REST API Loket koppeling instellen

Loket.nl is geïntegreerd met Yuki. Door de koppeling met Loket is het mogelijk de salarisstroken, journaalposten en loonaangiften automatisch vanuit Loket op te halen en deze vervolgens automatisch in Yuki te importeren.

Via de Loket koppeling kunnen alleen salarisstroken en journaalposten voor de huidige maand automatisch worden opgehaald.  Voor de loonaangiften geldt dat Yuki loonaangiften automatisch kan ophalen van de vorige en de huidige maand.

LET OP!

Een geactiveerde Loket koppeling voor een domein is te gebruiken voor alle administraties in dat domein.

Dit betekent dat alle administraties in Yuki een actief salarisadministratie contract krijgen.

Om de REST API Loket koppeling met Yuki te realiseren moeten de volgende stappen worden doorlopen:

1. Standaard gebruiker in Loket.nl aanmaken
2. REST API Loket koppeling in portaal instellen
3. Contract van domein aanpassen
4. REST API Loket koppeling in domein en administratie instellen.

Stap 1: Standaard gebruiker in Loket.nl aanmaken

Om de koppeling te realiseren moet er in Loket.nl een standaard gebruiker speciaal voor de koppeling aangemaakt worden. 

Let bij het aanmaken van deze gebruiker op de volgende zaken:

• De gebruiker moet een nieuwe standaard Loket.nl gebruiker zijn (nadrukkelijk geen webservice gebruiker) die speciaal wordt aangemaakt voor de koppeling en nergens anders voor wordt gebruikt.
• De gebruiker moet actief zijn (niet geblokkeerd).
• De gebruiker moet toegang hebben tot de werkgever. Dit kan door middel van teams of door de gebruiker direct bij de werkgever aan te maken.
• De gebruiker moet de juiste rechten hebben, individueel of via het team:
  • Raadplegen dienstverbanden
  • 940 journaliseren
  • Exporteren journaalrun
  • Raadplegen loonaangifte
  • Raadplegen loonoutput.

Voor meer informatie zie ook handleiding Handleiding REST API koppeling van Loket.nl. Mocht je vragen hebben over het aanmaken van gebruikers in Loket.nl dan kan je deze stellen aan Loket.nl.

Stap 2: REST API Loket koppeling in portaal instellen

Om Loket met Yuki te koppelen moeten er in het portaal twee zaken worden ingesteld:

• Autorisatie door Loket 
  Hiervoor log je via het portaal in met de inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van je Loket.nl account.
• Automatische import van salarisdocumenten instellen
  Geef aan of salarisdocumenten wel of niet automatisch moeten worden opgehaald. Zo ja, geef aan welke salarisdocumenten en wanneer deze moeten worden opgehaald. 

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice' kan de REST API Loket koppeling in het portaal instellen.

Autorisatie door Loket

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Salariskoppeling Loket.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verbind met Loket om de REST API Loket koppeling in te stellen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voer de inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van je Loket Classic account in en klik vervolgens op de knop Login.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Toestaan.

Wanneer de Loket koppeling correct tot stand is gekomen verschijnt er een groen vinkje achter Loket geautoriseerd.

Automatische import van salarisdocumenten instellen

Yuki kan salarisstroken, journaalposten en loonaangiften automatisch vanuit Loket ophalen. 

Het automatisch ophalen van salarisdocumenten vanuit Loket kan worden ingeschakeld door de optie Salarisdocumenten automatisch importeren te selecteren.

LET OP!

Alle instellingen die je hier vastlegt voor het automatisch importeren van salarisdocumenten gelden voor alle door jou beheerde domeinen en administraties met een actief salarisadministratie contract.

Vervolgens leg je de instellingen van de automatische import van de salarisdocumenten vast:

• Salarisstroken wel of niet automatisch importeren
• Journaalposten wel of niet automatisch importeren
• Loonaangifte wel of niet automatisch importeren
• Eerste dag van huidige maand vanaf wanneer salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden
• Laatste dag van de huidige maand waarop salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden.

TIP!

Yuki adviseert om tenminste zeven dagen te laten tussen de optie 'Eerste dag van huidige maand vanaf wanneer salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden' en de optie 'Laatste dag van de huidige maand waarop salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden'. 

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Stap 3: Contract van domein aanpassen

In een domein met het prijsmodel bundle pricing moet de accountant (gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder') in het backoffice portaal vervolgens voor het desbetreffende domein het feature 'Salariskoppeling met Loket' activeren.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Accountant features beheren.

Stap 4: REST API Loket koppeling in domein en administratie instellen

Om Loket met Yuki te koppelen moeten er in het domein drie zaken worden geregeld/ingesteld:

• Clientnummer en loonheffingennummer invoeren
• Autorisatie door Loket 
• Automatische import van salarisdocumenten instellen
  Geef aan of salarisdocumenten wel of niet automatisch moeten worden opgehaald. Zo ja, welke salarisdocumenten en wanneer moeten deze worden opgehaald.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of een 'Backoffice' rol in het domein kan de REST API Loket koppeling in het domein en de administratie instellen en vervolgens gebruiken..

Clientnummer en loonheffingennummer invoeren

Om het clientnummer en het loonheffingennummer in het domein in te stellen open je het desbetreffende domein en klik je vervolgens in het Dashboard op het icoon Mijn domein.

In het nu geopende scherm klik je op de naam van de administratie die moet worden gekoppeld aan Loket.

Open in het nu geopende scherm het tabblad Administratie en klik vervolgens op de knop Bewerken.

Voer in het veld Relatiecode in Yuki het clientnummer van je Loket.nl account in. Klik op de knop Bewaren. 

Het clientnummer kan alleen in de Classic versie van Loket worden gevonden.

Om de Classic versie van Loket te openen, klik je in Loket op de menu-optie 'Ga naar Loket.nl Classic'.

Op het tabblad 'Adm' vind je het Clientnummer van je Loket.nl account.

Open vervolgens het tabblad Belastingen.

Voer in het veld Loonheffingennummer het loonheffingennummer in. Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Autorisatie door Loket

Beweeg met je muis boven het icoon Personeel in de navigatiebalk en klik vervolgens in het nu geopende scherm op Loket Rest service (Loket service is de oude Loket koppeling).

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of een 'Backoffice' rol in het domein kan de Loket koppeling in het domein gebruiken.

Klik in het nu geopende scherm op de knop Instellingen (icoon tandwieltje). Het volgende scherm wordt geopend:

Wanneer de administratie dezelfde toegangscode als het portaal moet gebruiken, selecteer je de optie Gebruik de in het portaal ingestelde toegangscodes.

Wanneer de administratie aan een andere Loket.nl omgeving moet worden gekoppeld, schakel je deze optie NIET in.

Klik vervolgens op de knop Log in met je Loket.nl account. Het volgende scherm wordt geopend:

Voer de inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van je Loket.nl account in en klik vervolgens op de knop Login.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Toestaan.

Wanneer de Loket koppeling correct tot stand is gekomen verschijnt er een groen vinkje achter Loket geautoriseerd.

Automatische import van salarisdocumenten instellen

Yuki kan salarisstroken, journaalposten en loonaangiften automatisch vanuit Loket ophalen. 

Het automatisch ophalen van salarisdocumenten vanuit Loket kan worden ingeschakeld door de optie Salarisdocumenten automatisch importeren te selecteren.

LET OP!

Wil je in de administratie dezelfde importinstellingen gebruiken als die van het portaal dan selecteer je de optie Gebruik de importinstellingen van het portaal.

Vervolgens leg je voor de administratie de instellingen van de automatische import van de salarisdocumenten vast:

• Salarisstroken wel of niet automatisch importeren
• Journaalposten wel of niet automatisch importeren
• Loonaangifte wel of niet automatisch importeren
• Eerste dag van huidige maand vanaf wanneer salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden
• Laatste dag van de huidige maand waarop salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden.

TIP!

Yuki adviseert om tenminste zeven dagen te laten tussen de optie 'Eerste dag van huidige maand vanaf wanneer salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden' en de optie 'Laatste dag van de huidige maand waarop salarisdocumenten automatisch geïmporteerd worden'.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.