Status van verstuurde offerte bijwerken

Gewijzigd op Di, 31 Mrt om 2:34 PM

Na een reactie van de klant moet de status van de verstuurde offerte handmatig worden gewijzigd. Een klant kan de offerte accepteren of weigeren. Na opmerkingen van een klant kan de offerte desgewenst ook worden herzien.

Daarnaast kunnen er vanuit een verstuurde offerte (status 'Open', 'Vorige versie', 'Klaar om te factureren' 'Gefactureerd' en 'Afgekeurd') een aantal acties worden uitgevoerd.

Toegang tot verstuurde offerte

Om toegang te krijgen:

beweeg je met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk
klik je op Offertes
selecteer je in het nu geopende scherm de werklijst Verstuurd
open je tenslotte in het nu geopende scherm de verstuurde offerte door te klikken op het onderwerp van de desbetreffende offerte.

Verstuurde offerte

Op de verschillende tabbladen in de offerte kunnen een aantal gegevens van de offerte worden bekeken zoals:

de algemene gegevens
de versies van de offerte
de verstuurde e-mails.

In de document viewer kan een schermvoorbeeld van de offerte en de offerteregels worden bekeken.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

de verstuurde offerte accepteren
de verstuurde offerte afkeuren
de verstuurde offerte herzien
meer acties uitvoeren:
- een vraag stellen
- een offerte kopiëren
- een offerte verwijderen
- een offerte opnieuw versturen.

Offerte accepteren

Na telefonisch akkoord of een akkoord per post of e-mail van de klant moet de (herziene) offerte worden geaccepteerd.

Om een offerte te accepteren:

klik je de knop Verwerken
klik je in het nu geopende dropdownmenu op de menuoptie Geaccepteerd.

Na het accepteren van de offerte verschijnt de volgende pop-up in je scherm:

De offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Klaar om te factureren'.

Status van geaccepteerde offerte
De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Klaar om te factureren'.

Voor een uitgebreide beschrijving van het factureren van een geaccepteerde offerte zie artikel Klaar om te factureren.

Geaccepteerde offerte heropenen

Zolang de geaccepteerde offerte nog niet is gefactureerd kan deze worden heropend door te klikken op de knop Heropenen.

De heropende offerte wordt verplaatst naar de werklijst 'Verstuurd'.

Status van heropende offerte

De status van de heropende offerte wordt gewijzigd naar 'Open'.

Offerte afkeuren

Wanneer de klant heeft aangegeven niet akkoord te zijn met de offerte moet de offerte worden geweigerd.

Om een offerte af te keuren:

klik je op de knop Verwerken
klik je in het nu geopende dropdownmenu op de menuoptie Afgekeurd.

Na het afkeuren van de offerte verschijnt de volgende pop-up in je scherm:

De afgekeurde offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Alle' en 'Offertehistorie'.

Status van afgekeurde offerte

De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Afgekeurd'.

Een afgekeurde offerte kan altijd worden heropend zodat deze weer geaccepteerd, afgekeurd of herzien kan worden.

Offerte herzien

De klant heeft aangegeven dat één of meerdere zaken op de offerte gewijzigd moeten worden voordat er eventueel een akkoord wordt gegeven.

Om een offerte te herzien:

klik je op de knop Verwerken
klik je in het nu geopende dropdownmenu op de menuoptie Herzien
wijzig in de nu geopende offerte de desbetreffende gegevens.
In ons voorbeeld is het aantal artikelen verhoogd naar 2 stuks.
verstuur de herziene offerte opnieuw naar de klant door achtereenvolgens te klikken op de knoppen Volgende en Verwerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

De offerte referentie is gewijzigd van '3' naar '5', de offerteregel geeft nu bij het aantal te verkopen artikelen '2' aan en het totaalbedrag van de offerte is verhoogd.

De eerste versie van de offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Alle' en 'Offertehistorie'.

De tweede herziene versie van de offerte wordt op de werklijst 'Verstuurd' geplaatst.

Status van herziene offerte

De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Vorige versie'.

Versies herziene offerte bekijken

Op het tabblad Versies kun je de eerste versie en de tweede herziene versie van de offerte bekijken.

Eerste versie bekijken

Om de gegevens van de vorige versie van de offerte te bekijken, klik je op de desbetreffende link. In de document viewer wordt vervolgens het schermvoorbeeld van de vorige versie van de offerte en de offerteregels getoond.

Huidige versie bekijken

Om de huidige versie van de offerte weer te openen, klik je op de knop Ga naar huidige versie.

Meer acties uitvoeren

De onderstaande acties die kunnen worden uitgevoerd vanuit een verstuurde offerte zijn afhankelijk van de status van de offerte:

een vraag stelen over de offerte
de offerte kopieren
de offerte verwijderen
de offerte opnieuw versturen.

.Om één van de bovengenoemde acties uit te voeren klik je op de knop Meer acties en vervolgens in het dropdownmenu op de desbetreffende menuoptie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Acties vanuit verstuurde offerte.