Te verwerken documenten (workflow) (Beta)

Alle documenten die door Yuki niet automatisch zijn herkend en afgehandeld komen in de workflow 'Te verwerken documenten' terecht en moeten door de backoffice handmatig worden verwerkt.

Dit overzicht is alleen beschikbaar voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• een document handmatig verwerken
• de relatie van het document bekijken
  
• één of meer documenten verwijderen
• één of meer documenten opnieuw verwerken.

TIP!

Klik voor alle zekerheid altijd even op Verversen rechtsboven in het scherm om ervoor te zorgen dat de overzicht met de te verwerken documenten up-to-date is.

Om te beginnen met het daadwerkelijk verwerken van de documenten beweeg je met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en klik je vervolgens in het nu geopende scherm onder Backoffice workflow op de tegel Documenten.

Het volgende scherm wordt altijd in de weergave Klaar om geboekt te worden geopend:

Hier zie je alle documenten die door het proces van de IDR herkenning of Maximale herkenning zijn gegaan en waarvan de herkenning volledig is voltooid. 

Deze documenten zijn dus klaar om te worden verwerkt.

Maximale herkenning is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' dit heeft geactiveerd voor het domein waarin het document wordt verwerkt.

Voor een uitgebreide beschrijving van de IDR herkenning zie artikel Automatische documentverwerking (IDR).

Voor een uitgebreide beschrijving van de Maximale herkenning zie artikel Maximale herkenning activeren.

In de kolom Herkenningsresultaat zie je het resultaat van het proces van de IDR herkenning of Maximale herkenning:

• Documentsoort niet ondersteund
• Geen herkenning nodig
• Herkenning compleet
• Importeer fout.

In de weergave 'Alle' heb je daarnaast ook de volgende herkenning statussen:

• Nieuw in domein
• Herkenning in behandeling
• Herkenning compleet 
• Importeren document
• Opnieuw aangeboden.

De kolom Geblokkeerd door wordt alleen getoond wanneer een gebruiker op dat moment een document heeft geopend.

Filters

Je kunt de gegevens in het overzicht filteren op Status (van het document) of Documentsoort:

• Status: Open, Data-entry voltooid of In behandeling
• Documentsoort: Inkoopfactuur, Verkoopfactuur, Standaard, Salarisstrook, Memoriaalboeking, Elektronisch afschrift, Afschrift, Kasstaat importbestand, Declaratie of Aangifte loonheffing.

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave Alle moet worden getoond:

In deze weergave zie je alle documenten die zich in de workflow bevinden, onafhankelijk van de status van de herkenning.

Er zijn dus ook documenten aanwezig die dit moment nog door het proces van de IDR herkenning of Maximale herkenning gaan en dus nog niet klaar zijn om te worden verwerkt.

Document handmatig verwerken

Om een document te openen dat je handmatig wilt gaan verwerken:

• klik je op de bestandsnaam van het document
• beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende document en klik je vervolgens op de knop Bekijk document.
  
  

Voor een uitgebreide beschrijving van het verwerken van de verschillende documenttypen zie folder Documenten verwerken.

Relatie bekijken

Om de relatie van een document te bekijken, beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende document. Klik op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart wordt geopend.

Document(en) verwijderen

Om één document te verwijderen uit de workflow 'Te verwerken documenten' beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende document, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je de menuoptie Verwijder document uit het dropdownmenu. 

De volgende melding verschijnt in je scherm:

Het is verplicht om hier een reden in te voeren voor de verwijdering van het document.

Klik vervolgens op de knop OK om het document daadwerkelijk te verwijderen.

Het document komt nu terecht in de prullenbak (Verwijderde documenten).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Verwijderde documenten.

TIP!

Het is ook mogelijk om meerdere documenten in bulk te verwijderen.

Selecteer de documenten die je wilt verwijderen en klik vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

Het is verplicht om hier een reden in te voeren voor de verwijdering van de documenten.

Klik vervolgens op de knop OK om de documenten daadwerkelijk te verwijderen.

LET OP!

Een verwijderd document komt terecht in de prullenbak (Verwijderde documenten).

Document(en) opnieuw verwerken

Eén of meer documenten kunnen opnieuw worden verwerkt nadat bijv. de standaardwaarden voor een relatie op portaal- of domeinniveau zijn gewijzigd of aangemaakt.

Het opnieuw verwerken van documenten betekent dat de geselecteerde documenten opnieuw door het proces van de IDR herkenning of Maximale herkenning gaan.

Selecteer één of meer documenten die opnieuw moeten worden verwerkt en klik vervolgens bovenin het scherm op Opnieuw verwerken.

De geselecteerde documenten zullen verdwijnen uit de weergave 'Klaar om geboekt te worden' en weer opnieuw door het proces van de IDR herkenning of Maximale herkenning gaan.