Status van verstuurde offerte bijwerken

Na een reactie van de klant moet de status van de verstuurde offerte handmatig worden gewijzigd. Een klant kan de offerte accepteren of weigeren. Na opmerkingen van een klant kan de offerte desgewenst ook worden herzien. 

Op de verschillende tabbladen in de offerte kunnen een aantal gegevens van de offerte worden bekeken zoals:

• algemene gegevens 
• versies
• e-mails.

In de document viewer kan een schermvoorbeeld en de offerteregels van de offerte worden bekeken.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• de verstuurde offerte accepteren
• de verstuurde offerte afkeuren
• de verstuurde offerte herzien
• meer acties uitvoeren:
  • vraag stellen
  • offerte kopiëren
  • offerte verwijderen
  • offerte opnieuw versturen.

Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Offertes en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm in het dropdownmenu de lijst Verstuurd.

Open in het nu geopende scherm de desbetreffende verstuurde offerte door te klikken op het onderwerp van de offerte.

Het volgende scherm wordt geopend:

Om de status van de openstaande offerte te wijzigen klik je op het dropdownmenu van de knop Verwerken.

Je kunt hier kiezen uit drie verschillende opties:

• Geaccepteerd
• Afgekeurd
• Herzien.

Offerte accepteren

Na telefonisch akkoord of een akkoord per post of e-mail van de klant moet de (herziene) offerte worden geaccepteerd.

Klik op de optie Geaccepteerd.

Na het accepteren van de offerte verschijnt de volgende pop-up in je scherm: 

De offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Klaar om te factureren'. 

De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Klaar om te factureren'.

Voor een uitgebreide beschrijving van het factureren van een geaccepteerde offerte zie artikel Klaar om te factureren.

LET OP!

Zolang de geaccepteerde offerte nog niet is gefactureerd kan deze worden heropend door te klikken op de knop Heropenen. De heropende offerte wordt verplaatst naar de werklijst 'Verstuurd'. De status van de heropende offerte wordt gewijzigd naar 'Open'.

Offerte afkeuren

Wanneer de klant heeft aangegeven niet akkoord te zijn met de offerte moet de offerte worden geweigerd.

Klik op de optie Afgekeurd.

Na het afkeuren van de offerte verschijnt de volgende pop-up in je scherm:

De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Afgekeurd'.

Een afgekeurde offerte kan altijd worden heropend zodat deze weer geaccepteerd, afgekeurd of herzien kan worden.

LET OP!

De afgekeurde offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd', krijgt de status 'Afgekeurd' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Alle' en 'Offertehistorie'.

Offerte herzien

De klant heeft aangegeven dat één of meerdere zaken op de offerte gewijzigd moeten worden voordat er eventueel een akkoord wordt gegeven.

Klik op de optie Herzien.

Wijzig in de nu geopende offerte de desbetreffende gegevens. In ons voorbeeld is het aantal artikelen verhoogd naar 2 stuks.

Verstuur de offerte opnieuw naar de klant door achtereenvolgens te klikken op de knoppen Volgende en Verwerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

De offerte referentie is gewijzigd van '3' naar '5', de offerteregel geeft nu bij het aantal te verkopen artikelen '2' aan en het totaalbedrag van de offerte is verhoogd.

Op het tabblad Versies kun je de eerste versie en de tweede herziene versie van de offerte bekijken.

Om de gegevens van de vorige versie van de offerte te bekijken, klik je op de desbetreffende link. In de document viewer wordt vervolgens het schermvoorbeeld en de offerteregels van de vorige versie van de offerte getoond.

Om de huidige versie van de offerte weer te openen, klik je op de knop Ga naar huidige versie.

LET OP!

De eerste versie van de offerte verdwijnt uit de werklijst 'Verstuurd', krijgt de status 'Vorige versie' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Alle' en 'Offertehistorie'.

De tweede herziene versie van de offerte wordt op de werklijst 'Verstuurd' geplaatst.

Meer acties uitvoeren

Om één van de bovengenoemde acties uit te voeren klik je op de knop Meer acties en vervolgens in het dropdownmenu op de desbetreffende menuoptie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Acties vanuit verstuurde offerte.