Relaties samenvoegen

Wat te doen als een relatie meerdere malen voorkomt in je adresboek in Yuki? Je hebt dan twee mogelijkheden.

• Verwijder de relatiekaart die overbodig is
• Voeg de twee relaties samen tot één.

Verwijderen van relaties is enkel mogelijk als er nog geen documenten, transacties of andere zaken aan die relatie gekoppeld zijn. Is dat wel het geval dan is samenvoegen de handigste optie. Samenvoegen is belangrijk om zo gemakkelijker de betaling en de openstaande factuur te matchen. Dubbele relaties kunnen ontstaan doordat de betaling van een relatie tot een nieuw adres leidt. Dit is het geval als de crediteur niet gevonden wordt omdat deze een andere handelsnaam heeft. Dubbele adressen worden dus niet altijd alleen op naam gevonden maar blijken soms ook uithet KvK-nummer.

Samenvoegen, wat doet dat?

Samenvoegen van twee relaties zorgt ervoor dat zoveel mogelijk gegevens van beide relaties bewaard blijven. Dus adresgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen, documenten, etc. worden zoveel mogelijk gebundeld in de kaart van de overblijvende relatie. De andere kaart wordt vervolgens verwijderd.

Samenvoegen, hoe doe je dat?

Open via het adresboek de relatiekaart die je eigenlijk zou willen verwijderen. 

Klik vervolgens op de knop Samenvoegen. Er verschijnt dan een zoekvenster waarin je de tweede relatie kunt opzoeken. Dat is dus de relatie die overblijft. Heb je die relatie geselecteerd, dan wordt er nog gevraagd de samenvoeging te bevestigen.

LET OP!

De gegevens van de overblijvende kaart hebben prioriteit. Dus hebben beide relaties een telefoonnummer, dan zal het telefoonnummer van de tweede relatie overblijven.

Wat wordt er allemaal samengevoegd?

In principe alles wat aan die relatie gekoppeld is:

• adresgegevens
• e-mailadressen
• bankrekeningen
• documenten
• boekingen / transacties
• afspraken
• taken
• projecten
• e-mail.