Betaallijst documenten handmatig betalen

Gewijzigd op Do, 28 Mei om 3:16 PM

Het feature Yuki Betaalservice (Betaallijst) is geïntegreerd in de Bank functionaliteit.

Je kunt de betaallijst gebruiken om handmatig je documenten (openstaande posten) te betalen of om een verzamelbestand (SEPA betaalbestand) te maken waarmee je een aantal documenten tegelijkertijd betaalt.

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

LET OP!
Yuki geeft geen melding wanneer de vervaldatum van een inkoopfactuur is verstreken.

Yuki Betaalservice (Betaallijst) is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Rechten voor betalen

Niet elke gebruiker kan betalingen uitvoeren. Alleen gebruikers met de volgende rollen hebben de rechten om documenten handmatig te betalen:

Directie
Financiële administratie
Externe accountant.

Toegang tot Betaallijst

Om toegang te krijgen:

klik je op het icoon Bank in de navigatiebalk
klik je vervolgens in het nu geopende scherm op Betaallijst.

Betaallijst

Automatische goedkeuringsflow voor facturen

Wanneer je gebruik maakt van Yuki Workflow (taken en/of facturen goedkeuren) kan er een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen worden opgezet. In dat geval geeft de melding in de kolom Taak dan aan dat de 'ingestelde' verantwoordelijke persoon de taak om de documenten goed te keuren voor betaling nog niet heeft uitgevoerd (in behandeling).

Filteren op 'Betalen voor'

In de weergaven 'Te betalen', 'Goedkeuring vereist' en 'Onderweg' kun je de documenten filteren op Betalen voor. Geef hier aan of alle documenten worden getoond die betaald moeten worden voor, op of na de geselecteerde datum.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit de betaallijst kan een gebruiker:

de openstaande posten van een relatie bekijken
één of meer documenten als betaald markeren
één of meer documenten in de wacht zetten
de vervaldatum van één of meer documenten wijzigen
een taak voor een document aanmaken of bewerken
het document bekijken
de relatie bekijken.

Openstaande posten van relatie bekijken

Controleer voordat je een betaling uitvoert of er in de kolom Openstaand een uitroepteken voor het document staat.

Dit betekent dat er bij de leverancier nog betalingen of creditfacturen open staan die nog niet gematcht zijn en dus mogelijk nog met dit document verrekend kunnen worden.

Om deze openstaande posten te bekijken en indien mogelijk te matchen voordat je verder gaat met een betaling aan deze leverancier:

beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende te betalen document
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk openstaande posten van relatie in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Documenten als betaald markeren

Om betalingen die je handmatig hebt aangemaakt en uitgevoerd in het internetportaal van je bank als betaald te markeren:

selecteer je de werklijst Te betalen de desbetreffende posten
klik je vervolgens bovenin het scherm op Markeer als betaald.

De documenten verdwijnen nu uit de betaallijst.

Door de documenten handmatig bij de bank te betalen en in Yuki te markeren als betaald, kun je goed bijhouden welke documenten betaald zijn en nog betaald moeten worden.

Eén document als betaald markeren

Om één document te markeren als betaald:

beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende document
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Markeer als betaald in het dropdownmenu.

Documenten in de wacht zetten

Als je bepaalde documenten tijdelijk wilt blokkeren om te voorkomen dat deze al betaald worden, kun je deze in de wacht zetten.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Betaallijst documenten blokkeren of vrijgeven voor betaling.

Vervaldatum van documenten wijzigen

Om vóórdat je documenten gaat betalen , indien nodig, de vervaldatum van documenten te wijzigen:

selecteer je in de werklijst Te betalen alle documenten waarvan de vervaldatum gewijzigd moet worden
klik je vervolgens bovenin het scherm op Wijzig vervaldatum.

Het volgende scherm wordt geopend:

De vervaldatum kan niet worden ingesteld voor de huidige vervaldatum van het te betalen document.
voer je de nieuwe vervaldatum in
klik je vervolgens op de knop Bewaren.

De vervaldatum van alle geselecteerde facturen is nu gewijzigd.

Vervaldatum van één document wijzigen

Om de vervaldatum van één document te wijzigen:

beweeg je met de muis boven de regel van het desbetreffende document
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Wijzig vervaldatum in het dropdownmenu.

Taak voor document aanmaken of bewerken

Om een nieuwe taak voor een te betalen document aan te maken of een bestaande taak te wijzigen of af te handelen (afhankelijk van gebruikersrol):

beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende te betalen document
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Nieuwe taak of Taak bewerken in het dropdownmenu.

Voor een uitgebreide beschrijving van taken of workflowregels (automatisch aanmaken van taken o.b.v. informatie in het document) zie artikel Nieuwe taak aanmaken of Workflowregel aanmaken.

Document bekijken

Om een document te bekijken:

klik je op het onderwerp van het document

OF

beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende document
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk document in het dropdownmenu.

In het nu geopende scherm kan het document, indien nodig, worden aangepast of kunnen er bewerkingen op de factuur worden uitgevoerd.

Relatie bekijken

Om de relatie te bekijken:

beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende document
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.