Functie 'Controle proef- en saldibalans'

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice controller' of 'Backoffice controller' van het domein kan vanuit de Proef- en saldibalans alle (gebruikte) grootboekrekeningen stuk voor stuk controleren. 

Deze 'Controle status' wordt alleen zichtbaar indien er één administratie is gekozen en niet het huidige boekjaar. De controle kolommen worden daarnaast alleen getoond als een administratie is geblokkeerd.

TIP!

Een administratie kan alleen worden geblokkeerd wanneer alle btw-aangiften en aangiften loonheffing in de administratie aanwezig zijn. Alle btw-aangiften moeten de status 'Historisch' of 'Afgesloten' (verstuurd naar en bevestigd door de Belastingdienst) hebben. De suppletie mag nog de status 'Concept' hebben.

Een administratie kan echter alleen worden afgesloten indien ook de suppletie de status 'Historisch' of 'Afgesloten' heeft. 

De controle bestaat uit de volgende stappen:

• Administratie blokkeren
• Grootboekrekeningen controleren:
  • Opmerkingen toevoegen / markeren als gecontroleerd
  • Bijlagen koppelen
  • Controle status
  • Historie bekijken.
• Administratie afsluiten.

Administratie blokkeren

Om grootboekrekeningen te controleren zal een administratie geblokkeerd moeten worden. Kies daarvoor het boekjaar (of een andere periode) dat gecontroleerd moet worden met behulp van de datumselectie. Er verschijnt een knop met een slot om de boekhouding te blokkeren. Klik hierop om de administratie te blokkeren. Het geselecteerde boekjaar wordt geblokkeerd.

Grootboekrekeningen controleren

Zodra een administratie is geblokkeerd, verschijnen er vier extra kolommen achter elke grootboekrekening:

Opmerkingen toevoegen / markeren als gecontroleerd

Klik op het tekstballon icoontje om in een apart scherm een opmerking toe te voegen. Ook kan de grootboekrekening als gecontroleerd gemarkeerd worden.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voeg in dit scherm een opmerking toe en klik op de knop Markeer als gecontroleerd. Het volgende scherm wordt geopend:

Door te klikken op de knop Verwijder controle markering kan de opmerking altijd nog worden verwijderd.

Achter de gecontroleerde grootboekrekening worden de desbetreffende kolommen nu aangepast.

Bijlagen koppelen

Klik op het document icoontje om bijlage(n) te koppelen worden aan een grootboekrekening. Hier kunnen bijvoorbeeld documenten over een lening of Activastaat gekoppeld worden.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Koppelen en selecteer in het archief van je administratie het document dat je als bijlage wilt koppelen. 

Het document icoontje is oranje wanneer er één of meer bijlagen zijn gekoppeld aan de grootboekrekening.

Controle status

In de derde kolom wordt zichtbaar of een grootboekrekening als gecontroleerd is gemarkeerd. 

Wanneer je met de muisaanwijzer boven deze kolom staat verschijnt er een pop-up met de naam van de gebruiker die de grootboekrekening heeft gemarkeerd als gecontroleerd, de datum en tijd van deze controle en het saldo van de grootboekrekening.

Historie bekijken

Klik op het klok icoontje om de historie te bekijken van opmerkingen die eerder zijn toegevoegd. 

 Het volgende scherm wordt geopend:

Ook opmerkingen van voorgaande jaren zullen worden getoond.

Administratie afsluiten

Zodra alle grootboekrekeningen zijn gecontroleerd, kan de administratie worden afgesloten. Dit doe je door nogmaals op het slotje te klikken.

Geen enkele gebruiker kan nog wijzigingen aanbrengen in het afgesloten boekjaar van de administratie.