Handmatig herinnering of aanmaning (in bulk) versturen per e-mail

Om herinneringen of aanmaningen per e-mail te kunnen versturen moet je eerst de instellingen voor herinneringen controleren en, indien nodig, bijwerken.

Wijzig indien nodig de verzendwijze en/of de standaardopmaak van één van de vier standaard herinneringen: attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling.

Om de instellingen van je herinneringen of aanmaningen te controleren en/of te wijzigen klik je in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Herinnering instellingen, open vervolgens de tabbladen Handmatige herinneringen of Lay-outs. 

TIP!

Controleer bij het versturen van een herinnering of een aanmaning per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".

Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van tweefactorauthenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.

Voordat je de herinnering of aanmaning verstuurt:

• wijzig je, indien gewenst, het herinneringsniveau 
• wijzig en selecteer je, indien gewenst, de juiste herinnering lay-out.

Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Facturen en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm in het dropdownmenu de werklijst Achterstallig.

Selecteer één of meer facturen  waarvoor je een herinnering of aanmaning wilt gaan versturen en klik op Herinneren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer desgewenst een ander herinneringsniveau en klik vervolgens op de knop Versturen.

TIP!

Om voor één factuur handmatig een herinnering of aanmaning te versturen, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur en klik je op de knop Herinneren.

De verstuurde herinnering(en) of aanmaning(en) vind je terug bij de verstuurde facturen in de werklijst 'Achterstallig'.
Bij de desbetreffende facturen wordt nu in de kolom Niveau, Herinnering verstuurd en Datum laatste herinnering respectievelijk het niveau van de verstuurde herinnering, de herinnering lay-out van de verstuurde herinnering en de datum waarop de laatste herinnering is verstuurd getoond.

Alle verstuurde herinneringen voor een specifieke factuur vind je terug door de originele verkoopfactuur te openen en vervolgens te klikken op Factuur herinneringen. 

LET OP!

In het geval de herinneringen of aanmaningen niet verstuurd kunnen worden, verschijnen één of meer van de volgende berichten:

• Verkoopfactuur is een creditfactuur
• Klant heeft geen e-mailadres
• E-mailadres klant niet gevalideerd.

Herinneringsniveau wijzigen

Voordat je de herinnering(en) of aanmaning(en) verstuurt is het nog mogelijk om het herinneringsniveau te wijzigen.

Voor te versturen herinneringen zijn er vier verschillende herinneringsniveaus beschikbaar: 

• attendering (1)
• herinnering (2)
• aanmaning (3)
• ingebrekestelling (4).

Selecteer vervolgens het juiste herinneringsniveau en klik op de knop Versturen.

LET OP!

De instellingen voor de herinnering of de aanmaning worden hierdoor niet gewijzigd.

Herinnering lay-out selecteren

Controleer altijd even de instellingen van de herinnering(en) door te klikken op Bekijk herinnering instellingen voordat je deze (in bulk) verstuurd.

Wijzig op het nu geopende tabblad Handmatige herinneringen indien nodig de verzendwijze en/of open het tabblad Lay-outs en wijzig de standaardopmaak van één van de vier standaard herinneringen: attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling.