Zoeken & vervangen (banktransacties)

Met de functie Zoeken & vervangen kun je in een domein dwars door alle bankrekeningen zoeken naar transacties (bankafschriftregels) die aan één of meerdere zoekcriteria voldoen. Op het resultaat van de zoekopdracht kun je vervolgens ook weer bewerkingen loslaten.

Deze functie kun je o.a. gebruiken om meerdere verkeerd geboekte banktransacties te zoeken en deze in één keer te herstellen door deze te vervangen.

Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een 'Backoffice' rol in het domein.

Om te beginnen met het zoeken en vervangen van banktransacties open je het domein. Het scherm Backoffice workflow wordt altijd standaard geopend. Klik in dit scherm op de tegel Bank om de workflow Te verwerken banktransacties te openen.

Klik in het nu geopende scherm op de knop  Zoeken & vervangen. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Zoek (criteria) 

• Grootboekrekening: Alle banktransacties die zijn geboekt op deze grootboekrekening.
• Relatie: Alle banktransacties die zijn gekoppeld aan deze relatie.
• Eigen bankrekening: Geef hier aan of de transactie van een specifieke bankrekening of kas afkomstig moet zijn. Als je dit leeg laat mag de transactie van alle rekeningen en kassen afkomstig zijn.
• Vanaf Datum ... Tot ...: Geef hier aan binnen welke grenzen een datum moet liggen.
• Vanaf Bedrag ... Tot ...: Geef hier aan binnen welke grenzen het bedrag moet liggen. Deze bedragen zijn altijd positief.
• Omschrijving: Als criterium kun je zoeken naar trefwoorden uit de omschrijving. Standaard is dat de omschrijving het trefwoord bevat zoals je dat in het criterium definieert. Ook delen van een woord in de omschrijving worden zo herkend.
• Tegenrekening: Bij een banktransactie is dit de bankrekening waar de uitgaande betaling naar is overgemaakt of de inkomende betaling van afkomstig is. Bij een kastransactie is dit afhankelijk van de code die de kas meegeeft.
• Naam tegenrekening: Dit is de naam van de tegenpartij (klant of leverancier)
• Type: Dit zijn typen transacties die al in het afschrift door de bank worden meegegeven. Voorbeeld van typen zijn: bankkosten, incasso etc.
• Af / Bij: Geef aan of het een bijschrijving of afschrijving moet zijn óf alle transacties mag zijn.
• Backoffice status: Alle open bankafschriftregels, alle afschriftregels die in behandeling zijn of alle afschriftregels.

In het volgende voorbeeld gaan we de transacties met de omschrijving 'Super Garant..' in één keer vervangen. Je voert als criterium in het veld Omschrijving 'Super Garant' in en klikt vervolgens op de knop Zoek.

Je ziet nu alleen de transacties in je scherm met in de omschrijving de tekst 'Super Garant'.

Standaard wordt alleen gezocht in de banktransacties met de backoffice status 'Open'. In het onderstaande voorbeeld is aangegeven dat er in alle banktransacties moet worden gezocht.

Alle te verwerken transacties kunnen nu in één keer worden vervangen.

Wanneer je één of meer te verwerken banktransacties wilt uitsluiten van vervanging verwijder je het vinkje voor de desbetreffende banktransactie(s).

Vervangen

Je geeft hier aan hoe de banktransacties vervangen moeten gaan worden in Yuki. Daarbij kan je ook aangeven of deze banktransacties in de toekomst wel of niet automatisch worden afgehandeld door Yuki.

• Grootboekrekening: Selecteer hier de grootboekrekening waarop de te verwerken banktransacties geboekt moeten worden. Dat kan een omzetrekening, een kostenrekening of een balansrekening zijn. Je kunt niet direct op een andere bankrekening of kasrekening boeken. Als je kiest voor een omzet- of kostenrekening dan kun je tevens aangeven welke btw hierop van toepassing is. 
• Relatie: Kies een bestaande relatie in Yuki waar deze te vervangen banktransacties op geboekt moet worden.
• Afhandelen: Selecteer dit vakje wanneer de te vervangen banktransacties na de verwerking ook meteen moeten worden afgehandeld. 

De knop Herkenningsregel opslaan & verwerken kan je gebruiken om de ingevoerde 'Zoek' criteria en 'Vervangen' gegevens te bewaren als een bankherkenningsregel.

Je selecteert nu in het veld Grootboekrekening 45400 Verzekeringen algemeen', in het veld Relatie selecteer je de relatie 'Super Garant Verzekeringen' en vervolgens geef je aan dat de vervangen transacties direct door Yuki kunnen worden afgehandeld. Je klikt nu op de knop Verwerken. 

Klik op de knop OK in de onderstaande melding als je zeker weet dat je de bankafschriftregels wilt verwerken.

Je ziet dat alle transacties met de omschrijving 'Super Garant' geboekt zijn op 'Verzekeringen algemeen' met relatie 'Super Garant Verzekeringen'. De gele melding bovenin je scherm geeft aan dat de bankafschriftregels ook zijn afgehandeld.