Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand

Een SEPA bestand bevat één of meer groepen posten die bestaan uit zakelijke betalingen of incasso-opdrachten van dezelfde opdrachtgever. Bij zakelijke betalingen hebben alle posten in de groep hetzelfde rekeningnummer van de betaler, bij incasso-opdrachten hebben ze hetzelfde rekeningnummer van de begunstigde. Zakelijke betalingen bevatten crediteurenbetalingen of salarisbetalingen (mogen veelal niet in hetzelfde SEPA betaalbestand worden meegenomen).

Een gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant') of 'Directie' kan concept SEPA betaalbestanden aanmaken, wijzigen, definitief maken en versturen naar de bank.

Wanneer de betaallijstbeveiliging is ingesteld kan een gebruiker met procuratierechten (afhankelijk van betaallijstbeveiliging) documenten via een SEPA betaalbestand betalen.

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein kan alleen concept SEPA betaalbestanden aanmaken en wijzigen.

Om documenten in de betaallijst te betalen via een SEPA betaalbestand moet een gebruiker de volgende stappen doorlopen:

• een concept SEPA betaalbestand aanmaken
• gegevens van betaling factuur controleren en evt. wijzigen
• gegevens van betalingen completeren:
  • indien nodig, betaalgegevens volledig maken
  • indien nodig, bankrekening(en) valideren
• indien nodig, deelbetalingen aanmaken
• indien nodig, betaling uit concept SEPA betaalbestand verwijderen
• indien nodig, batches (betaling op verschillende uitvoeringsdatums) in concept SEPA betaalbestand aanmaken
• indien nodig, bankrekening en/of uitvoeringsdatum van concept SEPA betaalbestand wijzigen
• een concept SEPA betaalbestand definitief maken:
  • memoriaalboeking verdicht SEPA betaalbestand 
  • memoriaalboeking onverdicht SEPA betaalbestand (alleen bij aanwezigheid betalingskorting)
    
• een definitief SEPA betaalbestand naar de bank versturen.

Wil je een concept SEPA betaalbestand verwijderen of lukt het om de een of andere reden niet om een definitief SEPA betaalbestand te laten verwerken door de bank dan kun je vanuit de betaallijst een SEPA betaalbestand verwijderen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel SEPA betaalbestand verwijderen.

Concept SEPA betaalbestand aanmaken

Om een Concept SEPA betaalbestand aan te maken doorloop je de volgende stappen:

• Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Betaallijst. Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  Wanneer je gebruikt maakt van Yuki Workflow (taken en/of facturen goedkeuren) kan er een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen worden opgezet. In dat geval geeft de melding in de kolom Taak dan aan dat de 'ingestelde' verantwoordelijke persoon de taak om de documenten goed te keuren voor betaling nog niet heeft uitgevoerd (in behandeling).
  
  TIP!
  In de weergaven 'Te betalen', 'Wachtend op goedkeuring' en 'Onderweg' kun je de documenten filteren op Betalen voor. Geef hier aan of alle documenten worden getoond die betaald moeten worden voor, op of na de geselecteerde datum.
  
  
  
• Selecteer in de werklijst Te betalen alle posten die je wilt gaan betalen.
  
  TIP!
  Maak aparte SEPA betaalbestanden aan voor salarisbetalingen.
  
  
• Klik bovenin het scherm op Bereid betaling voor.
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• Selecteer de bankrekening ten laste waarvan betaald moet worden.
  
  LET OP!
  Achter elke te selecteren bankrekening wordt de naam van de bankrekening en het huidige banksaldo getoond.
  
  
• Selecteer de datum (Uitvoeren op) waarop het SEPA betaalbestand verwerkt moet worden.
• Klik op de knop Volgende.
  
  Er wordt een concept SEPA betaalbestand aangemaakt.
  
  
  Onderaan de kolom Betaling zie je het totaalbedrag van de betalingen in het SEPA betaalbestand.

Kolommen in concept SEPA betaalbestand
In een concept SEPA betaalbestand worden de volgende kolommen getoond:

• Type: Inkoopfactuur, verkoop creditfactuur, aanslag loonheffing, salarisstrook, btw-aangifte
• Onderwerp: omschrijving van document waarvoor de betaling is bedoeld. Klik op de link om het document te openen
• Betalen vóór (Vervaldatum): datum waarop de te betalen post moet zijn voldaan
• Uitvoeren op: datum waarop de betaling moet worden uitgevoerd
• Betaling aan: naam van de ontvanger
• Betalingsomschrijving: referentienummer van het document
  
  LET OP!
  Wanneer een te betalen document is verrekend (gematcht) met andere transacties zoals bijv. een creditfactuur, verkoopfactuur, etc. dan worden alle referentienummers van de desbetreffende transacties hier getoond.
  
  
• Gefactureerd: het totaal gefactureerde bedrag
• Korting: betalingskorting is van toepassing op de factuur, de uitvoerdatum ligt voor de vervaldatum
• Openstaand (Bedrag): dit is het bedrag dat nog openstaat op de factuur. Het aanmaken van deelbetalingen is mogelijk vanuit Yuki.
• Betaling: het totale bedrag van de betaling
• Status: bankrekening is nog niet bevestigd/gevalideerd of betaalgegevens zijn niet volledig
• IBAN: het bankrekeningnummer van de ontvanger. Controleer dit nummer goed voordat de betaling wordt verzonden
• Bedrijf: administratie waarin het document geboekt is
• Betalingskenmerk: het 16-cijferige betalingskenmerk in zoals dat vermeld staat op een acceptgiro

Gegevens van betaling factuur controleren en evt. wijzigen

Om de gegevens van de betaling van een specifieke factuur te controleren en indien nodig te wijzigen, klik je op het onderwerp van de desbetreffende factuur.

Het volgende scherm wordt geopend:

Controleer en wijzig indien nodig de gegevens van de betaling.

Klik vervolgens op de knop Bewaren en sluiten.

Gegevens van betalingen (in bulk) completeren

In de kolom Status kan de volgende melding over de betaling worden getoond:

• Geen betaalgegevens: er ontbreken betaalgegevens of deze zijn onjuist
• Moet worden gevalideerd: de bankrekening van de ontvanger moet nog worden gevalideerd. 

Om de ontbrekende betaalgegevens in te vullen, de onjuiste betaalgegevens te corrigeren of bankrekening(en) te valideren, klik je bovenin het scherm op de knop Completeer gegevens.

Het volgende scherm wordt geopend:

Doorloop alle te completeren gegevens door na elke wijziging of validering te klikken op de knop Opslaan en volgende.

In het laatste te completeren document klik je tenslotte op de knop Bewaren en Sluiten.

Betaalgegevens volledig maken

In het nu geopende scherm zie je het document waarop de betaling betrekking heeft. Onder Betaalgegevens kun je de volgende betaalgegevens aanvullen of corrigeren:.

• Bankrekening: selecteer een rekening of voer een nieuwe rekening in.
• BIC: de corresponderende BIC code wordt automatisch ingevuld
• Uitvoeren op: hiermee kun je betalingen agenderen voor betaling in de toekomst.
• Betalingskenmerk: voer hier het 16-cijferige betalingskenmerk in zoals dat vermeld staat op een acceptgiro.
• Betalingsomschrijving: referentienummer van het document.

Bankrekening(en) valideren

Als gebruiker moet je een bankrekening als het ware goedkeuren voor gebruik, hierdoor wordt voorkomen dat er betalingen plaatsvinden naar een bankrekening die niet van de ontvanger is.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan bankrekeningen valideren in een SEPA betaalbestand.

Wanneer de betaallijstbeveiliging is ingesteld kan alleen een gebruikers met procuratierechten (afhankelijk van betaallijst beveiliging) bankrekeningen valideren in een SEPA betaalbestand.

In het nu geopende scherm zie je het document waarop de bankrekening betrekking heeft. Controleer of de bankrekening op het document dezelfde is als de te valideren bankrekening. Onder Valideer bankrekening heb je twee opties tot je beschikking: 

• Alleen deze keer: valideer de bankrekening enkel voor deze betaling (uitzondering)
• Altijd voor deze relatie: valideer de bankrekening voor alle betalingen aan die relatie (ontvanger). In het vervolg hoef je deze rekening niet meer te valideren.

TIP!

Om de betaalgegegevens van één betaling volledig te maken of de rekening te valideren, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende betaling, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Wijzig betaalgegevens in het dropdownmenu.

Op het moment dat de status van elk te betalen document op 'Klaar' staat, kan het concept SEPA betaalbestand definitief worden gemaakt.

Deelbetalingen aanmaken

Om een gedeelte van het openstaande bedrag van een document te betalen, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende betaling, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Maak deelbetaling aan in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Vul achter Deelbetaling het bedrag in dat je wilt betalen. Het resterende openstaande bedrag van het document wordt automatisch berekend in Resterend bedrag.

Klik op de knop Aanmaken om de deelbetaling daadwerkelijk aan te maken.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

Het bedrag van de uit te voeren betaling en het totaalbedrag van  het SEPA betaalbestand is gewijzigd.

Nadat het concept SEPA betaalbestand definitief is gemaakt komt het document met het resterende te betalen bedrag weer in de werklijst 'Te betalen' terecht.

LET OP!

Om een deelbetaling te wijzigen, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende betaling, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Bewerk deelbetaling in het dropdownmenu.

Om een deelbetaling te verwijderen, open je de desbetreffende deelbetaling en klik je op de knop Verwijderen.

Betaling uit concept SEPA betaalbestand verwijderen

Om een betaling uit het concept SEPA betaalbestand te verwijderen, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende betaling, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Verwijderen in het dropdownmenu.

Het te betalen document komt weer in de betaallijst terecht en vind je terug als je de werklijst 'Te betalen' opent. 

Batches (betaling op verschillende uitvoeringsdatums) in concept SEPA betaalbestand aanmaken.

Wanneer je de documenten in een SEPA betaalbestand op verschillende datums wilt betalen, kun je zogenaamde batches aanmaken.

Beweeg met je muis boven de regel van het desbetreffende document, klik  op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Wijzig betaalgegevens in het dropdownmenu.

Wijzig in het nu geopende scherm de uitvoeringsdatum van de betaling en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Herhaal dit voor alle documenten waarvan je de betaling op een andere datum wilt laten uitvoeren.

Als je verschillende uitvoeringsdatums hebt gebruikt krijg je per datum te zien hoeveel er die dag wordt betaald.

Bankrekening en/of uitvoeringsdatum van concept SEPA betaalbestand wijzigen

Om de bankrekening en/of de uitvoeringsdatum van het concept SEPA betaalbestand te wijzigen, klik je op de knop Meer acties en selecteer je vervolgens de menuoptie Bewerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Wijzig de bankrekening en/of de uitvoeringsdatum en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Concept SEPA betaalbestand definitief maken

Wanneer in het concept SEPA betaalbestand alle betaalgegevens compleet en juist zijn en alle bankrekeningen zijn gevalideerd is het concept SEPA betaalbestand klaar voor verwerking.

Om het concept SEPA betaalbestand definitief te maken klik je op de knop Bereid betaling voor. De volgende melding verschijnt in je scherm:

Wanneer je gebruikt maakt van Yuki Workflow (taken en/of facturen goedkeuren) kan er een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen worden opgezet. In dat geval geeft de melding in de oranje balk dan aan dat de 'ingestelde' verantwoordelijke persoon de taak om de documenten goed te keuren voor betaling nog niet heeft uitgevoerd.

LET OP!

• Bij de meeste banken mag de uitvoeringsdatum van het definitieve SEPA betaalbestand niet ouder zijn dan veertien dagen
• Bij de meeste banken mag de uitvoeringsdatum van het definitieve SEPA betaalbestand niet langer dan één jaar in de toekomst liggen
• Achter het banksaldo verschijnt een waarschuwingsmelding wanneer er onvoldoende saldo op de desbetreffende bankrekening aanwezig is om de betalingen in het SEPA betaalbestand uit te voeren.

Klik op de knop Definitief maken en downloaden om het concept SEPA betaalbestand daadwerkelijk definitief te maken zodat het kan worden verstuurd naar de bank.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

Het concept SEPA betaalbestand is nu definitief.

LET OP!

Is er bij de gegevens van de bankrekening aangegeven dat er gebruikt wordt gemaakt van een verdicht betaalbestand dan wordt achter de link van de memoriaalboeking 'Betaling onderweg' aangegeven.

Wanneer er gebruikt wordt gemaakt van een onverdicht betaalbestand wordt hier 'Voldaan' getoond.

Hieronder worden de memoriaalboekingen van beide soorten betaalbestanden beschreven.

Memoriaalboeking verdicht SEPA betaalbestand

Wordt er gebruik gemaakt van een verdicht SEPA betaalbestand (één regel voor betaling van alle documenten) dan zal Yuki automatisch een memoriaalboeking aanmaken om deze regel te boeken op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'. 

Door te klikken op de memoriaalboeking in het definitieve SEPA betaalbestand kun je de memoriaalboeking bekijken.

Alle openstaande bedragen (documenten) worden aangemerkt als 'Betaald'. Na de verwerking van het betaalbestand door de bank moet het geüploade bankbestand (met één regel) in Yuki gematcht worden met de regel op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'.

Voor elke batch (betaling met verschillende uitvoerdatum) in het definitieve SEPA betaalbestand wordt een aparte regel in de memoriaalboeking aangemaakt.

Memoriaalboeking onverdicht SEPA betaalbestand (alleen bij aanwezige betalingskorting)

Maak je gebruik van een onverdicht betaalbestand (één regel per betaling) dan zal Yuki alleen een memoriaalboeking aanmaken om de aanwezige betalingskorting(en) te boeken op grootboekrekening '45906 Ontvangen betalingskorting'. 

Alle resterende bedragen zullen op de documenten open blijven staan. Na verwerking van het betaalbestand door de bank moet het geüploade bankbestand (met betalingen) in Yuki gematcht worden met de openstaande documenten.

LET OP!

Wanneer de optie 'Verdicht betaalbestand' (bij gegevens van bankrekening) wordt geselecteerd nadat een concept SEPA betaalbestand definitief is gemaakt, zal rechtsboven in het scherm de knop Genereer memoriaalboeking beschikbaar komen in het geopende definitieve SEPA betaalbestand. Hierdoor kan de memoriaalboeking die hoort bij een verdicht SEPA betaalbestand alsnog worden gegenereerd.

Definitief SEPA betaalbestand naar bank versturen

Nadat je het concept SEPA betaalbestand definitief hebt gemaakt, kun je definitieve SEPA betaalbestand direct (tijdelijk) opslaan op je computer (meestal in directory 'Downloads') door rechtsboven in het scherm te klikken op de knop Download.

Het definitieve SEPA betaalbestand vind je altijd terug door de werklijst Betaalhistorie te openen, je ziet dan een overzicht van alle aangemaakte concept en definitieve SEPA betaalbestanden.

TIP!

Je kunt een definitief SEPA betaalbestand op elk moment downloaden vanuit de werklijst 'Betaalhistorie' door met je muis boven de regel van het desbetreffende definitieve SEPA betaalbestand te bewegen, te klikken op de knop met de drie puntjes en vervolgens op de menuoptie Download bestand te klikken. 

Vervolgens moet je het definitieve SEPA betaalbestand nog 'versturen' naar je bank en het daar ook autoriseren. 

De meeste banken hebben in hun Internetbankieren website een functie om het bestand te 'Uploaden'. Nadat je het SEPA betaalbestand hebt geüpload, wordt door de bank bekeken of het verwerkt kan worden. Als alles goed gaat krijg je de vraag om met een code of wachtwoord de definitieve verwerking door de bank goed te keuren.