Direct op kosten boeken

Alle banktransacties die zijn geüpload in Yuki komen in de workflow 'Te verwerken banktransacties terecht. Voor de afhandeling van de banktransacties kan er sprake zijn van drie situaties:

• IDR heeft de banktransactie herkend en stelt een match met een betaling voor
• IDR heeft de banktransactie herkend maar kan geen directe match met een betaling voorstellen
• IDR heeft de banktransactie niet herkend waardoor de transactie handmatig moet worden verwerkt.

Dit artikel beschrijft de derde situatie.

Het kan altijd voorkomen dat bepaalde kosten met btw rechtstreeks vanuit de bank moeten worden geboekt (dus zonder dat er een bon/factuur wordt aangeleverd). Hiervoor gebruik je de actie Direct op kosten boeken.

LET OP!

De kosten (uitgaven) moeten aan een aantal criteria voldoen om direct vanuit de banktransactie te mogen worden geboekt, voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Direct boeken van kosten vanuit bankafschriften.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan banktransacties in de workflow 'Te verwerken banktransacties' verwerken.

Om te beginnen met het verwerken van banktransacties open je het domein. Het scherm Backoffice workflow wordt altijd standaard geopend. Klik in dit scherm op de tegel Bank om de workflow Te verwerken banktransacties te openen.

Klik in het nu geopende scherm op de > voor een banktransactieregel. Het volgende scherm kan verschijnen:

Als er in de notities bijvoorbeeld is vastgelegd dat alle afschrijvingen m.b.t. KPN Telecom rechtstreeks in de kosten geboekt moeten worden inclusief 6% btw dan klik je op de knop Acties en vervolgens op Direct op kosten boeken. Je ziet nu het volgende invoerscherm:

Vul nu bij grootboekrekening ’Telefoon- en internetkosten’ in en bij ’Relatie’ ’KPN B.V.’ in. Bij ’Btw-code’ moeten we extra voorzichtig zijn. Je hebt hier namelijk meerdere keuzes:

• Niet aftrekbaar
• Btw 0%
• Voorbelasting
• Btw 6%
• Btw verlegd (6%)
• Btw 21%
• Btw verlegd (21%)
• Verwervingen binnen de EU (21%)
• Invoer buiten de EU (21%)
• Terug te vorderen in België
• Terug te vorderen in Duitsland
• Etc. 

De getoonde btw-codes zijn afhankelijk van de NAW gegevens van de crediteur.

Je bent sterk geneigd om hier voor de btw 21% te kiezen maar dit is niet correct. De opties btw 0%, btw 6%, btw 21%, btw verlegd (6%) en btw verlegd (21%) zijn alleen bedoeld voor verkopen of negatieve verkopen. Bij kosten gebruik je altijd ’Voorbelasting’ of ’Niet aftrekbaar’. Omdat bij de KPN  altijd 21% btw in rekening wordt gebracht gebruiken we bij deze ’Voorbelasting’. Het invoerveld bij ’Btw-bedrag’ wordt nu een rekenveld. Vul in dit scherm het volgende in 61,04 (dit is het bedrag van de banktransactie) / 121 * 21 (het bedrag inclusief is 121% dus moeten we terug rekenen naar 1%. Controleer of hier 10.59 euro staat. 

Klik op de knop Bewaren. Je ziet nu het volgende scherm:

Klik op de knop Afgehandeld waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.