Betaallijstbeveiliging instellen

Betaallijstbeveiliging maakt het mogelijk om per documenttype aan te geven of deze direct in de werklijst 'Te betalen' (betaallijst) mogen worden gezet of dat ze standaard eerst ter goedkeuring de betaalstatus Wachtend op goedkeuring' moeten krijgen.

Documenten met de betaalstatus 'Wachtend op goedkeuring' moeten handmatig worden vrijgegeven voor betaling voordat ze in de werklijst 'Te betalen' zichtbaar worden.

De betaallijstbeveiliging is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. 

Alleen de eigenaar van het domein (rol 'Directie') en een gebruiker met de rol 'Directie' én 'Security manager' kunnen de betaallijstbeveiliging instellen. De eigenaar van het domein krijgt automatisch de rol 'Security manager'.

Wanneer je de betaallijstbeveiliging in een administratie instelt, geldt deze beveiliging voor alle administraties in je domein.

TIP!

Wanneer je gebruikt maakt van Yuki Workflow kan de betaallijstbeveiliging nog strikter worden gemaakt door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten.

De betaallijst kent vier werklijsten: 

• Te betalen: alle posten die handmatig of via een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden
• Wachtend op goedkeuring: alle posten die eerst moeten worden goedgekeurd (vrijgegeven) voordat ze betaald kunnen worden
• Onderweg: alle posten die al betaald zijn maar nog gematcht moeten worden met de betaling.
• Betaalhistorie: overzicht van de aangemaakte concept en definitieve SEPA betaalbestanden.

Vanuit dit scherm kan de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Security manager de volgende zaken instellen:

• de betaallijstbeveiliging
  Welke documenten worden standaard op betaalstatus 'Wachtend op goedkeuring' gezet of kunnen direct in de werklijst 'Te betalen' gezet worden?
• de bevoegdheid om documenten in en uit de betaallijst te plaatsen
  Welke (gebruikers)rol mag de documenten met betaalstatus 'Wachtend op goedkeuring' vrijgeven voor betaling?
• de bevoegdheid om documenten via een SEPA betaalbestand te betalen
  Wie (één of meer gebruikers) mag de documenten via een SEPA betaalbestand betalen (rol 'Procuratie')?

Indien de betaallijstbeveiliging niet is ingeschakeld komen te betalen documenten direct in de betaallijst terecht. Elke gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant' of 'Directie' kan dan een SEPA betaalbestand aanmaken, wijzigen, definitief maken en naar de bank versturen.

Betaallijstbeveiliging instellen

Beweeg met je muis boven het icoon Instellingen in de navigatiebalk en klik in de sectie Banken vervolgens op Instellingen betaallijst. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Schakel de betaallijstbeveiliging in door Stel de betaallijstbeveiliging in te selecteren. 

Het volgende scherm wordt geopend:

De Security manager stelt vervolgens de volgende zaken in:

• Documenten met betalingsbeveiliging
  Documenten die standaard op betaalstatus 'Wachtend op goedkeuring' moeten worden gezet. Deze documenten komen dus niet in de werklijst 'Te betalen' te staan.
  
  LET OP!
  Wanneer salarisstroken standaard de betaalstatus 'Wachtend op goedkeuring' krijgen geldt dit ook voor de aangiften loonheffing.
  
  
• Bevoegd om documenten te verplaatsen
  De rol die gebruikers moeten hebben om documenten met de betaalstatus 'Wachtend op goedkeuring' in de werklijst 'Te betalen' te plaatsen.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving van het verplaatsen van documenten in de werklijst 'Te betalen' zie artikel Betaallijst documenten blokkeren of vrijgeven voor betaling. 
  
  
• Bevoegd om betaalbestanden aan te maken en te wijzigen
  Welke gebruikers bevoegd zijn om een SEPA betaalbestand aan te maken en/of te wijzigen om documenten te betalen. Deze gebruikers moeten natuurlijk wel al financiële rechten (rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant') hebben of de rol 'Directie'.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving van de betaling van facturen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

LET OP!

Documenten met de betaalstatus 'Onderweg' kunnen opnieuw in de werklijst 'Te betalen' worden gezet door de desbetreffende documenten te selecteren en vervolgens bovenin het scherm te klikken op 'Markeer als onbetaald'.

Om één document in de werklijst 'Te betalen' te plaatsen, beweeg je met de muis boven de desbetreffende factuur, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens 'Markeer als onbetaald' in het dropdownmenu.