Archief instellingen

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

In het Yuki Archief kun je de toegang tot niet-financiële documenten specifiek afschermen of toewijzen per gebruiker. Dit betreft de documenten die visueel zijn opgeslagen in de grijze ordners (de bovenste plank in de digitale archiefkast).

Wat zijn niet-financiële documenten?

Documenten die geen directe financiële boeking vereisen, krijgen in Yuki automatisch het documenttype 'Standaard'. Denk hierbij aan algemene correspondentie, contracten, handleidingen of interne notities.

Rechten

Vanwege de vertrouwelijkheid van documenten is het beheer van deze toegangsrechten strikt beperkt.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' binnen het domein heeft de rechten om de beveiliging van het archief in te stellen en te bepalen welke gebruikers toegang krijgen tot de grijze ordners.

Geen terugwerkende kracht

Bij het aanpassen van de archiefbeveiliging is het essentieel om rekening te houden met de volgende logica:

• Alleen voor nieuwe documenten: De gewijzigde beveiligingsinstellingen gelden uitsluitend voor documenten die vanaf dat moment worden toegevoegd aan het archief.
• Bestaande documenten wijzigen niet: Alle standaard documenten die al in het Archief aanwezig waren vóór de wijziging, behouden hun oorspronkelijke beveiliging en toegangsrechten. Dit wordt dus niet met terugwerkende kracht gecorrigeerd.

Beveiligingsniveaus voor niet-financiële documenten

Alle gebruikers die zijn gemarkeerd als werknemer hebben standaard toegang tot de niet-financiële documenten.

Een van de volgende standaard beveiligingsniveaus voor niet-financiële documenten kan worden ingesteld::

• Alle gebruikers: toegang voor iedereen die een login heeft voor het domein
• Alle werknemers: toegang voor gebruikers die zijn gemarkeerd als werknemer
• Directie: enkel toegang voor gebruiker(s) met de rol 'Directie'
• Privé: enkel toegang voor de eigenaar van het document.
  
  LET OP!
  Ook voor de backoffice zijn 'Privé' deze documenten niet meer zichtbaar en dus niet meer toegankelijk.

Documenten met een ingesteld beveiligingsniveau blijven toegankelijk voor een gebruiker met de rol 'Backoffice' binnen het domein, maar zijn onzichtbaar voor gebruikers zonder toegang.

TIP!

De gebruikers die je hier selecteert voor toegang tot de niet-financiële documenten zijn ook de enigen die toegang hebben tot de gekleurde ordners (onderste plank in het Archief).

Toegang tot Archief instellingen

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de archief instellingen zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Archief op Toegang.

Details archief instellingen

Selecteer in dit scherm met de mogelijke beveiligingsniveaus welke gebruikers toegang hebben tot de niet-financiële documenten in de grijze ordners (bovenste plank in het Archief) en klik vervolgens op de knop Bewaren.