Vraag van backoffice aan gebruiker

Binnen Yuki verloopt de communicatie tussen de backoffice en de ondernemer via vragen en mededelingen. Hieronder staat beschreven hoe de backoffice communicatie start en hoe de gebruiker hierop reageert.

Vragen inzien en stellen als backoffice

Een gebruiker met de rol 'Backoffice' kan op twee manieren te werk gaan.

Toegewezen vragen afhandelen

Om e toegewezen vraag af te handelen:

• klik je vanuit het accountant portaal direct op de omschrijving van een vraag

De vraag opent zich meteen via de Postbus in het desbetreffende domein.

Zelf een nieuwe algemene vraag stellen

Dit is een losstaande vraag die niet direct gekoppeld is aan een specifiek document, banktransactie of boeking.

Om zelf een nieuwe algemene vraag te stellen:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je bovenin het nu geopende scherm op de knop Vraag
  
  OF
  
  
• klik je in het nu geopende scherm onder Vragen op Totaaloverzicht
• klik je bovenin het nu geopende scherm op de knop Nieuw.

Het volgende scherm wordt geopend:

Bij het aanmaken van een nieuwe vraag definieert de backoffice de volgende parameters:

• Type: Vraag of mededeling aan de gebruiker óf aan de salarisadministratie.
  
  Standaardvraag of-antwoord
  In het invoerscherm kan de backoffice een standaardvraag of -antwoord selecteren uit het dropdownmenu.
  
  
• Bestemming: Gericht aan het gehele domein of aan een specifieke administratie.
• Ontvanger: Bestemd voor een specifieke gebruiker of een andere backoffice medewerker.
  
  

Extra backoffice opties
In het invoerscherm kan de backoffice een standaardvraag of -antwoord selecteren uit het dropdownmenu. Ook kan er een interne backoffice notitie (onzichtbaar voor de eindgebruiker) worden geplaatst of een document uit het Yuki Archief worden bijgevoegd.

Wat ontvangt gebruiker?

Zodra de backoffice op Versturen klikt, ontvangt de gebruiker (standaard de persoon die is ingesteld bij de ‘Berichten van Yuki’) een notificatie op zijn of haar inlog e-mailadres met een directe link:

• Bij een vraag: Het onderwerp is 'Yuki heeft een vraag'. De mail toont alleen de startvraag. Eventuele latere antwoorden of vervolgvragen binnen dezelfde conversatie zijn om privacy- en veiligheidsredenen alleen zichtbaar na het inloggen.
• Bij een mededeling: Het onderwerp is 'Yuki vraagt je aandacht'. De volledige tekst van de mededeling is direct in de e-mail leesbaar.

Hoe handelt gebruiker de communicatie af?

Afhankelijk van het type bericht heeft de gebruiker verschillende knoppen tot zijn beschikking.

Gebruiker reageert op vraag

De gebruiker kan de vraag beantwoorden of overdragen met de volgende knoppen:

• Versturen: Typ een antwoord en voeg eventueel een bijlage toe (vanuit de computer of het Yuki Archief) om de vraag terug te sturen naar de backoffice.
• Afgehandeld: Sluit de vraag direct af en zet de status op 'Afgehandeld'.
• Doorsturen: Stuur de vraag intern door naar een andere gebruiker binnen het domein. De nieuwe ontvanger krijgt hier geen automatische e-mailnotificatie van.

Gebruiker reageert op mededeling

Een mededeling vereist meestal geen antwoord, maar wel een administratieve actie. De gebruiker kiest uit:

• Afgehandeld: Bevestig dat de mededeling is gelezen en begrepen. De status wijzigt naar 'Afgehandeld'.
• Doorsturen: Stuur de mededeling door naar een andere interne gebruiker (zonder e-mailnotificatie).

Mededeling definitief verwijderen

Mededelingen die door de gebruiker op 'Afgehandeld' zijn gezet, kunnen naderhand indien gewenst door de backoffice definitief worden verwijderd uit het overzicht.