Niet-financiële documenten in Archief afschermen voor andere gebruikers

In Nmbrs Accounting zijn (sub)mappen en documenten standaard afgeschermd op basis van de toegekende gebruikersrollen, maar niet-financiële documenten kun je daarnaast handmatig beveiligen op documentniveau.

Niet-financiële documenten zijn documenten van het type 'Standaard' (zoals contracten, verzekeringspolissen, leenovereenkomsten en amortisatieschema's). Omdat hierbij geen financiële boekingen worden gemaakt, kunnen jij of de backoffice zelf bepalen in welke map deze documenten worden opgeslagen en wie ze mag inzien.

Projectrechten hebben voorrang

Het toegangsniveau van een project overschrijft altijd het beveiligingsniveau van de gekoppelde documenten. Heeft een gebruiker toegang tot een project? Dan kan deze gebruiker alle documenten binnen dat project inzien, ongeacht eventuele documentbeperkingen of het label 'Privé'.

Rechten en rollen

Alleen de volgende gebruikers hebben de rechten om een niet-financieel document (documenttype 'Standaard') af te schermen:

• De eigenaar van het document (de gebruiker die het document heeft geüpload).
• Een gebruiker met de rol Directie.

Standaard document afschermen

Om een enkel standaard document af te schermen:

• klik je op het icoon Archief in de navigatiebalk
• open je het desbetreffende document
• klik je op de knop Bewerken
  
  
  
• selecteer je in het nu geopende scherm welke gebruikers toegang mogen hebben tot het document
  
  
  
• klik je vervolgens op de knop Bewaren

Resultaat

• Het document is nu verborgen voor niet-geselecteerde gebruikers, maar blijft zichtbaar voor de backoffice.
• Kies je voor het niveau 'Privé'? Dan heeft uitsluitend de eigenaar toegang; het document is in dat geval ook niet zichtbaar voor de backoffice.

Alle standaard documenten tegelijk afschermen (standaardwaarde instellen)

Wil je voorkomen dat je elk document afzonderlijk moet beveiligen, dan kun je in het Archief een algemeen beveiligingsniveau instellen voor alle toekomstige standaard documenten.

LET OP!

Deze instelling werkt niet met terugwerkende kracht. Bestaande standaard documenten in het Archief behouden hun huidige beveiligingsniveau.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Archief instellingen.