Relaties samenvoegen

Wanneer een relatie meerdere keren in het adresboek staat, kan dit zorgen voor onduidelijkheden bij het matchen van betalingen en openstaande facturen. Dubbele relaties ontstaan vaak wanneer een betaling leidt tot de aanmaak van een nieuw adres (bijvoorbeeld als een crediteur een andere handelsnaam gebruikt of wanneer het KvK-nummer verschilt).

Om het adresboek op te schonen, zijn er twee opties:

• Relatie verwijderen: alleen mogelijk als er nog geen documenten, transacties of andere gegevens aan de relatie zijn gekoppeld.
• Relaties samenvoegen: de meest geschikte optie als er al historie of documenten aan de relatie gekoppeld zijn.

Hoe werkt samenvoegen?

Bij het samenvoegen worden de gegevens van beide relatiekaarten gebundeld op één overblijvende relatiekaart. De overbodige relatiekaart wordt direct na de samenvoeging automatisch verwijderd.

Wat wordt er allemaal samengevoegd?

Alle gekoppelde historie en gegevens worden overgezet naar de overblijvende relatiekaart:

• adresgegevens
• e-mailadressen
• bankrekeningen
• documenten
• boekingen / transacties
• afspraken
• taken
• projecten
• e-mail.

Prioriteit van gegevens

De gegevens van de overblijvende kaart hebben altijd prioriteit. Hebben beide relatiekaarten bijvoorbeeld een ander telefoonnummer ingevuld staan? Dan blijft alleen het telefoonnummer van de overblijvende relatiekaart behouden.

Twee relaties samenvoegen

Om twee relaties samen te voegen:

• klik je op het icoon Relaties in de navigatiebalk
• zoek en open je de relatiekaart die je wilt verwijderen (de dubbele/overbodige relatiekaart)
  
  
  
• klik je op de knop Samenvoegen
• zoek je in het geopende venster de relatie op die moet overblijven
• selecteer je de overblijvende relatie en bevestig je de samenvoeging.