Batchverwerking banktransacties

Binnen Yuki bestaat de mogelijkheid om meerdere banktransacties tegelijkertijd te verwerken. Dit heet 'batchverwerking'. Een batchverwerking is in Yuki in principe een éénmalige handmatige actie.

Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een 'Backoffice' rol in het domein.

Om te beginnen met het in batch verwerken van banktransacties open je het domein. Het scherm Backoffice workflow wordt altijd standaard geopend. Klik in dit scherm op de tegel Bank om de workflow Te verwerken banktransacties te openen.

Klik in het nu geopende scherm op de knop Batchverwerking.

Standaard worden alleen de banktransacties met de backoffice status 'Open' meegenomen in de batchverwerking. In het onderstaande voorbeeld is aangegeven dat alle banktransacties moeten worden meegenomen..

Het volgende scherm wordt geopend:

Het nu geopende scherm is verdeeld in twee delen. In het bovenste gedeelte vul je de criteria in van de verwerking, in het onderste gedeelte zie je de transacties die aan de criteria voldoen.

Zoek (criteria) 

Grootboekrekening: Alle banktransacties die zijn geboekt op deze grootboekrekening.

Relatie: Alle banktransacties die zijn gekoppeld aan deze relatie.

Eigen bankrekening: Geef hier aan of de transactie van een specifieke bankrekening of kas afkomstig moet zijn. Als je dit leeg laat mag de transactie van alle rekeningen en kassen afkomstig zijn.

Vanaf Datum ... Tot ...: Geef hier aan binnen welke grenzen een datum moet liggen.
Vanaf Bedrag ... Tot ...: Geef hier aan binnen welke grenzen het bedrag moet liggen. Deze bedragen zijn altijd positief.
Omschrijving: Als criterium kun je zoeken naar trefwoorden uit de omschrijving. Standaard is dat de omschrijving het trefwoord bevat zoals je dat in het criterium definieert. Ook delen van een woord in de omschrijving worden zo herkend.
Tegenrekening: Bij een banktransactie is dit de bankrekening waar de uitgaande betaling naar is overgemaakt of de inkomende betaling van afkomstig is. Bij een kastransactie is dit afhankelijk van de code die de kas meegeeft.

Naam tegenrekening: Dit is de naam van de tegenpartij (klant of leverancier)

Type: Dit zijn typen transacties die al in het afschrift door de bank worden meegegeven. Voorbeeld van typen zijn: bankkosten, incasso etc.

Af / Bij: Geef aan of het een bijschrijving of afschrijving moet zijn óf alle transacties mag zijn.

Backoffice status: Alle open bankafschriftregels, alle afschriftregels die in behandeling zijn of alle afschriftregels.

In het volgende voorbeeld gaan we de transacties van de pinbetalingen in één keer verwerken. Je voert als criterium in het veld Omschrijving 'KPN Telecom' in en klikt vervolgens op de knop Zoek.

Je ziet nu alleen de transacties in je scherm met in de omschrijving de tekst 'KPN Telecom'.

Alle te verwerken banktransacties kunnen nu in een batch worden verwerkt (lees vervangen). Wanneer je één of meer te verwerken banktransacties wilt uitsluiten van de batchverwerking verwijder je het vinkje voor de desbetreffende banktransactie(s).

Vervangen

Je geeft hier aan hoe de banktransacties in deze batch verwerkt moeten gaan worden in Yuki. Daarbij kan je ook aangeven of deze banktransacties in de toekomst wel of niet automatisch worden afgehandeld door Yuki.

Grootboekrekening: Selecteer hier de grootboekrekening waarop te verwerken banktransacties geboekt moeten worden. Dat kan een omzetrekening, een kostenrekening of een balansrekening zijn. Je kunt niet direct op een andere bankrekening of kasrekening boeken. Als je kiest voor een omzet- of kostenrekening dan kun je tevens aangeven welke btw hierop van toepassing is.

Relatie: Kies een bestaande relatie in Yuki waar deze te verwerken banktransacties op geboekt moet worden.

Afhandelen: Selecteer dit vakje wanneer de te verwerken banktransacties na de verwerking ook meteen moeten worden afgehandeld. Ze komen dan niet meer in de workflow 'Te verwerken banktransacties' terecht.

De knop Verwerkingsregel opslaan & verwerken kan je gebruiken om de ingevoerde batchverwerking (Zoek criteria en Vervangen) te bewaren als een bank verwerkingsregel.

Je selecteert nu in het veld 'Grootboekrekening' '45100 Telefoon- en internetkosten’, in het veld 'Btw-code' 'Kosten' met het bijbehorende btw-tarief en in het veld 'Relatie' 'KPN B.V.'. Klik vervolgens op de knop Verwerken.

Klik op de knop OK in de melding als je zeker weet dat je de bankafschriftregels wilt verwerken.

Het scherm gaat nu weer terug naar de workflow 'Te verwerken banktransacties'. Je ziet dat alle transacties met de omschrijving ’KPN Telecom’ geboekt zijn op ’Telefoon- en internetkosten' met het bijbehorende btw-tarief en de relatie 'KPN B.V.'. Je hoeft deze transacties nu alleen nog af te handelen op de manier zoals je gewend bent.