Facturen in bulk versturen per e-mail

Wanneer je bij de Verkoopinstellingen hebt ingesteld dat alle verkoopfacturen per e-mail (of waar mogelijk per e-mail) moeten worden verzonden, worden ze automatisch naar je klanten verstuurd als je meerdere facturen tegelijkertijd verwerkt. Dit geldt mits er een e-mailadres beschikbaar is bij je klanten. 

Vervolgens worden de facturen automatisch verwerkt in je administratie binnen Yuki.

Elke klant krijgt een e-mail met de factuur als bijlage in zowel PDF- als XML-formaat.

Standaard verzendmethode wijzigen

Om de ingestelde standaard verzendmethode van je verkoopfacturen te controleren en/of te wijzigen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm in de sectie Verkoop op Verkoopinstellingen
• vind je onder Factuuraflevering in het veld Verzendmethode de ingestelde standaard verzendmethode.

Begeleidende tekst bij e-mail wijzigen

Om de begeleidende tekst die met de e-mail wordt verstuurd te wijzigen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm in de sectie Verkoop op Verkoopinstellingen
• wijzig je onder Factuurlay-outs de standaard factuurlay-out.

TIPS!

• Zorg ervoor dat de inloggegevens (gebrukersnaam of wachtwoord) voor de SMTP server (die e-mail afhandelt) correct zijn. Bij foutieve gegevens verschijnt de melding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".
• Yuki ondersteunt geen twee-staps authenticatie bij e-mailverzending. Wis de mailserver instellingen zodat de Yuki-server de mail kan afhandelen.

Toegang tot te verzenden facturen

Om toegang te krijgen:

• klik je met je muis op het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik je op Facturen
• selecteer je vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen. 

Werklijst Te verzenden facturen

Tips voor efficiëntie

• Voeg de kolommen Verzendwijze en E-mail toe om te controleren of bij alle klanten de verzendwijze 'E-mail' is ingevuld en het e-mailadres correct is.
• Gebruik het selectievakje in de kolomkop Type om standaard 50 te verzenden verkoopfacturen te selecteren.
• Klik vervolgens, indien gewenst, op Alles selecteren (aantal) als meer dan 50 verkoopfacturen moeten worden verzonden.
• Klik op Selectie ongedaan maken om de factuurselectie ongedaan te maken. 
  
  

Facturen in bulk verwerken en verzenden

Doorloop de volgende stappen om facturen in bulk te verwerken en te versturen:

• selecteer alle facturen die je per e-mail wilt versturen naar je klanten.
  
  
  
• klik bovenin het scherm op Verwerken om de verkoopfacturen te verwerken in de administratie en per e-mail te versturen naar je klanten.
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• klik op de knop Verwerken om de verkoopfacturen te verwerken in de administratie en daadwerkelijk te versturen per e-mail.
  
  Tijdens de verwerking van de verkoopfacturen verschijnt de volgende melding in het scherm:
  
  

Na verwerking van facturen

Er wordt door Yuki een e-mail gestuurd naar de gebruiker die de facturen in bulk heeft verwerkt. Daarnaast verschijnt er een mededeling als openstaande vraag in de Postbus. 

De e-mail en de mededeling bevatten beiden een link naar een zogenaamd PDF-verzamelbestand dat alle verstuurde facturen bevat. De naam van het PDF-bestand is 'Verkoopfacturen printbestand [datum] [tijd'].pdf'.

Dit PDF-verzamelbestand wordt ook bewaard op het tabblad (alles) in de ordner Verkoop.

De verwerkte facturen zijn terug te vinden in het overzicht Factuurhistorie, Activiteitenlogboek en Bulkactiviteit. 

De verstuurde e-mail met de verkoopfactuur is te zien door de originele verkoopfactuur te openen en te klikken op Verstuurde e-mails.