Boekjaar afsluiten

Gewijzigd op Wed, 20 Sep 2023 om 11:32 AM

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice controller' of 'Backoffice controller' van het domein kan een boekjaar afsluiten.

Alvorens er gestart kan worden met het jaarwerk moeten er een aantal stappen worden doorlopen:

Volledigheid administratie(s) controleren
Maandcontrole
Volledigheid btw-aangiften en aanslagen loonheffing controleren
Administratie per balansdatum blokkeren
Indeling proef- en saldibalans
Proef- en saldibalans controleren
Vaste activa
Grootboekkaart en nabewerkingsfuncties (factuurbewerkingen)
Balansposten per balansdatum specificeren
Eindejaarsafsluiting van btw
Grootboekrekeningen privé
Winstbestemming
Commerciële cijfers naar fiscale cijfers aansluiten
Markeringen controleren
Administratie per balansdatum afsluiten
Naar rapportageprogramma exporteren.

1. Volledigheid administratie(s) controleren

Er moet worden gecontroleerd of de administratie in Yuki volledig aanwezig is.

Met behulp van de portaaltegel Workflow of het kerngetal Workflow wordt in het portaal een lijst geopend met de domeinen waarin documenten, banktransacties en vragen staan die nog afgehandeld moeten worden.

Open het domein waarvan je wilt controleren of gegevens van de administratie(s) volledig aanwezig zijn door te klikken op > voor de naam van het domein.

Het volgende scherm wordt geopend:

De klant moet worden gewezen op de bovenstaande aandachtspunten en worden verzocht om de administratie volledig te maken door:

Het aanleveren van ontbrekende banktransacties en in- en verkoopfacturen
Het geven van een toelichting op de 'Vraagposten'
Acties in verband met niet verwerkte documenten.

2. Maandcontrole

Elke maand moet de administratie worden gecontroleerd op de volgende zaken:

Inconsistenties
Bank
Volledigheid van de bank
Tussenrekeningen
Volledigheid van de inkoop
Volledigheid van de verkoop
Volledigheid van de vraagposten
Debiteuren
Crediteuren
Belastingdienst
Te betalen salarissen
Loonheffingen
RC personeel
RC administraties
Duplicaat facturen
Relaties
Verwerkte transacties.

Eem gebruiker met de rol 'Portaal backoffice controller' of 'Backoffice controller' van het domein kan deze controle uitvoeren vanuit de Checklist van de portaal backoffice:

3. Volledigheid btw-aangiften en aanslagen loonheffing controleren

Er moet worden gecontroleerd of alle btw-aangiften en aangiften loonheffing in de administratie aanwezig zijn. Alle btw-aangiften moeten de status 'Historisch' of 'Afgesloten' hebben.

De suppletie mag de status 'Concept' hebben echter voor het afsluiten van het boekjaar dient ook de suppletie 'historisch' verwerkt te worden of te worden verstuurd naar de belastingdienst.

Om alle btw-aangiften en aangiften loonheffing te controleren beweeg je met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik je vervolgens op Btw-aangifte of Loonheffing.

4. Administratie per balansdatum blokkeren

Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Proef- en saldibalans.

Selecteer in de kalender het desbetreffende boekjaar.

In de grijze balk staat Controle status. Daarnaast staat een hangslot dat op Open staat. Door te klikken op het Hangslot wordt het gesloten en staat er vervolgens 'Geblokkeerd'.

LET OP!

Een gebruiker met de rol 'Externe accountant' kan de administratie niet vanuit de proef- en saldibalans blokkeren maar vanuit de instellingen van het domein.

Klik op het icoon Instellingen in de navigatiebalk en vervolgens in het nu geopende scherm onder de kop Domein op Blokkeren.

De administratie is nu geblokkeerd voor wijzigingen van alle gebruikers zonder de rol van 'Portaal backoffice controller', 'Backoffice controller' in het domein of de rol 'Externe accountant'.

Nadat het afsluiten van het boekjaar is afgerond kan het boekjaar in Yuki worden afgesloten zodat geen enkele gebruiker nog wijzigingen kan toepassen in het afgesloten boekjaar.

5. Indeling proef- en saldibalans

De proef- en saldibalans is als volgt ingedeeld:

Beginbalans: opening D en opening C
Transacties: debet en credit
Eindbalans: saldo D en saldo C.

Per regel wordt een grootboekrekening getoond. Achter elke regel staan vier iconen waarmee je de status van de grootboekrekening kunt bijhouden.

Je kunt in het dropdownmenu kiezen tussen een commerciële weergave en een fiscale weergave. Daarnaast kun je ook grootboekrekeningen met een Nihil saldo laten tonen of verbergen door te klikken op de knop Toon ook rekeningen met bedrag van €0,00.

6. Proef- en saldibalans controleren

Je kunt nu starten met het corrigeren en afronden van de proef- en saldibalans.

Door op een Grootboekrekening te klikken wordt de grootboekrekening geopend. In de grootboekrekening kun je doorklikken naar de boekingen van de in- en verkoopfacturen, banktransacties en memoriaalboekingen. Je kunt de boekingen controleren en desgewenst corrigeren.

Openstaande posten beoordelen

De openstaande posten op grootboekrekeningen 'Crediteuren' en 'Debiteuren' moeten worden beoordeeld. Dit betekent o.a. ook dat openstaande facturen in vreemde valuta moeten worden geherwaardeerd.

TIP!

Alle vreemde valuta bankrekeningen moeten ook worden geherwaardeerd.

Klik op de knop Openstaande posten. Het volgende scherm wordt geopend:

Status van grootboekrekeningen bijhouden

Per regel kun je de status van de grootboekrekening bijhouden door het maken van aantekeningen, het koppelen van documenten uit het archief en door het akkoord markeren van de grootboekrekening.

Je kunt gebruik maken van de volgende vier iconen:

Wolk: voor het maken van aantekeningen (in een apart scherm) bij de grootboekkaart.
Document: voor het koppelen van documenten/bijlagen uit het archief aan de grootboekkaart. Denk hierbij aan documenten over een lening of de activastaat.
Vierkant: voor het akkoord of als gecontroleerd markeren van een grootboekkaart.
Klok: voor het bekijken van de historie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Functie 'Controle proef- en saldibalans.

Na een akkoord markering van de grootboekrekening verschijnt er een groen vinkje in het vierkant. Wanneer er achter een grootboekregel een rood kruis verschijnt dan zijn er correcties gemaakt nadat een grootboekrekening voor akkoord is gemarkeerd.

TIP!

Door de muis boven het vierkant te houden verschijnt de controle status van het 'akkoord' markeren.

De grootboekrekeningen btw (18...) en privé (05...) worden pas afgehandeld als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

Alle andere posten in de proef- en saldibalans zijn gemarkeerd als gereed
De suppletie omzetbelasting is op de status 'Historisch' gezet of verstuurd naar de Belastingdienst.

7. Vaste activa

Deze vaste activastaat is niet geschikt voor fiscale toepassingen zoals herinvesteringsreserve en willekeurige afschrijvingen. Daarnaast zijn de presentatiemogelijkheden beperkt. De activastaat kun je vinden door:

met je muis te bewegen boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en vervolgens te klikken op Activa
vanuit bijvoorbeeld de proef- en saldibalans te klikken op > voor de desbetreffende investeringsrekening.

8. Grootboekrekening en nabewerkingsfuncties (factuurbewerkingen)

Vanuit de grootboekrekening kun je deze nabewerken en/of wijzigen. Je kunt hierbij o.a. gebruik maken van de volgende opties:

Overloopposten boeken
Over periodes spreiden
Grootboekrekening wijzigen
Btw-code wijzigen.

Deze opties kun je gebruiken door rechts van elke regel in de grootboekkaart te klikken op het potloodje.

TIP!

In een geopende in- of verkoopfactuur kun je ook een factuurbewerking uitvoeren door te klikken op de knop Factuurbewerkingen.

9. Specificatie balansposten per balansdatum

In de module Boekhouding zijn de o.a. volgende onderdelen aanwezig:

Bezittingen en schulden'
Debiteuren
Crediteuren
RC Personeel.

Bezittingen en schulden

In het onderdeel Bezittingen en schulden kan er van elke grootboekrekening een specificatie per balansdatum worden opgehaald zoals bijvoorbeeld van:

13200 Nog te factureren
13300 Nog te ontvangen goederen en diensten
16100 Nog te ontvangen facturen
16150 Nog te leveren goederen en diensten.

Bovenin je scherm kan je de balansdatum ingeven. Vervolgens is het mogelijk om de Online versie te wijzigen in een versie die kan worden afgedrukt als een PDF document nl. Afdrukbare versie of Print versie (uitgebreid).

Debiteuren, Crediteuren en RC Personeel

Na het openen van Debiteuren, Crediteuren en RC Personeel is het mogelijk om per balansdatum specificaties van de balanssaldi op te halen. De saldi worden hier gepresenteerd per leverancier/factuur. De saldi van deze specificaties sluiten aan met de saldi in de proef- en saldibalans.

Bovenin in je scherm kan je de balansdatum ingeven. Vervolgens is het mogelijk om de Online versie te wijzigen in een versie die kan worden afgedrukt als een PDF document nl. Afdrukbare versie of Print versie (uitgebreid).

10. Eindejaarsafsluiting van btw

Hiervoor doorloop je een aantal stappen:

Alle btw-aangiften afsluiten (op 'Historisch' zetten of versturen naar de Belastingdienst)
De administratie blokkeren
Grootboekrekeningen btw op nul zetten
De administratie, indien gewenst afsluiten.

LET OP!

Een administratie kan ook worden afgesloten terwijl er in de desbetreffende administratie nog suppleties met de status 'Klaar om te versturen' of 'Verstuurd' (waarvan bevestiging door Belastingdienst nog niet is ontvangen) aanwezig zijn.

Alle btw-aangiften afsluiten

Alle posten in de proef- en saldibalans behalve de grootboekrekeningen btw (18...) en privé (05...) zijn gereed gemarkeerd.

Nu kan je de suppletie aangifte controleren en op Afgesloten (Historisch) zetten of versturen naar de Belastingdienst:

Open de suppletie aangifte
Klik op de knop Kleine ondernemersregeling (alleen zichtbaar bij persoonlijke ondernemingsvormen).
De KOR wordt nu berekend en indien van toepassing automatisch verwerkt in de proef- en saldibalans.
Klik nu op de knop Historisch of Versturen.

De suppletie aangifte is nu afgesloten.

De banktransactie van de betaling of incasso kan worden gematcht met de suppletie aangifte.

Grootboekrekeningen btw op nul zetten

Nu moeten de saldi van de grootboekrekeningen btw (18...) worden overgeboekt naar grootboekrekening '18990 Overboekingsrekening btw-aangiftes'. Dit kan niet via een (reguliere) memoriaalboeking want dan wordt er een nieuwe suppletie aangifte aangemaakt.

Je doorloopt voor elke grootboekrekening btw de volgende stappen:

Ga naar de Proef- en saldibalans
Open de grootboekrekening '18000 Btw over leveringen/diensten belast met hoog tarief'.
Klik op de knop [0] Saldo op 0 boeken (deze functie is enkel zichtbaar indien het boekjaar is geblokkeerd).

Nu wordt het saldo per balansdatum in een zogenaamde 'eindejaarscorrectie' overgeboekt naar grootboekrekening '18990 Overboekingsrekening btw-aangiftes'. Een synoniem voor eindejaarscorrectie is 'periode 13'. Deze boeking verschijnt niet in de proef- en saldibalans van het onderhavige boekjaar. Deze boeking wordt direct verwerkt in de beginbalans van het nieuwe boekjaar.

Controleer nu of in de proef- en saldibalans van het nieuwe boekjaar of alle grootboekrekeningen btw (18...) glad weglopen.

Het saldo van grootboekrekening '18990 Overboekingsrekening btw-aangiftes' per balansdatum moet aansluiten met de openstaande aangiften omzetbelasting per balansdatum.

11. Grootboekrekeningen privé

De grootboekrekeningen privé (05...)' moeten nu worden overgeboekt naar grootboekrekening '05000 Kapitaal'.

Klik voor elke grootboekrekening privé op de knop [0] Saldo op 0 boeken (deze functie is enkel zichtbaar indien het boekjaar is geblokkeerd).

12. Winstbestemming

Nadat een boekjaar is geblokkeerd, boekt Yuki automatisch het resultaat naar de balansrekening '09000 onverdeeld resultaat voorgaande boekjaren'. De winstbestemming kun je vervolgens overboeken via een speciaal type memoriaal nl. de eindejaarscorrectie. Via een eindejaarscorrectie kun je het onverdeeld resultaat bijvoorbeeld afboeken naar de algemene reserve of het kapitaal.

Beweeg met je muis, indien nodig, boven het icoon Backoffice of Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Memoriaal. Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Eindejaarscorrectie om de eindejaarscorrectie te boeken.

TIP!

Afhankelijk van het rapportageprogramma dat wordt gebruikt, kan de winstbestemming ook via een gewone memoriaalboeking in het oude jaar worden overgeboekt.

13. Commerciële cijfers naar fiscale cijfers aansluiten

Via een fiscale correctie kan je de aansluiting maken van een commerciële naar een fiscale balans en een fiscale winst- en verliesrekening.

Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Memoriaal
Klik op de knop Fiscale correctie.

Maak vervolgens de boeking voor de fiscale correctie.

In de proef- en saldibalans kan er nu worden gekozen voor een commerciële of een fiscale weergave. De overzichten 'Bezittingen en schulden' en 'Omzet en kosten' wijzigen automatisch mee.

14. Markeringen controleren

Controleer nu of alle grootboekrekeningen in de proef- en saldibalans voor akkoord zijn gemarkeerd (groen vinkje).

Wanneer achter een grootboekregel een rood kruis verschijnt dan zijn er correcties uitgevoerd nadat een grootboekrekening voor akkoord is gemarkeerd:

Houd de muis op het vierkant waardoor de controle status van het gereed markeren verschijnt
Controleer de wijziging
Verwijder de markering
Na akkoord kun je weer opnieuw markeren.

15. Administratie per balansdatum afsluiten

Nadat het afsluiten van het boekjaar is afgerond kan het boekjaar worden afgesloten zodat geen enkele gebruiker wijzigingen meer kan aanbrengen.

Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Proef- en saldibalans.

Selecteer in de kalender het desbetreffende boekjaar. In de grijze balk staat Controle status. Daarnaast staat een Hangslot dat op Geblokkeerd staat. Door te klikken op het Hangslot verschijnt nu de melding Afgesloten.

De administratie is nu ook geblokkeerd voor wijzigingen van alle gebruikers met de rol 'Portaal backoffice controller', 'Backoffice controller' in het domein of 'Externe accountant'.

16. Naar rapportageprogramma exporteren

Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en selecteer vervolgens Exporteren om de proef- en saldibalans naar je rapportageprogramma te exporteren.