Vraag van gebruiker aan backoffice

Een gebruiker in een domein kan: 

1. een vraag stellen over de administratie (wordt toegewezen aan de backoffice)

2. een vraag stellen over de werking van de Yuki software (wordt toegewezen aan de Support afdeling van Yuki)

3. een foutief verwerkte transactie melden (wordt toegewezen aan de backoffice)

4. een klacht melden (wordt toegewezen aan de backoffice manager)

5. een vraag stellen over of een mutatie doorgeven voor de salarisadministratie.
   
   Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' of 'HRM' kan een vraag stellen over de salarisadministratie.

LET OP!

Wanneer de vraag vanuit een geopend document of vanuit een transactie wordt gesteld, zijn alleen opties 1 en 3 beschikbaar.

Gebruiker stelt vraag aan backoffice

Voordat een gebruiker de vraag daadwerkelijk naar de backoffice stuurt, kan hij of zij:

• de vraag koppelen aan een administratie bij opties 1, 3 en 4. Default wordt de standaard administratie voorgesteld.
• de vraag koppelen aan een document uit het Yuki archief of vanaf de computer.

Door te klikken op de knop Versturen wordt de vraag daadwerkelijk aan de backoffice verstuurd, Vervolgens krijgt de gebruiker de mededeling dat het antwoord naar zijn of haar inlog e-mailadres wordt gestuurd. Het antwoord staat natuurlijk ook in de Postbus in het domein.

Zolang de vraag nog niet beantwoord is door de backoffice, krijgt de gebruiker als hij de vraag opent de melding Deze vraag is momenteel in behandeling bij Yuki. Als je nog extra informatie of opmerkingen wil toevoegen, kun je dat hieronder ingeven en op de knop 'Versturen' klikken.

Als de vraag is afgehandeld door de backoffice kan hij niet door de gebruiker worden heropend.

Backoffice reageert op vraag van gebruiker

De backoffice kan in het dropdownmenu een standaard antwoord selecteren. Indien nodig kan er een interne backoffice notitie worden toegevoegd. deze is niet leesbaar voor de gebruiker.

Vervolgens kan de backoffice reageren op de vraag door op één van de volgende knoppen te klikken:

• Versturen: de gebruiker krijgt een mail

• Bewaren: de backoffice kan bij 'Interne backoffice notitie' informatie opnemen die hij pas later in een antwoord wil gebruiken. Overigens is deze interne notitie niet zichtbaar voor de gebruiker.

• Verwijderen

• Afgehandeld: de klant krijgt hiervan geen bericht. Sommige vragen behoeven geen antwoord en door ze direct af te handelen, wordt de klant niet overladen met antwoorden die hij dan zelf weer moet afhandelen.

• Toewijzen: de backoffice kan de vraag toewijzen aan een collega. Bij 'Interne backoffice notitie' kan informatie worden opgenomen die van belang kan zijn voor deze collega. Overigens is deze interne notitie niet zichtbaar voor de gebruiker.

Nadat de backoffice de vraag heeft behandeld en op de knop Versturen heeft geklikt, krijgt de gebruiker een mail met het onderwerp 'Yuki heeft je vraag beantwoord' met daarin een link naar de vraag. In de mail staat geen vraag noch antwoord vermeld, hiervoor moet je als gebruiker altijd inloggen. Het voordeel is dat je de vraag daarna direct kunt afhandelen.

Gebruiker handelt door backoffice beantwoorde vraag af na inlog

De gebruiker kan de door de backoffice beantwoorde vraag afhandelen door te klikken op één van de volgende knoppen:

• Versturen: de vraag beantwoorden en/of eventueel een document uit het Yuki archief, of vanaf de computer toevoegen en opnieuw versturen
• Afgehandeld: zet de status van de vraag op 'Afgehandeld'.

Backoffice handelt beantwoorde vraag van gebruiker af

De backoffice kan de beantwoorde vraag van de gebruiker verwijderen door te klikken op de knop Verwijderen.