Offerte verwerken en versturen

Gewijzigd op Vr, 29 Jul, 2022 om 12:00 PM

Om een nieuwe offerte te versturen naar je potentiële klant moeten de volgende stappen worden doorlopen:

zet de offerte klaar voor verzending naar de potentiële klant
voeg, indien nodig, notities toe
controleer en wijzig, indien nodig, de offertedatum en/of de verzendwijze
verwerk de offerte in de administratie waardoor deze daadwerkelijk wordt verstuurd naar de potentiële klant.

Klik op het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Offertes en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Klaar om te versturen.

Open de offerte die je wilt verwerken en daardoor daadwerkelijk wordt verstuurd, door te klikken op het onderwerp van de desbetreffende offerte.

Het volgende scherm wordt geopend:

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

de offerte verwerken en versturen.
de offerte bewaren als 'Klaar om te versturen'
de offerte verwijderen.

Offerte verwerken en versturen

De offerte kan na het controleren van de offertedatum, de verzendwijze en het schermvoorbeeld vervolgens direct worden verwerkt in de administratie en verstuurd worden naar de klant door te klikken op de knop Verwerken.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

De offerte verdwijnt uit de werklijst 'Klaar om te versturen' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Verstuurd'.

TIP!

De verwerkte offerte vind je ook terug in de ordner Verkoop, tabblad Offertes in het Archief.

Afhankelijk van de verzendwijze wordt de offerte:

verstuurd per gewone post

Na het verwerken van de offerte kan de offerte in het vervolgscherm als een PDF-document worden gedownload door in het documentvoorbeeld te klikken op de knop Downloaden of worden afgedrukt door te klikken op de knop Afdrukken.

TIP!
In Relaties (CRM) kun je gebruik maken van de functie Etiketten om de te versturen envelop te adresseren.
verstuurd per e-mail
De klant ontvangt een e-mail met de offerte als bijlage in PDF-formaat.
niet verstuurd per e-mail: de offerte wordt wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden naar je klant.

LET OP!

Controleer bij het versturen van een offerte per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".

Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van twee-staps authenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.

Offerte bewaren als 'Klaar om te versturen'

Om de offerte weer te bewaren als een te verzenden offerte klik je op de knop Opslaan als 'Klaar om te versturen'.

Offerte verwijderen

Om een te verzenden offerte te verwijderen, klik je op de knop Verwijderen.

Klik in de nu geopende melding op de knop Ja om de offerte daadwerkelijk te verwijderen.