Btw op aangeleverde documenten

Dit artikel is bedoeld om te beschrijven hoe Yuki omgaat (moet gaan) met btw op aangeleverde documenten en welke instellingen en omgevingsfactoren daar een rol in spelen.

Is het bedrijf btw-plichtig?

De eerste vraag die in dit verband speelt is of het bedrijf btw-plichtig is of niet. Dit wordt vastgelegd per administratie in het bedrijfsprofiel. Als daar gekozen is voor 'niet btw-plichtig', dan worden alle documenten zonder btw geboekt. Het te betalen bedrag wordt dan als netto omzet of kosten geboekt.

Als het bedrijf wel btw-plichtig is moeten we een onderscheid maken tussen btw op verkoopfacturen en btw op inkoopfacturen.

Verkoopfacturen

Verkoopfacturen moeten per btw-type uitgesplitst worden zodat in de aangifte de grondslag correspondeert met het gekozen btw-bedrag en het gekozen btw-type. M.a.w. op regelniveau moet gelden dat GRONDSLAG x btw-percentage = btw-bedrag.

Een voorbeeld: Als de grondslag van een factuurregel 1.000,00 euro is en gekozen is voor het btw-type 21% dan moet het btw-bedrag 210,00 euro zijn.

De volgende btw-types zijn mogelijk:

• Btw hoog (21%)
• Btw laag (9%)
• Btw laag (6%) vanaf 01-01-2019
• Btw overig
• Btw Export binnen de EU (0%)(voor facturen voor 2010)
• Btw Export services binnen de EU (0%) (voor facturen vanaf 2010)
• Btw Export goederen binnen de EU (0%)(voor facturen vanaf 2010)
• Btw Installatie en afstandsverkopen binnen EU
• Btw Export buiten de EU (0%)
• Btw Verlegd (0%)
• Btw vrijgesteld (0%)
• Btw 0% (0%)
• Btw landbouw (0%).

Wanneer mag/moet welk btw-type gebruikt worden

• Btw hoog 21%
  Dit type mag enkel gebruikt worden als het btw-bedrag 21% bedraagt van de grondslag, met andere woorden als het goederen of diensten betreft waarvan op de factuur staat dat ze met 21% zijn belast.
• Btw laag 9%
  Dit type mag enkel gebruikt worden als het btw-bedrag 9% bedraagt van de grondslag, met andere woorden als het goederen of diensten betreft waarvan op de factuur staat dat ze met 9% zijn belast.
• Btw laag 6% (vanaf 01-01-2019)
  Dit type kan enkel worden gebruikt als de factuur betrekking heeft op de levering van goederen en diensten voor 01-01-2019.
• Btw overig
  Het gebruik van dit type komt zelden of nooit voor. Dit type mag enkel gebruikt worden als op de factuur goederen of diensten staan waarbij duidelijk is vermeld dat er voor die goederen/diensten een ander btw-percentage van toepassing is dan 21&, 9% of 0%. Dit percentage mag niet worden gebruikt om een factuur te boeken waarop een combinatie van goederen/diensten staat met 21%, 9% of 0%.
• Btw export binnen de EU
  Dit type was van toepassing tot 31-12-2009. Na die datum moet dergelijke export verbijzonderd worden naar "services" en "leveringen". Dit in verband met een scheiding die moet worden aangebracht in de ICL-aangifte (Intracommunautaire Leveringen).
  Dit type wordt door Yuki gebruikt als op de factuur geen btw staat en het land van de afnemer (debiteur) een EU land is buiten Nederland.
• Btw export services binnen de EU
  Dit type is van toepassing sinds 1-1-2010. De uitsplitsing tussen services en goederen is van belang voor de ICL aangifte (Intracommunautaire Leveringen). Dit type wordt door yuki gebruikt als op de factuur geen btw staat het duidelijk om een dienst gaat en het land van de afnemer (debiteur) een EU land is buiten Nederland.
• Btw export goederen binnen de EU
  Dit type is van toepassing sinds 1-1-2010. De uitsplitsing tussen services en goederen is van belang voor de ICL-aangifte (Intracommunautaire Leveringen). Dit type wordt door Yuki gebruikt als op de factuur geen btw staat het duidelijk om goederen gaat en het land van de afnemer (debiteur) een EU land is buiten Nederland.
• Btw Installaties en afstandsverkopen binnen de EU
  Dit type is formeel bedoeld voor leveringen aan afnemers binnen de EU. In afwijking van voorgaande types binnen de EU mag nu geen 0-tarief worden gebruikt omdat de goederen op kosten van de leverancier naar het buitenland worden gebracht en de afnemer in het buitenland niet btw-plichtig is. De leverancier moet in dit geval zelf aangifte doen in het buitenland en daar de btw afdragen. Dit type kun je herkennen aan het feit dat er wel btw op de factuur staat (bijvoorbeeld 21% voor Belgie) maar de afnemer in het buitenland zit. Het wordt lastig als bijvoorbeeld de levering aan iemand in Duitsland plaatsvindt (met 19% btw van Duitsland).
• BTW export buiten de EU
  Dit type wordt door Yuki gebruikt als op de factuur geen btw staat en het land van de afnemer (debiteur) een land is buiten de EU.
• Btw verlegd
  Dit type wordt veel gebruikt in de bouwwereld. De verkopende partij hoeft de btw niet zelf af te dragen maar verlegd de afdracht naar de afnemer. Op de factuur staat geen btw vermeld (het bedrag btw is 0,00). Wel staat er vaak op de factuur een opmerking "btw verlegd". Dit geldt voor de gehele factuur. Bij het onderhoud van de btw-percentages dient een btw-type verlegd aangemaakt te worden met 21% btw. De afnemer moet deze btw-afdragen en mag hetzelfde bedrag op dezelfde aangifte weer terugvorderen (zie btw verlegd op een inkoopdocument)
• Btw vrijgesteld
  Diverse diensten en producten zijn vrijgesteld van btw. Voorbeelden zijn: verzekeringen, medische behandelingen, kinderopvang etc. Zie ook de site van de belastingdienst. De ondernemer van diensten of producten die zijn vrijgesteld heeft ook geen recht op aftrek van voorbelasting. De omzet die is vrijgesteld van btw hoeft dus niet in een aangifte te worden opgenomen. Dit in tegenstelling tot producten waarvoor het nul-tarief geldt (zie btw 0%). Dit type is te herkennen aan het feit dat er geen btw op de factuur staat. Vaak staat er ergens op de factuur de opmerking "vrijgesteld van btw" of iets vergelijkbaars. Veel ondernemers vermelden dat echter niet duidelijk op hun factuur. Je moet dan naar de geleverde diensten/goederen kijken of deze vrijgesteld zijn.
• Btw 0%
  Een beperkt aantal goederen en diensten kent een zogenaamd nul-tarief. Dit komt aan de verkoopzijde bijna niet voor. Een voorbeeld is tabak. Dus meestal als er geen btw op de verkoopfactuur staat is het export naar het buitenland of vrijstelling van btw. In dat laatste geval mag de ondernemer echter ook geen btw terugvorderen. De btw-instelling van de administratie moet dan feitelijk staan op 'Geen btw-verplichting'.

Inkoopfacturen

De volgende btw-types zijn mogelijk:

• Btw hoog (21%)
• Btw laag (9%)
• Btw laag (6%) vanaf 01-01-2019
• Btw Voorbelasting
• Verwerving binnen de EU (0%)
• Invoer van buiten de EU (0%)
• Btw Verlegd (0%)
• Btw 0% (0%)
• Btw Niet aftrekbaar. 

Wanneer mag/moet welk btw-type gebruikt worden

• Btw hoog 21%
  Dit type mag enkel gebruikt worden als de factuur in zijn geheel 21% btw bevat, met andere woorden als het goederen of diensten betreft waarvan op de factuur staat dat ze met 21% zijn belast.
• Btw laag 9%
  Dit type mag enkel gebruikt worden als de factuur in zijn geheel 9% btw bevat, met andere woorden als het goederen of diensten betreft waarvan op de factuur staat dat ze met 9 % zijn belast.
• Btw laag 6% (vanaf 01-01-2019)
  Dit type kan enkel worden gebruikt als de factuur betrekking heeft op de levering van goederen en diensten voor 01-01-2019.
• Btw Voorbelasting
  Btw Voorbelasting kan worden gebruikt als het een Nederlandse factuur betreft en er op de factuur een mix van btw 21%, 9% of 0% is gebruikt.
• Verwerving binnen de EU
  Dit type wordt door Yuki gebruikt als op de inkoopfactuur geen btw staat en het land van de afnemer (debiteur) een EU land is buiten Nederland. Let op. Het moet duidelijk zijn dat de goederen in Nederland zijn afgenomen. Een factuur van een hotel in de Duitsland voldoet niet aan deze regel aangezien de diensten in Duitsland zijn afgenomen, niet in Nederland. De goederen/diensten zijn dan dus niet ingevoerd.
• Invoer van buiten de EU
  Dit type wordt door Yuki gebruikt als op de factuur geen btw staat en het land van de afnemer (debiteur) een land is buiten de EU. Let op: het moet duidelijk zijn dat de goederen in Nederland zijn afgenomen. Een factuur van een hotel in de VS voldoet niet aan deze regel aangezien de diensten in de VS zijn afgenomen, niet in Nederland. De goederen/diensten zijn dan dus niet ingevoerd.
• Btw verlegd
  Dit type wordt veel gebruikt in de bouwwereld. De leverancier hoeft de btw niet zelf af te dragen maar verlegd de afdracht naar de afnemer. De leverancier is gevestigd in Nederland. Op de factuur staat geen btw vermeld (het bedrag btw is 0,00). Wel staat er vaak op de factuur een opmerking "btw verlegd". Dit geldt voor de gehele factuur. Bij het onderhoud van de btw-percentages dient een btw-type verlegd aangemaakt te worden met 21% btw. De afnemer moet deze btw-afdragen en mag hetzelfde bedrag op dezelfde aangifte weer terugvorderen (zie btw verlegd op een verkoopdocument)
• Btw 0%
  Een beperkt aantal goederen en diensten kent een zogenaamd nul-tarief. Voorbeelden zijn verzekeringen, wegenbelasting etc. In dat geval kiezen we bij inkoopfacturen voor btw 0%.
• Btw Niet aftrekbaar
  Er staat nooit op een factuur dat deze niet aftrekbaar is. Er staat gewoon btw (21% of 9%) op de factuur, echter de fiscus staat niet toe dat deze door de afnemer wordt teruggevorderd. Voorbeelden zijn lunches, diners en diverse zaken die bedoeld zijn voor de eigenaar of het personeel (bloemetje). In Yuki vul je gewoon het btw-bedrag in en kies vervolgens bij btw-type voor 'Niet-aftrekbaar'. Het totale bedrag van de factuur gaat dan in de kosten (dus inclusief het btw-bedrag).
  
  Het wordt wat complexer als het gaat om kantinekosten. In dat geval wordt door de fiscus bekeken of het totaal van alle kosten die in het voordeel van de medewerker zijn gemaakt hoger is dan 227 euro per medewerker (dit is inclusief cadeaus, kerstgeschenken en kantinekosten). Als dat het geval is, is de btw over deze kosten niet meer aftrekbaar. Aangezien we dat pas in de loop van het jaar weten, boeken we bij Yuki deze kosten altijd met aftrek van btw. Het is later aan de accountant om te bepalen of deze alsnog aan het einde van het jaar gecorrigeerd moeten worden.