Vraag van backoffice aan gebruiker

Een gebruiker met een 'Backoffice' rol kan alle door Yuki aan hem of haar toegewezen vragen bekijken en afhandelen door vanuit het portaal te klikken op de omschrijving van de vraag. Hierdoor wordt de vraag direct via de Postbus in het domein geopend.

Een gebruiker met een 'Backoffice' rol kan ook zelf een algemene vraag stellen door in het domein te klikken op het icoon Postbus in de navigatiebalk en vervolgens op de knop Vraag te klikken of vanuit het Totaaloverzicht te klikken op de knop Nieuw. 

Het volgende scherm wordt geopend:

De backoffice moet bij een vraag het volgende selecteren:

• Vraag of mededeling aan de gebruiker óf aan de salarisadministratie

• Bestemd voor het domein of een bepaalde administratie

• Bestemd voor een specifieke gebruiker of een andere backoffice medewerker.

De backoffice kan in het dropdownmenu een standaardvraag of -antwoord selecteren. Daarnaast kan er een interne backoffice notitie (niet leesbaar voor gebruiker) en/of een document uit het Yuki archief worden toegevoegd.

Na het klikken op de knop Versturen, ontvangt de gebruiker op zijn of haar login e-mailadres een mail. Daarin staat een link naar de vraag of mededeling:

• Vraag met het onderwerp 'Yuki heeft een vraag'. In de mail staat de startvraag vermeld. Eventuele antwoorden en nieuwe vragen in dezelfde vraag, worden niet getoond in het mailbericht. Om deze te zien, dien je in te loggen. 

• Mededeling met het onderwerp 'Yuki vraagt je aandacht'. In de mail staat de tekst van de mededeling.

Standaard is de vraag of mededeling bestemd voor de gebruiker die bij de ‘berichten van Yuki’ is ingevuld.

Gebruiker handelt vraag van backoffice af

De gebruiker kan de vraag van de backoffice afhandelen door te klikken op één van de volgende knoppen:

• Versturen: vraag beantwoorden en/of eventueel een document uit het Yuki archief, of vanaf de computer toevoegen en opnieuw versturen.
• Afgehandeld: zet de status van de vraag op 'Afgehandeld'.

• Doorsturen: vraag doorsturen naar een andere gebruiker. Hij of zij ontvangt hier geen mail over.

Gebruiker reageert op mededeling van backoffice

De gebruiker kan op de mededeling van van de backoffice reageren door te klikken op één van de volgende knoppen::

• Doorsturen: mededeling doorsturen naar een andere gebruiker. Hij of zij ontvangt hier geen mail over.

• Afgehandeld: zet de status van de mededeling op 'Afgehandeld'.

Een mededeling die door de gebruiker is afgehandeld kan vervolgens, indien gewenst, door de backoffice worden verwijderd.