Rechten per gebruikersrol

Rollen worden in Yuki gebruikt om rechten te regelen. Door iemand een rol toe te kennen, kun je iemand extra rechten geven. Elke gebruiker heeft bepaalde basisrechten. De rechten kunnen worden bekeken en gewijzigd in 'Mijn domein'. 

Het toevoegen van één of meer extra gebruikers aan een domein (extra kosten per toegevoegde gebruiker per maand) is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Alleen de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Directie' kan één of meer rollen toekennen aan de extra gebruikers in het domein.

'Mijn domein' kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden geopend:

• Klik boven de navigatiebalk op het icoon Wissel domein en vervolgens op Mijn domein
• Klik linksboven in het scherm op de naam van het domein en vervolgens op de tegel Mijn domein
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Start en vervolgens op de tegel Mijn domein
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Mijn domein.

Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm kunnen gebruikers worden verwijderd door op het rode kruisje achter de naam te klikken. Door de Rechtenmatrix te openen, zie je welke gebruiker tot welke administratie toegang heeft.

Basisrechten van elke gebruiker

Ook gebruikers zonder rollen hebben rechten in Yuki. Je hoeft dus niet per se iemand een rol toe te kennen. Elke gebruiker heeft in Yuki de volgende rechten: 

• Scannen, uploaden of mailen van documenten.
• Vragen stellen aan Yuki
• Documenten bekijken met het beveiligingsniveau 'alle gebruikers'
• Nieuwe documenten aanmaken
• Projecten bekijken en nieuwe projecten aanmaken
• Adressen bekijken, aanmaken en wijzigen
• Eigen e-mailbox beheren
• Agenda bekijken en nieuwe afspraken maken
• Taken bekijken en aanmaken
• Eigen uren registreren door werknemer.

TIP!

Een speciale rol is 'Kijkgebruiker'. In die rol kun je nooit iets uploaden/scannen, wijzigen of aanmaken. 

Extra rechten per rol

Yuki kent momenteel de volgende rollen:

• Kijkgebruiker
• Verkoop
• Inkoop
• Financiële administratie
• Externe accountant
• HRM
• Directie
• Security manager
• Procuratie
• Speciale rollen voor de Yuki backoffice (zie artikel Backoffice rollen toekennen of wijzigen).

Hieronder worden per rol de extra rechten beschreven.

Speciale rol Kijkgebruiker (alleen in combinatie met een andere rol)

Een gebruiker met deze rol kan in een domein uitsluitend gegevens inzien. Het aanmaken, wijzigen of uploaden van documenten is met deze rol niet mogelijk. De rol 'Kijkgebruiker' moet met één van de andere rollen gecombineerd worden. Wil je bijvoorbeeld iemand alle financiële gegevens laten inzien zonder deze te kunnen wijzigen dan geef je deze persoon zowel de rol 'Financiële administratie' als de rol 'Kijkgebruiker'.

Extra rechten Verkoop

• Verkoopfacturen aanmaken en versturen
• Verkoop- en omzetlijsten bekijken
• Verkoopinformatie per klant bekijken
• Openstaande facturen per klant bekijken.

Extra rechten Inkoop

• Inkooplijst bekijken
• Inkoopfacturen en declaraties bekijken
• Saldilijst leveranciers bekijken.

Extra rechten Financiële administratie

Iemand met de rol 'Financiële administratie' heeft alle rechten van de rol 'Verkoop' plus de volgende rechten:

• Aandachtspunten in administratie bekijken en afhandelen (Postbus)
• Financiële monitor bekijken
• Bankafschriften bekijken
• Winst- en verliesrekening bekijken
• Balans bekijken
• Doorzoomen naar grootboekkaarten
• Alle documenten bekijken in de archiefmappen 'Verkoop', 'Inkoop', 'Bank', 'Personeel', 'Belasting' en 'Overig financieel'. In de map personeel alleen de financiële documenten
• Factuurbewerkingen doen vanaf het document (zie artikel Factuurbewerkingen)
• Bladeren tussen grootboekkaarten (vorige en volgende)
• Acties vanuit de grootboekkaart uitvoeren
• Acties vanuit debiteuren- en crediteurenkaart uitvoeren (matchen, afboeken, betaalwijze veranderen etc.)
• Acties vanuit een banktransactie uitvoeren (matchen, boeken en splitsen).

Extra rechten Externe accountant

Een 'Externe accountant' heeft de rechten van iemand met de rol 'Financiële administratie'. Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra overzichten en functies:

• Aandachtspunten in administratie bekijken en afhandelen (Postbus)
• Journaalposten bekijken
• Memoriaalboekingen aanmaken
• Openstaande posten matchen
• Vanuit grootboekkaart bewerkingen uitvoeren (zoals kosten spreiden, grootboekrekening wijzigen, btw-code wijzigen etc.) (zie artikel Nabewerkingsfuncties grootboekrekening) 
• Proef- en saldibalans bekijken
• Financiële gegevens exporteren
• XML auditfile aanmaken
• Administraties blokkeren of afsluiten
• Standaardwaarden bij relaties aanmaken/wijzigen.

Extra rechten HRM

• Inzage in de archiefmap 'Personeel'.
• Aanmaken tabbladen in archiefmap 'Personeel'. Op die manier kunnen vertrouwelijke documenten zoals salarisgegevens, arbeidscontracten en beoordelingsgesprekken afgeschermd worden van de basisgebruiker.

Extra rechten Directie

Iemand met de rol 'Directie'  heeft alle rechten van de rollen 'HRM', 'Verkoop', 'Inkoop' en 'Financiële administratie' (behalve de recent toegevoegde). Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra functies:

• Aandachtspunten in administratie bekijken en afhandelen (Postbus)
• Aanmaken van taaksoorten
• Aanmaken werksoorten
• Aanmaken archiefmappen (Dit is de enige rol met dit recht)
• Aanmaken tabbladen (HRM mag dit ook maar alleen in de ordner 'Personeel')
• Gebruikers toevoegen
• Toegangscontrole regelen
• Boeken van banktransacties die nog open staan op debiteuren of crediteuren. Via de Yuki Postbus kan men deze direct in de kosten of omzet boeken.

Hij of zij heeft niet automatisch de rechten van 'Externe accountant'. Wil hij of zij deze rechten ook, dan moet ook de rol 'Externe accountant' toegewezen worden aan deze gebruiker.

Speciale rol Security manager

Deze rol dient in combinatie met de rol 'Directie' te worden gebruikt. Met deze rol is het mogelijk om andere gebruikers de rollen 'Security manager' en 'Procuratie' toe te kennen. 

De eigenaar zit niet in de rol 'Security manager' maar heeft wel altijd de bijbehorende rechten. De rol 'Security manager' is bedoeld om naast de eigenaar nog iemand anders rechten te geven om de Procurement rollen uit te delen. 

Tevens geeft deze rol toegang tot diverse extra functies:

• Instellen betaallijst beveiliging
• Activeren betalingskorting.

Speciale rol Procuratie

Indien betaallijst beveiliging is ingeschakeld, is deze rol in combinatie met de rol 'Financiële administratie' vereist om SEPA betaalbestanden te mogen aanmaken.