de knop Uploaden.
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Geupload'. Hierdoor verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling bij accountant'.

Het document wordt toegevoegd aan de transactie,

Transactie met geüploade factuur bekijken

Om de transactie met de geüploade factuur te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk transactie in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  Hier zie je dat het geüploade document is toegevoegd aan de transactie.
  
  Status 'Wachtend  op verwerking'
  Zolang de accountant het geüploade document niet heeft verwerkt, heeft het document de status 'Wachten op verwerking'.

Geüploade factuur bekijken

Om het geüploade document te bekijken, klik je op de link Bekijken achter de transactie waarbij een document is geupload.