Volledigheid van inkoop (Ondernemer)

Voor een volledige administratie controleert Yuki of alle inkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Dit wordt gedaan op basis van de openstaande betalingen: alle betalingen waar geen factuur bij gevonden kon worden, worden in een rapport geplaatst. Dagelijks wordt deze controle uitgevoerd. Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken.

Dit rapport kan op de volgende manieren worden afgehandeld:

• Klik op het potloodje achter de openstaande betaling waardoor een menu met acties wordt geopend
• Klik op de omschrijving van de openstaande betaling waardoor in het nu geopende scherm de betaling kan worden gesplitst of de knop 'Acties' kan worden gebruikt (alleen mogelijk voor een gebruiker met de rol 'Financiële administratie' en 'Externe accountant'). 

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan het rapport volledigheid van inkoop afhandelen. 

Een gebruiker met de rol 'Directie' kan een openstaande betaling echter niet direct in de kosten of omzet (en dus btw) boeken of een betaling splitsen. 

In het rapport volledigheid van de inkoop worden de volgende zaken weergegeven: 

• Openstaande betalingen waarbij geen inkoopfactuur is gevonden 
• Openstaande betalingen gegroepeerd per contact 
• Het saldo per contact, opgebouwd uit openstaande betalingen en inkoopfacturen 
• Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.

Hieronder worden de verschillende opties beschreven van het menu met acties dat wordt geopend door te klikken op het potloodje achter de openstaande betaling.

Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Inkoop.  

Het volgende scherm wordt geopend: 

Je kunt de lijst met posten waar mogelijk een inkoopfactuur of bonnetje bij ontbreekt zelf bewerken. Alle betalingen waar geen inkoopfactuur of bon bij gevonden is hebben een groene achtergrond. De inkoopfacturen en bonnen die nog niet zijn gematcht met een betaling worden in het grijs getoond. 

Acties

Om te reageren op dit rapport en Yuki te helpen je administratie te completeren klik je op het potloodje aan het einde van een regel met een openstaande betaling.

Het volgende menu met mogelijke acties wordt geopend:

Er zijn verschillende mogelijkheden:

• Je hebt de factuur (of het bonnetje) nog. Klik op de eerste optie in het menu. De regel met de openstaande betaling wordt lichtgrijs. Yuki weet dan dat de factuur er binnenkort aankomt.
  
  De eerstvolgende keer dat je het rapport opent staat achter elke betaling waarvan je de factuur nog gaat aanleveren een icoontje:
  
  
  
• Het betreft een privé uitgave (enkel bij uitgaande betalingen). In dat geval heeft het geen zin de factuur aan te leveren. Klik op de tweede optie in het menu en geef indien nodig aan ten laste van wiens rekening de uitgave geboekt mag worden.
  
  
  Na het klikken op de knop Bewaren wordt de betaling direct naar privé afgeboekt.
  
  
• Overige reden. Mocht één van bovenstaande keuzes niet passend zijn, klik dan op de laatste optie in het menu. Je krijgt dan de mogelijkheid om toelichting te geven. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de factuur al wel in Yuki zit maar bijvoorbeeld is geboekt bij een andere leverancier.
  
  

Vraag afhandelen

Wanneer je het rapport volledigheid van de inkoop hebt doorlopen vanuit een toegestuurde vraag door de backoffice en de benodigde acties hebt aangegeven, kun je terug gaan naar de oorspronkelijke vraag waaraan het rapport hing door op het zwarte kruisje rechtsboven het rapport te klikken.

Hetzelfde rapport verschijnt weer. Achter elke betaling waarvan je de factuur nog moet aanleveren staat nu een pijltje. Dit is om je te helpen welke documenten je nog moet aanleveren.

Stel vervolgens de backoffice op de hoogte van de stand van zaken van je inkoop door de vraag te beantwoorden en vervolgens op de knop 'Versturen' te klikken.

Het door de backoffice toegezonden rapport van de volledigheid van de inkoop kan desgewenst ook worden doorgestuurd naar een andere gebruiker met toegang tot je domein d.m.v. de knop 'Doorsturen'.