Direct boeken van kosten vanuit bankafschriften

De gebruikelijke boekingsprocedure van Yuki is om de kosten en btw te boeken aan de hand van de inkoopfactuur of het ingescande bonnetje. De betaling wordt separaat geboekt, daarmee wordt aangegeven dat de factuur betaald is. Deze werkwijze heeft de voorkeur, omdat we zo voor elke zakelijke transactie het brondocument vastleggen. Als bewijs aan de belastingdienst is dat beter. Ook kan de administratie zo makkelijker gecontroleerd worden.

Voor regelmatig terugkerende uitgaven en kleine uitgaven is het niet altijd nodig om de bonnetjes of facturen aan Yuki aan te leveren. Onder bepaalde voorwaarden kan Yuki die kosten ook direct boeken aan de hand van de afschrijving op het bankafschrift. Ook kan als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan de btw eruit gehaald worden.

Welke soorten uitgaven kunnen direct vanuit bankafschrift worden geboekt?

In het algemeen geldt dat de uitgaven aan de volgende criteria moeten voldoen:

• De uitgave is met een pinpas of creditcard betaald of werd automatisch van je rekening geïncasseerd
• Het moet aan de hand van de banktransactie duidelijk zijn wat voor soort uitgave het betreft
• Er moet voldoende zekerheid bestaan over de btw die in de uitgave zit.
• Het om relatief kleine bedragen gaat (maximaal 100 euro).

Betaalwijze

De uitgave moet met een zakelijke pinpas of creditcard betaald zijn of automatisch van je rekening geïncasseerd zijn. Daardoor weten we zeker dat het bedrag van de afschrijving overeenkomt met het bedrag van de factuur of het bonnetje. Tevens is daarmee ook bepaald op welke dag de uitgave heeft plaatsgevonden.

Zaken die contant zijn betaald, met een privé pas of creditcard zijn betaald of die op rekening zijn gekocht moeten dus nog wel aan Yuki aangeleverd worden.

Duidelijkheid over soort uitgave

Om te kunnen bepalen op welke grootboekrekening de uitgave geboekt moet worden moet aan de hand van de informatie op het afschrift herleid kunnen worden om wat voor soort uitgave het gaat. De beste aanduiding is daarvoor de naam van de leverancier. Voor bekende Nederlandse leveranciers kan Yuki dat zelf bepalen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Landelijke tankstations (Esso, Shell, Texaco etc)
• Landelijke parkeergarages (zoals Qpark) of intermediairs voor parkeermeters (zoals Parkline)
• Energieleveranciers (Nuon, Essent, etc)
• Telefoonmaatschappijen (KPN, Vodafone, T-Mobile etc.)
• Wegenbelasting (Belastingdienst)

Vele bedrijven leveren producten die verschillend geboekt moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan Staples Office Center, waar je kantoorartikelen, kantinegoederen of computers kunt kopen. Voor dit soort bedrijven is het helaas niet mogelijk om direct aan de hand van de bank te boeken. Uitzondering daarbij is als we ervan uit mogen gaan dat je er altijd maar een enkele en steeds dezelfde soort uitgaven doet.

Btw moet eenduidig te bepalen zijn

De Belastingdienst staat enkel toe dat je btw mag terugvorderen als duidelijk is om wat voor soort uitgave het gaat en eenduidig vaststaat hoeveel btw er in de transactie zat. Dat staat daarom ook altijd vermeld op een factuur of bonnetje. Aftrek van btw wordt daarom ook enkel toegestaan op basis van deze bewijsstukken (facturen en bonnetjes). In de praktijk wordt er wel eens van deze regel afgeweken om het administreren makkelijker te maken. Als eenduidig te bepalen is hoeveel btw er in een uitgave zat kan de btw-aftrek direct aan de hand van de banktransactie geboekt worden. Dit moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Het btw-bedrag staat in het afschrift vermeld (vaak bij vaste maandelijkse betalingen aan energieleveranciers)
• De leverancier altijd goederen of diensten levert zonder btw
• De leverancier altijd goederen of diensten levert met een vast btw-tarief
• Alle goederen die je kocht 100% aftrekbaar zijn (dus bijvoorbeeld geen sigaretten en brandstof op één bon)

Om bij een eventuele btw-controle van de belastingdienst aan te kunnen tonen dat je btw-aftrek correct is geweest is het verplicht de bonnetjes en facturen wel te bewaren. 

Uitgaven van relatief beperkte omvang

We adviseren om enkele uitgaven van beperkte omvang op deze manier te boeken. Als de btw-aftrek substantieel is, is het boeken van het bewijsstuk wel aan te raden. Uitzondering kan gemaakt worden voor bijvoorbeeld maandelijkse betalingen die elke maand hetzelfde zijn (zelfde bedrag en zelfde btw-bedrag). Denk aan huurbetalingen of voorschotnota´s van bijvoorbeeld leasemaatschappijen of energieleveranciers.