Rekening aanmaken (bankrekening, creditcard en/of online betalingsprovider) (Beta)

Onder eigen bankrekeningen worden in Yuki alle betaalrekeningen, spaarrekeningen, effectenrekeningen, beleggingsfondsrekeningen, depositorekeningen, G-rekeningen, creditcards, online betalingsproviders en/of vreemde valuta bankrekeningen bij bank(en) en/of financiële instelling(en) verstaan die je zakelijk gebruikt voor het bedrijf.

Het gaat hier dus niet over de bankrekeningen van klanten of leveranciers. De bankrekeningen van klanten en leveranciers worden aangemaakt bij de desbetreffende relatiekaart.

Bankrekeningen worden in Yuki automatisch aangemaakt tijdens het uploaden van de elektronische bankbestanden (met afschriftregels) naar de administratie(s) in het domein.

De elektronische bestanden met creditcard afschriftregels van de Rabobank, ABN AMRO en ING kunnen eveneens worden geüpload en geïmporteerd zodat deze creditcards ook automatisch worden aangemaakt.

TIP!

Om problemen te voorkomen met het type rekening en de juiste administratie in een domein is het toch raadzaam de rekeningen die bekend zijn zelf aan te leggen.

Een aantal rekeningen zoals bijv. de meeste creditcards en de online betalingsproviders zullen altijd handmatig toegevoegd moeten worden.

Indien de elektronische afschriften via de automatische boekhoudkoppeling met de ABN AMRO, ING, Rabobank of Knab worden aangeleverd moet je ook eerst de rekening handmatig aanmaken, Yuki weet anders niet bij welke administratie de bankrekening en de bijbehorende transacties horen.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiele administratie' of 'Externe accountant' kan een bankrekening, creditcard of online betalingsprovider handmatig aanmaken.

Onverdicht of verdicht SEPA bestand

Een bank kan de betaling of incasso van de facturen specificeren en één regel per betaling/incasso opnemen in het bankafschrift, er is dan sprake van een onverdicht SEPA bestand. De meeste banken kunnen dit echter ook verdicht aanleveren en dan staat er maar één regel in het afschrift.

Of deze optie aan- of uitgezet moet worden, hangt af van de manier waarop de bank het SEPA bestand verwerkt.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan aangeven of er gebruik wordt gemaakt van een onverdicht of verdicht SEPA betaalbestand en/of incassobestand.

LET OP!

• De optie 'Verdicht SEPA betaalbestand' is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 
• De optie 'Verdicht SEPA incassobestand' is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Large of unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• een bankrekening toevoegen
• een creditcard toevoegen
• een online betalingsprovider toevoegen.

Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik op Bankrekeningen. Selecteer vervolgens in het nu geopende scherm de menuoptie Bankrekening, Creditcard of online betalingsprivider in het dropdownmenu van de knop Toevoegen...

Handmatig bankrekening toevoegen

Na het selecteren van de menuoptie Bankrekening wordt het volgende scherm geopend:

Vul de bovenstaande velden zo volledig mogelijk in.

Administratie: Enkel zichtbaar indien er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt. Selecteer de juiste administratie.

Rekeninggegevens

Omschrijving

Vul hier een compacte beschrijving in waaraan de rekening herkend kan worden (als aanvulling op het nummer). Bijvoorbeeld 'Betaal ING *123'. Als er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt is het raadzaam om ook de naam van de administratie in de omschrijving op te nemen, zoals Betaal ING Yuki-training *123'.

Land bankinstelling

Selecteer hier het land waarin de bankinstelling is gevestigd.

Bank

Selecteer de bank waar de rekening wordt geadministreerd, of kies 'Overige [land] banken' in de lijst als de betreffende bank niet in de lijst staat. 

Bank indentificatie

Selecteer hier 'IBAN' of 'Rekeningnummer' en vul vervolgens de juiste gegevens in. Het veld 'Rekeningnummer' kan worden gebruikt voor alle rekeningen die geen IBAN bevatten.

BIC
De BIC code wordt door Yuki automatisch ingevuld na het invoeren van de IBAN bij het veld 'Bank identificatie'.

Type

Geef aan of het type rekening een betaal-. spaar- of depositorekening is. Het type kan niet meer aangepast worden als er transacties op de rekening geboekt zijn. Yuki genereert automatisch het benodigde en bijbehorende grootboekrekeningnummer in de administratie. Het type bepaalt welke grootboekrekening aan de bankrekening gekoppeld wordt en kan dus relevant zijn voor de rapportage. 

LET OP!

De velden 'Incassant ID' en 'Incassobestand limiet' zijn alleen beschikbaar wanneer er een rekening van het type 'Betaalrekening' wordt toegevoegd.

Tenaamstelling (Rekeninghouder)

Vul in hoe de bankrekening bij de bank wordt genoemd.

Valuta

Selecteer de juiste valuta. Staat de valuta niet in de lijst, activeer dan eerst de valuta via de instellingen van het domein. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Valuta's activeren.

LET OP!

Dit veld is alleen zichtbaar als het feature 'Vreemde valuta' geactiveerd is in het domein. Wanneer de accountant dit feature heeft toegevoegd aan het contract van het domein kunnen er één of meer zogenaamde vreemde valuta creditcards worden aangemaakt.

Beginsaldo (in V.V.)

Als de bankrekening al actief was in voorgaande boekjaren die niet in Yuki gevoerd werden, vul dan hier het saldo in conform de eindbalans van het jaar voor het eerste boekjaar. Betreft het een vreemde valuta bankrekening, vul dan het beginsaldo in vreemde valuta in. Yuki maakt automatisch een mutatie aan voor de beginbalans op de rekening '11099 - Tussenrekening beginbalans banken'. Deze memoriaalboeking kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Als het beginsaldo bij de bankrekening wordt aangepast dan wordt de journaalpost achter de schermen aangepast. Er wordt geen nieuwe boeking meer gemaakt.

Actief 

Wanneer je dit vinkje verwijdert, zorg je ervoor dat de rekening niet meer getoond wordt in het overzicht van de bankrekeningen. Je gebruikt dit als de rekening niet meer actief is in een administratie. De rekening krijgt hierdoor dezelfde status als rekeningen waarvan het saldo 0,00 euro is.
Je vindt de inactieve rekening terug in het overzicht van alle rekeningen door het aankruisvakje voor Toon inactieve bankrekeningen aan te vinken.

Verdicht SEPA bestand (alleen beschikbaar voor gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein):

• Betaling
  De bank kan de betaling van de facturen specificeren en één regel per betaling opnemen in het bankafschrift, maar de meesten kunnen dit ook verdicht aanleveren en dan staat er maar één regel in het afschrift en die wordt geboekt naar Interne Overboekingen/Betalingen onderweg. Verdichten werkt dus kostenbesparend. Indien in een bankrekening de optie ´Verdicht betaalbestand´ is geactiveerd wordt er van het definitieve SEPA betaalbestand automatisch een memoriaalboeking aangemaakt, zodat de facturen de status 'betaald' krijgen. Of je deze optie aan of uit zet, hang af van de manier waarop de bank het betaalbestand verwerkt.
• Incasso
  Indien in de bankrekening de optie 'Verdicht incassobestand´ is geactiveerd wordt er van het definitieve SEPA incassobestand automatisch een memoriaalboeking aangemaakt. De facturen zullen dan niet meer worden getoond in het overzicht 'Onderweg'. Of je deze optie aan of uit zet, hangt af van de manier waarop de bank het incassobestand verwerkt.

Incassant ID (alleen beschikbaar bij type 'Betaalrekening')

Het Incassant ID van het SEPA incassocontract met de bank moet worden toegevoegd aan de bankrekening waarvan je gaat incasseren in Yuki. Het is niet mogelijk om een SEPA incassobestand aan te maken indien het Incassant ID niet is ingevoerd bij de desbetreffende bankrekening.

Incassobestand limiet (alleen beschikbaar bij type 'Betaalrekening')

In het SEPA incassocontract met de bank staat, indien gewenst, het maximum bedrag dat per transactie mag worden geïncasseerd.

Klik op de knop Bewaren om de bankrekening aan de geselecteerde administratie toe te voegen.

Handmatig creditcard toevoegen

De volgende soorten creditcards kunnen worden toegevoegd:

• American Express
• Eurocard/MasterCard
• Visa.

Na het selecteren van de menuoptie Creditcard wordt het volgende scherm geopend:

Vul de bovenstaande velden zo volledig mogelijk in.

Administratie: Enkel zichtbaar indien er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt. Selecteer de juiste administratie.

Rekeninggegevens

Omschrijving

Vul hier een compacte beschrijving in waaraan de creditcard herkend kan worden (als aanvulling op het nummer). Bijvoorbeeld 'CC Visa ING *1234'. Als er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt is het raadzaam om ook de naam van de administratie in de omschrijving op te nemen, zoals CC Visa ING Yuki-training *1234'.

Creditcardprovider

Selecteer de provider in Nederland waar de creditcard wordt geadministreerd: American Express, EuroCard/MasterCard of Visa.

Kaartnummer

Voer hier het kaartnummer van  de creditcard in. 

LET OP!
Voor een correcte import van de Rabobank creditcardtransacties is het belangrijk dat bij de creditcard in de administratie in Yuki de vier laatste cijfers van het creditcardnummer zijn ingevoerd.

Tenaamstelling (Rekeninghouder)

Vul in hoe de creditcard bij de provider/bank wordt genoemd.

Valuta

Selecteer de juiste valuta. Staat de valuta niet in de lijst, activeer dan eerst de valuta via de instellingen van het domein. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Valuta's activeren.

LET OP!

Dit veld is alleen zichtbaar als het feature 'Vreemde valuta' geactiveerd is in het domein. Wanneer de accountant dit feature heeft toegevoegd aan het contract van het domein kunnen er één of meer zogenaamde vreemde valuta creditcards worden aangemaakt.

Beginsaldo (in V.V.)

Als de creditcard al actief was in voorgaande boekjaren die niet in Yuki gevoerd werden, vul dan hier het saldo in conform de eindbalans van het jaar voor het eerste boekjaar. Betreft het een vreemde valuta creditcard, vul dan het beginsaldo in vreemde valuta in. Yuki maakt automatisch een mutatie aan voor de beginbalans op de rekening '11099 - Tussenrekening beginbalans banken'. Deze memoriaalboeking kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Als het beginsaldo bij de creditcard wordt aangepast dan wordt de journaalpost achter de schermen aangepast. Er wordt geen nieuwe boeking meer gemaakt.

Actief

Wanneer je dit vinkje verwijdert, zorg je ervoor dat de rekening niet meer getoond wordt in het overzicht van de bankrekeningen. Je gebruikt dit als de rekening niet meer actief is in een administratie. De rekening krijgt hierdoor dezelfde status als rekeningen waarvan het saldo 0,00 euro is.
Je vindt de inactieve rekening terug in het overzicht van alle rekeningen door het aankruisvakje voor Toon inactieve bankrekeningen aan te vinken.

Klik op de knop Bewaren om de creditcard aan de geselecteerde administratie toe te voegen.

Handmatig online betalingsprovider toevoegen

De volgende online betalingsproviders kunnen worden geselecteerd:

• Mollie betaaldiensten 
  • MT940
• MultiSafepay
  • MT940
• Pay.nl
  • MT940
• PayPal
  • CSV (Kommagescheiden - betalingen die het saldo beïnvloeden).

LET OP!

Het online betalingsprovider account van Mollie wordt bij het importeren van het MT940 bestand automatisch aangemaakt.

Na het selecteren van de menuoptie Online betalingsprovider wordt het volgende scherm geopend:

Vul de bovenstaande velden zo volledig mogelijk in.

Administratie: Enkel zichtbaar indien er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt. Selecteer de juiste administratie.

Rekeninggegevens

Omschrijving

Vul hier een compacte beschrijving in waaraan de creditcard herkend kan worden (als aanvulling op het nummer). Bijvoorbeeld 'CC Visa ING *1234'. Als er meer dan één administratie in het domein gevoerd wordt is het raadzaam om ook de naam van de administratie in de omschrijving op te nemen, zoals CC Visa ING Yuki-training *1234'.

Online betalingsprovider

Selecteer de provider in Nederland waar het online betalingsprovider account wordt geadministreerd.

Betalingsprovider account

Een betalingsprovider account heeft vaak geen rekeningnummer. 

In Yuki gebruiken we het e-mailadres waarmee je inlogt voor je PayPal betalingsprovider account.

Tenaamstelling (Rekeninghouder)

Vul in hoe de online account bij de provider wordt genoemd.

Valuta

Selecteer de juiste valuta. Staat de valuta niet in de lijst, activeer dan eerst de valuta via de instellingen van het domein. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Valuta's activeren.

LET OP!

Dit veld is alleen zichtbaar als het feature 'Vreemde valuta' geactiveerd is in het domein. Wanneer de accountant dit feature heeft toegevoegd aan het contract van het domein kunnen er één of meer zogenaamde vreemde valuta creditcards worden aangemaakt.

Beginsaldo (in V.V.)

Als de online betalingsprovider al actief was in voorgaande boekjaren die niet in Yuki gevoerd werden, vul dan hier het saldo in conform de eindbalans van het jaar voor het eerste boekjaar. Betreft het een vreemde valuta online betalingsprovider, vul dan het beginsaldo in vreemde valuta in. Yuki maakt automatisch een mutatie aan voor de beginbalans op de rekening '11099 - Tussenrekening beginbalans banken'. Deze memoriaalboeking kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Als het beginsaldo bij de online betalingsprovider wordt aangepast dan wordt de journaalpost achter de schermen aangepast. Er wordt geen nieuwe boeking meer gemaakt.

Actief

Wanneer je dit vinkje verwijdert, zorg je ervoor dat de online betalingsprovider niet meer getoond wordt in het overzicht van de bankrekeningen. Je gebruikt dit als de online betalingsprovider niet meer actief is in een administratie. De online betalingsprovider krijgt hierdoor dezelfde status als rekeningen waarvan het saldo 0,00 euro is.
Je vindt de inactieve rekening terug in het overzicht van alle rekeningen door het aankruisvakje voor Toon inactieve bankrekeningen aan te vinken.

Klik op de knop Bewaren om de online betalingsprovider aan de geselecteerde administratie toe te voegen.