Contracten (periodieke facturen aanmaken en versturen)

Periodieke facturen zijn facturen die je regelmatig voor dezelfde klant moet aanmaken (zoals een abonnement, maandelijkse huur, onderhoudscontract etc.). Met contracten kun je in Yuki zelf digitale periodieke verkoopfacturen laten aanmaken en versturen. 

Je maakt voor een klant een contract aan, legt de startdatum van het contract en de frequentie van de periodieke factuur vast, voert de factuurgegevens in en vervolgens handel je het contract af. De periodieke facturen worden automatisch op basis van de ingestelde periodieke frequentie voor verzending klaargezet.

Het is ook mogelijk om bij het aanmaken van een contract onmiddellijk een eerste factuur te laten genereren.

Desgewenst kunnen de periodieke facturen automatisch worden verstuurd naar je klanten. De facturen worden na het versturen direct in de boekhouding verwerkt en in de juiste ordner geplaatst. 

Om verschillende redenen kan een contract voor een klant voortijdig worden beëindigd. Vanaf dat moment zal Yuki geen periodieke facturen meer klaarzetten voor verzending.

In een werklijst en een aantal overzichten kun je de status van alle contracten bekijken die in een administratie zijn aangemaakt.

Voor een in Yuki aangemaakte en al verwerkte/verstuurde verkoopfactuur kan desgewenst een contract worden gegenereerd om vervolgens de startdatum van het contract en de eigenschappen van de periodieke factuur voor die klant vast te leggen.

Alle functionaliteit van de contracten bevindt zich in de vernieuwde Verkoop functionaliteit.  

De Verkoop functionaliteit is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 

LET OP!

Alle periodieke facturen die zijn aangemaakt in de oude Verkoop kunnen in één keer handmatig worden geconverteerd naar de nieuwe contracten. Het is ook mogelijk om deze periodieke facturen één voor één te converteren naar een contract.

Klik in de navigatiebalk op het icoon Verkoop en vervolgens op Contracten. Het startscherm van Contracten wordt geopend: 

Factureren voorbereiden

Om verkoopfacturen aan te kunnen maken met Yuki moeten de volgende zaken geregeld zijn:

• Instellingen voor verkoopfacturen vastleggen (o.a. instellen en wijzigen van factuurnummer)
• Factuurlay-out aanmaken of wijzigen (o.a. maken van digitaal factuurpapier op basis van PDF)
• Verkoopartikelen toevoegen
• Verkoopartikel of nieuwe artikelprijs aan prijslijst toevoegen.

Voor een uitgebreide beschrijving van deze voorbereiding zie artikel Verkoopfactuur aanmaken, versturen en afhandelen.

Periodiek factureren

Zodra de bovenstaande zaken zijn geregeld kunnen er vanuit Yuki via een contract automatisch periodieke facturen worden aangemaakt en vervolgens per post of per e-mail worden verstuurd naar je klanten.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Periodieke factuur (via contract) aanmaken en versturen.

De periodieke facturen die worden verstuurd naar je klanten moeten natuurlijk voldoen aan de Nederlandse eisen voor verkoopfacturen.

Voor een uitgebreide beschrijving van deze eisen zie artikel Nederlandse eisen verkoopfactuur.

Contract beëindigen

Op elk moment kan een contract voor een klant worden beëindigd waardoor er door Yuki geen periodieke facturen meer worden klaargezet in de administratie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Contract beëindigen.