E-mail verzendopties (e-mailaccount en mailserver)

In Yuki is het mogelijk om via e-mail je offertes, verkoopfacturen en herinneringen naar je klanten te versturen. 

Je dient hiervoor echter wel de volgende e-mailinstellingen vast te leggen:

• het afzender e-mailadres vanwaaruit je facturen en herinneringen verstuurd moeten worden (e-mailaccount)
• via welke verstuurmethode (mailserver) je offertes, facturen en herinneringen verstuurd moeten worden (e-mailconfiguratie):
  • de 'virtuele' mailserver van Yuki
  • je eigen SMTP server (uitgaande mailserver).

De status van je e-mailaccount is:

• Inactief: er is nog geen afzender e-mailadres ingevoerd dat door jezelf is bevestigd vanuit de desbetreffende e-mailaccount.
• Actief: er is een afzender e-mailadres ingevoerd dat door jezelf is bevestigd vanuit de desbetreffende e-mailaccount.

De status van je e-mailconfiguratie wordt aangegeven door de kleur van het bolletje: 

• Rood: het afzender e-mailadres is nog niet bevestigd door de gebruiker óf er zijn nog geen DNS records ingesteld voor de Yuki server (DNS records) óf er zijn nog geen mailserver instellingen voor je eigen SMTP server ingevoerd.
• Oranje: er zijn nog geen correcte DNS records voor de Yuki server ingesteld, de DNS validatie geeft nog fouten of waarschuwingen.
• Groen: de correcte DNS records zijn ingesteld voor de Yuki server óf er zijn mailserver instellingen ingevoerd voor de eigen SMTP server.

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. je e-mail verzendopties zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen, klik in het nu geopende scherm op Verkoopinstellingen en scroll vervolgens naar Factuuraflevering.

In het bovenstaande scherm zie je bij de 'E-mail verzendopties' dat de status van je e-mailaccount inactief is omdat er nog geen bevestigd afzender e-mailadres is ingevoerd. Daarnaast geeft het rode bolletje aan dat er nog geen DNS records ('virtuele' mailserver van Yuki) zijn ingesteld of mailserver instellingen (SMTP server) zijn ingevoerd.

Afzender e-mailadres vastleggen

Klik op E-mail verzendopties. Het volgende scherm wordt geopend:

Om ervoor te zorgen dat je klanten een e-mail met een offerte, factuur of herinnering ontvangen afkomstig van dit e-mailadres dien je in het veld E-mail afkomstig van adres het e-mailadres op te geven vanwaaruit de offertes, facturen en herinneringen verstuurd moeten worden.

Als de klant de e-mail eventueel beantwoord zal deze ook op dit e-mailadres ontvangen worden.

Klik vervolgens in de waarschuwingsmelding op de knop Ja. Het volgende scherm wordt geopend:

In Yuki zullen je e-mails standaard worden verstuurd via de virtuele Yuki server. Je kunt er in dit scherm ook voor kiezen om je e-mails te laten versturen via je eigen SMTP server. Het invoeren van de SMTP instellingen voor je eigen uitgaande mailserver worden later in dit artikel behandeld.

Klik nu op de knop Bewaren. 

Bij je verkoopinstellingen wordt nu het zojuist ingevoerde e-mailadres getoond, de status van je e-mailaccount staat echter nog steeds op 'Inactief'.

Na het invoeren van het afzender e-mailadres heb je in de mailbox van het desbetreffende adres een e-mail van Yuki ontvangen om je e-mailaccount te bevestigen. 

Na het bevestigen van deze e-mail wijzigt de status van je e-mailaccount in 'Actief'.

Het oranje bolletje geeft aan dat de DNS records ('virtuele' mailserver van Yuki) nog niet correct zijn ingesteld. De DNS validatie toont nog foutmeldingen of waarschuwingen.

Verstuurmethode vastleggen 

Klik vervolgens nogmaals op E-mail verzendopties. Het volgende scherm wordt geopend:

Je e-mails zullen standaard worden verstuurd via de virtuele Yuki server. Wanneer je echter je e-mails wilt versturen via je eigen SMTP server (uitgaande mailserver) selecteer je de optie Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server. 

LET OP!

Bij je verkoopinstellingen wordt het bolletje groen (status van e-mailconfiguratie) nadat je de correcte DNS records (mailserver van Yuki) hebt laten instellen door de hosting provider van je domein óf de mailserver instellingen (SMTP server) hebt ingevoerd.

Hieronder worden beide verstuurmethoden beschreven.

E-mails versturen via de 'virtuele' mailserver van Yuki

Een groot voordeel van het gebruik van de 'virtuele' mailserver van Yuki is dat Yuki kan traceren of je e-mail correct bij een ontvanger is aangekomen.

TIP!

De status van een verstuurde e-mail kan worden bekeken vanuit de geopende offerte, verkoopfactuur of herinnering.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Documentgegevens voor ondernemer. 

Yuki zal alle e-mails namens je e-mailprovider bijna altijd correct naar je klanten versturen via de Yuki mailserver!

Om te voorkomen dat verstuurde e-mails toch in een 'spam' box terecht komen bij de ontvanger of door de ontvanger niet worden geaccepteerd adviseert Yuki om contact op te nemen met de hosting provider van je domein (website) of je ICT-beheerder met het verzoek om de juiste DNS records op de eigen mailserver te laten instellen.

Je vindt de juiste DNS records voor jouw e-mailadres door te klikken op het zwarte pijltje. 

Wanneer je e-mailprovider Yuki om beveiligingsredenen niet toestaat om namens hen e-mail te versturen zal Yuki het volgende e-mailadres gebruiken: mail@yukiworks.nl. Als de klant de e-mail eventueel beantwoord zal deze echter op het eigen e-mailadres van de e-mailprovider worden ontvangen.

E-mails versturen via je eigen uitgaande mailserver (SMTP server)

Je kunt je offertes, facturen en herinneringen natuurlijk ook via je eigen e-mailserver versturen. Hierdoor wordt de kans kleiner dat je e-mails in de 'spam' box terecht komen of niet kan worden bezorgd bij de ontvanger. 

Een groot nadeel is echter dat Yuki niet kan traceren of je e-mail correct bij de ontvanger is aangekomen.

Elke e-mailprovider maakt gebruik van eigen SMTP instellingen voor de uitgaande mailserver. Deze kun je altijd bij je e-mailprovider opvragen.

Bijna alle eigen e-mailservers (SMTP servers) werken met één van de twee volgende combinaties:

• Poort 465 + SSL
• Poort 587 + STARTTLS.

Selecteer de verstuur methode Verstuur je e-mails via je eigen SMTP server. In het nu geopende scherm moet je vervolgens de SMTP instellingen van in dit voorbeeld een Gmail-account invoeren:

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Na het invoeren van de SMTP instellingen kun je controleren of deze correct zijn door te klikken op de knop Test SMTP connectie.

LET OP!

Wanneer een tweefactorauthenticatie (tweestapsverificatie) is ingeschakeld verschijnt er mogelijk bij het versturen van een factuur een 'ongeldig wachtwoord' foutmelding in je scherm omdat je het 'gewone' wachtwoord niet kunt gebruiken.

In dat geval dien je een app-wachtwoord aan te maken om toegang te verlenen tot je eigen Microsoft-account, Google-account of Office 365-account op de mailserver.

Voor meer informatie over het maken en gebruik van een app-wachtwoord:

• bij een Microsoft-account zie App-wachtwoorden gebruiken met apps die verificatie in twee stappen niet ondersteunen
• bij je Google-account zie Inloggen met app-wachtwoorden
• bij je Office 365-account zie Een app-wachtwoord maken voor Office 365.

Gebruik het app-wachtwoord i.p.v. je 'gewone' wachtwoord in de SMTP-instellingen.

LET OP!

Google biedt geen support meer voor het gebruik van apps of apparaten van derden die je vragen om in te loggen op je Google-account met alleen je gebruikersnaam en wachtwoord.

Hieronder worden de SMTP instellingen gegeven die je moet invoeren wanneer je voor het versturen van je e-mails gebruik maakt van Gmail (Google) of een Microsoft Office 365 Outlook account.

Gmail

Als je gebruik maakt van een Gmail-account dien je de volgende SMTP instellingen in te voeren: 

• SMTP server: de naam van de SMTP server van Gmail is smtp.gmail.com
• Gebruikersnaam: het Gmail e-mailadres dat je wilt instellen
• Wachtwoord: the password linked to your Gmail account or an app password if you have two-factor authentication (two-step verification) enabled on your account.
  
  

Encryptie en poortnummer

Bij een Gmail-account kun je gebruik maken van twee verschillende poorten en dien je één van de twee volgende combinaties van instellingen in te voeren:

• Encryptie SSL met poortnummer 465
• Encryptie STARTTLS met poortnummer 587.

LET OP!

In het geval dat je SSL gebruikt moet voor het correct versturen van je verkoopfacturen via je Gmail-account de 'Toegang voor minder veilige apps' zijn ingeschakeld in je Google account.

Volg onderstaande stappen als je de toegang wilt inschakelen:

• Log in in je Google account.
• Ga naar 'Beheer je Google account'
• klik links in het nu geopende scherm op 'Beveiliging'
• Ga naar het gedeelte 'Minder veilige apps' van je Google-account. 
• Schakel 'Apps met lagere beveiliging toestaan' in.
  
  LET OP!
  Als je deze instelling niet ziet, maak je gebruik van de tweefactorauthenticatie verificatie of heeft de beheerder van je Google account de accounttoegang voor minder veilige apps mogelijk uitgeschakeld.

Voor meer informatie over deze instelling zie Minder goed beveiligde apps en uw Google account.

Microsoft Office 365 Outlook account

Als je gebruik maakt van een Microsoft 365 account dien je de volgende SMTP instellingen in te voeren: 

• SMTP server: de naam van de SMTP server is smtp.office365.com
• Gebruikersnaam: het e-mailadres dat je wilt instellen
• Wachtwoord: het wachtwoord dat is gekoppeld aan je e-mailaccount
• Encryptie: STARTTLS
• Poortnummer: 587.