Functie 'Controle proef- en saldibalans' (Beta)

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice controller' of 'Backoffice controller' in het domein of de rol 'Externe accountant' kan vanuit de Proef- en saldibalans alle (gebruikte) grootboekrekeningen stuk voor stuk controleren. 

Deze 'Controle status' wordt alleen zichtbaar indien er één administratie is gekozen en niet het huidige boekjaar. De controle kolom wordt daarnaast alleen getoond als een administratie is geblokkeerd.

TIP!

Een administratie kan alleen worden geblokkeerd wanneer alle btw-aangiften en aangiften loonheffing in de administratie aanwezig zijn. Alle btw-aangiften moeten de status 'Historisch' of 'Afgesloten' (verstuurd naar en bevestigd door de Belastingdienst) hebben. De suppletie mag nog de status 'Concept' hebben.

Een administratie kan echter alleen worden afgesloten indien ook de suppletie de status 'Historisch' of 'Afgesloten' heeft. 

De controle bestaat uit de volgende stappen:

• Administratie blokkeren
• Grootboekrekeningen controleren:
  • Opmerkingen toevoegen (indien nodig)
  • Documenten bijvoegen (indien nodig)
  • Markeren als gecontroleerd
  • Historie bekijken.
• Administratie afsluiten.

Administratie blokkeren

Om grootboekrekeningen van een boekjaar of een bepaalde periode te controleren zal een administratie geblokkeerd moeten worden. 

Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Proef- en saldibalans.

Selecteer in de kalender het desbetreffende boekjaar (of een andere periode). Klik vervolgens op de knop Blokkeer of sluit administratie af.

Selecteer in het nu geopende scherm in de sectie Blokkeren de laatste dag van de periode die je wilt gaan controleren, tot en met deze datum zal de administratie dus worden geblokkeerd.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Zodra een administratie is geblokkeerd verschijnt er bovenin het scherm een blauwe balk met de datum tot en met waarop de administratie is geblokkeerd. 

Door te klikken op de link Bewerken in de blauwe balk kan de controle status altijd worden gewijzigd.

LET OP!

• Op het moment dat je een boekjaar wilt blokkeren van een administratie die dient als een Fiscale eenheid moeten alle btw-aangiften van alle administraties die onderdeel zijn van de Fiscale eenheid de status 'Historisch' of 'Afgesloten' hebben.
• Een gebruiker met de rol 'Externe accountant' kan de administratie niet vanuit de proef- en saldibalans blokkeren maar vanuit de instellingen van het domein.
  Klik op het icoon Instellingen in de navigatiebalk en vervolgens in het nu geopende scherm onder de kop Domein op Blokkeren en afsluiten. 

De administratie is nu geblokkeerd voor wijzigingen van alle gebruikers zonder de rol van 'Portaal backoffice controller', 'Backoffice controller' in het domein of de rol 'Externe accountant'.

Nadat het afsluiten van het boekjaar is afgerond kan het boekjaar in Yuki worden afgesloten zodat geen enkele gebruiker nog wijzigingen kan toepassen in het afgesloten boekjaar.

Grootboekrekeningen controleren

Zodra een administratie is geblokkeerd, verschijnt de kolom Controle saldo in het scherm. In deze kolom kun je de status van de grootboekrekening bijhouden.

Om de grootboekrekening te gaan beoordelen, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende grootboekrekening en klik je vervolgens op de knop Controleer.

Het volgende scherm wordt geopend:

Opmerkingen toevoegen 

In het veld Opmerking voeg je, indien nodig, een opmerking toe over de grootboekrekening. 

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Achter de desbetreffende grootboekrekening wordt in de kolom Saldo controle een tekstballon icoontje toegevoegd.

Wanneer je met de muisaanwijzer boven dit tekstballon icoontje staat verschijnt de ingevoerde opmerking.

Documenten bijvoegen

Hier kunnen bijvoorbeeld documenten over een lening of activastaat worden bijgevoegd.

Om documenten als bijlage toe te voegen aan een grootboekrekening klik je op de knop Voeg bij vanuit archief.

Selecteer in het nu geopende scherm een of meer documenten uit het archief van je administratie die moeten worden bijgevoegd en klik vervolgens op de knop Bijvoegen. 

TIP!

De documenten in dit scherm kunnen worden gefilterd op Folder, Document type, periode of administratie.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Achter de desbetreffende grootboekrekening wordt in de kolom Saldo controle een document icoontje toegevoegd.

Wanneer je met de muisaanwijzer boven dit document icoontje staat verschijnt het aantal documenten dat is bijgevoegd aan de grootboekrekening.

Markeren als gecontroleerd

Om een grootboekrekening na de beoordeling te markeren als gecontroleerd, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende grootboekrekening en klik je op de knop Markeer als gecontroleerd.

Achter de desbetreffende grootboekrekening wordt in de kolom Saldo controle een groen vinkje toegevoegd.

Wanneer je met de muisaanwijzer boven dit groene vinkje staat verschijnt er een pop-up met de naam van de gebruiker die de grootboekrekening heeft gemarkeerd als gecontroleerd, de datum en tijd van deze controle en het saldo van de grootboekrekening.

LET OP!

Een markering als gecontroleerd kan altijd worden verwijderd door met je muis boven boven de regel van de desbetreffende grootboekrekening te bewegen. Klik vervolgens op de knop Controleer.

In het nu geopende scherm verwijder je het vinkje in het aankruisvakje Gecontroleerd.

Historie bekijken

Klik op het tabblad Vorige periodes om de historie te bekijken van opmerkingen die eerder zijn toegevoegd. 

Ook opmerkingen van voorgaande jaren zullen worden getoond.

Administratie afsluiten

Zodra alle grootboekrekeningen zijn gecontroleerd, kan de administratie worden afgesloten. 

Klik op de link Bewerken in de blauwe balk bovenin het scherm.

Selecteer in het nu geopende scherm in de sectie Afsluiten de laatste dag van de periode die je hebt gecontroleerd, tot en met deze datum zal de administratie dus worden afgesloten.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Zodra een administratie is afgesloten verschijnt er bovenin het scherm een blauwe balk met de datum tot en met waarop de administratie is afgesloten.

Geen enkele gebruiker kan nog wijzigingen aanbrengen in het afgesloten boekjaar van de administratie.