Betaallijstbeveiliging instellen

Gewijzigd op Wo, 4 Mrt om 3:49 PM

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

De betaallijstbeveiliging is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Wanneer je de betaallijstbeveiliging in een administratie instelt, geldt deze beveiliging voor alle administraties in je domein.

TIP!

Wanneer je gebruikt maakt van Yuki Workflow kan de betaallijstbeveiliging nog strikter worden gemaakt door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten.

Betaallijstbeveiliging instellingen

De betaallijst in Yuki kent o.a. de volgende werklijsten:

Te betalen: alle posten die handmatig of via een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden
Goedkeuring vereist: alle posten die eerst moeten worden goedgekeurd (vrijgegeven) voordat ze betaald kunnen worden.

De volgende instellingen kunnen worden vastgelegd:

de betaallijstbeveiliging
Welke documenten worden standaard op betaalstatus 'Goedkeuring vereist' gezet of kunnen direct in de werklijst 'Te betalen' gezet worden?
de bevoegdheid om documenten in en uit de betaallijst te plaatsen
Welke (gebruikers)rol mag de documenten met betaalstatus 'Goedkeuring vereist' vrijgeven voor betaling?
de bevoegdheid om documenten via een SEPA betaalbestand te betalen
Wie (één of meer gebruikers) mag de documenten via een SEPA betaalbestand betalen (rol 'Procuratie')?

Alleen de eigenaar van het domein (rol 'Directie') en een gebruiker met de rol 'Directie' én 'Security manager' kunnen de betaallijstbeveiliging instellen. De eigenaar van het domein krijgt automatisch de rol 'Security manager'.

LET OP!

Indien de betaallijstbeveiliging niet is ingeschakeld komen te betalen documenten direct in de betaallijst terecht. Elke gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant' of 'Directie' kan dan een SEPA betaalbestand aanmaken, wijzigen, definitief maken en naar de bank versturen.

In Yuki kun je de volgende bank instellingen vastleggen:

Betaallijst
Hier kan de betaallijstbeveiliging ingesteld worden zodat documenten die betaald moeten worden, eerst goedkeuring vereisen voordat ze in de betaallijst terecht komen. Daarnaast kan er worden aangegeven of er wel of geen kortingen van toepassing zijn bij het betalen van documenten.
Ponto
Ponto maakt het mogelijk om bankrekeningen van meer dan dertig banken volgens de PSD2- en GDPR-regelgeving op een veilige en betrouwbare manier aan Yuki te koppelen.
Inkoopfactuurinstellingen
Uitschakelen van verplichte invoer van bankrekening bij het verwerken van inkoopfacturen met betaalwijze 'Overschrijving'.

Toegang tot bank instellingen

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de betaallijst instellingen zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Bank op Betaallijst.

Details betaallijstbeveiliging instellingen

Schakel de betaallijstbeveiliging in door Stel de betaallijstbeveiliging in te selecteren.

Het volgende scherm wordt geopend:

De Security manager kan vervolgens de volgende zaken instellen:

Documenten met betalingsbeveiliging
Documenten die standaard op betaalstatus 'Goedkeuring vereist' moeten worden gezet. Deze documenten komen dus niet in de werklijst 'Te betalen' te staan.

LET OP!
Wanneer salarisstroken standaard de betaalstatus 'Goedkeuring vereist' krijgen geldt dit ook voor de aangiften loonheffing.
Bevoegd om documenten te verplaatsen
De rol die gebruikers moeten hebben om documenten met de betaalstatus 'Goedkeuring vereist' in de werklijst 'Te betalen' te plaatsen.

Voor een uitgebreide beschrijving van het verplaatsen van documenten in de werklijst 'Te betalen' zie artikel Betaallijst documenten blokkeren of vrijgeven voor betaling.
Bevoegd om betaalbestanden aan te maken en te wijzigen
Welke gebruikers bevoegd zijn om een SEPA betaalbestand aan te maken en/of te wijzigen om documenten te betalen. Deze gebruikers moeten natuurlijk wel al financiële rechten (rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant') hebben of de rol 'Directie'.

Voor een uitgebreide beschrijving van de betaling van facturen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

LET OP!

Een of meer documenten met de betaalstatus 'Onderweg' kunnen opnieuw in de werklijst 'Te betalen' worden gezet door de desbetreffende documenten te selecteren en vervolgens bovenin het scherm te klikken op 'Markeer als onbetaald'.