UBL-regel (lokale verwerkingsregel) in domein aanmaken

Alleen facturen die worden aangeleverd in het UBL formaat kunnen d.m.v. UBL-regels (verwerkingsregels) op regelniveau in een domein worden uitgesplitst in een aantal factuurregels.

Er dient eerst een standaardwaarde (op documentniveau) in het domein aanwezig te zijn, vervolgens kun je op regelniveau gaan splitsen.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan een UBL-regel (lokale verwerkingsregel) in een domein aanmaken. 

Beweeg met je muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk en klik vervolgens op Relaties.  Zoek en open de relatiekaart van de leverancier of klant en klik in het nu geopende scherm vervolgens op Standaardwaarden.

Het volgende scherm wordt geopend:

Om een nieuwe UBL-regel (verwerkingsregel) op regelniveau> voor een document aan te maken klik je op de knop Aanmaken en vervolgens selecteer je de menuoptie UBL-regel. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Voer bij Input de gegevens in waaraan de UBL-regel (verwerkingsregel) moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld. Deze gegevens zijn afhankelijk van de documentsoort waarvoor je een UBL-regel maakt. 

Klik vervolgens op de knop Bewaren om de UBL-regel op te slaan voor de leverancier of klant. 

In de onderstaande schermafbeelding zijn er twee UBL-regels aangemaakt voor een inkoopfactuur van de leverancier De Koffiefabriek. Alle inkoopfacturen van deze leverancier zullen op basis van de omschrijving en het btw-tarief automatisch worden gesplitst in twee factuurregels waarvan de ene op grootbroekrekening 'Kantine en consumptie' met 6% btw wordt geboekt en de andere op 'Representatiekosten' eveneens met 6% btw.

TIP!

De btw categorie in de factuur (UBL veld: TaxCategory) kan worden bekeken door de kolom Btw-categorie toe te voegen aan dit overzicht door te klikken op de knop Kolomselectie.

Input

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoop- en/of (Yuki) verkoopfactuur moeten voldoen:

• Relatie: naam van leverancier of klant
• Documentsoort: inkoopfactuur, verkoopfactuur of Yuki verkoopfactuur
• Administratie: alleen beschikbaar wanneer er meerdere administraties in domein aanwezig zijn
• Recente factuur: selecteer de factuur waarvan je één van de factuurregels als input wilt gebruiken
  
• Factuurregel: selecteer de juiste factuurregel
  
  
  LET OP!
  De in de factuurregel aanwezige UBL gegevens zoals artikelcode, omschrijving en btw-percentage zullen automatisch in de desbetreffende UBL velden (zie UBL details hieronder) worden ingevuld. 
  

UBL details

Als input kun je ook de waarden in de UBL velden van een document gebruiken:

• UBL artikelcode: artikelcode is gelijk aan, begint met of bevat (UBL veld: SellersItemIdentification (inkoopfactuur, BuyersItemIdentification (verkoopfactuur))
• Omschrijving (UBL): artikelomschrijving is gelijk aan, begint met of bevat
• Btw percentage (UBL): btw percentage in factuur.

Klik op de pijl voor Aanvullende gegevens om de volgende UBL velden te kunnen gebruiken:

• Btw categorie (UBL): btw categorie in factuur (UBL veld: TaxCategory)
• Btw categorienaam (UBL): btw categorienaam in factuur.  

TIPS!

• Mocht de waarde van  het veld 'UBL artikelcode' (SellersItemIdentification) ontbreken in de UBL factuur dan moet je alleen de waarde van het veld 'Omschrijving (UBL)' (Artikelomschrijving) invoeren.
• Indien nodig moet je de waarden in de UBL velden (artikelcode, omschrijving, Btw percentage en Btw categorie) die je wilt gebruiken moet je deze eerst opzoeken.
  Vanuit het invoerscherm geeft Yuki door middel van het UBL symbool aan dat het document een UBL factuur betreft.
  
  
  Rechts in je scherm vind je de Xml-data, door hierop te klikken wordt het onderliggende XML document van de factuur geopend.
  In dit XML document ga je (op PC m.b.v. Ctrl-F, op Mac m.b.v Cmd-F) op zoek naar het UBL veld waarvan je de waarde als waarde in de UBL-regel wilt gaan gebruiken.

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoop- en/of verkoopfactuur worden ingevuld: 

• Grootboekrekening: selecteer de correcte grootboekrekening.
• Btw-code: gehanteerd btw-tarief in factuurregel op inkoop- of verkoopfactuur.