Bank verwerkingsregel aanmaken

LET OP: deze functie kan grote impact op de administratie hebben. Gebruik deze functie met beleid.

Om efficiënter regelmatig terugkerende bank- en kastransacties te kunnen verwerken kun je in Yuki bank verwerkingsregels aanmaken. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe Accountant' kan een bank verwerkingsregel aanmaken.

Als je een nog te verwerken bank- of kastransactie opent, krijg je het scherm waarin je de transactie handmatig kunt matchen of een actie kunt uitvoeren.

Soms heeft Yuki een verwerkingsregel al automatisch aangemaakt of is een bestaande verwerkingsregel toegepast. Je ziet dan de tekst:

Als je weet dat een bepaalde transactie nog vaker gaat terugkomen en deze telkens op dezelfde manier afgehandeld kan worden, kun je het beste een verwerkingsregelregel aanmaken.

Open vanuit de workflow Te verwerken banktransacties een banktransactie en klik vervolgens op de knop (Nieuwe) Verwerkingsregel.

Het volgende scherm wordt geopend:

Het linkerdeel van het scherm bevat de criteria waaraan een transactie moet voldoen. Het rechterdeel bepaalt de verwerking van de transactie als deze aan de criteria voldoet.

TIP!

Je kunt transacties ook automatisch op meerdere grootboekrekeningen laten boeken. Je moet er dan wel eerst voor zorgen dat de normale bank verwerkingsregel volledig is ingesteld.

Voor een uitgebreide beschrijving van het automatisch boeken van transacties op meerdere grootboekrekeningen zie artikel Banktransacties automatisch splitsen.

Criteria

Afschrifttype

Geef aan of het een import voor een bankafschrift of voor een kasstaat is.

Transactieype

Dit zijn typen transacties die al in het afschrift door de bank worden meegegeven, bijvoorbeeld bankkosten of Incasso.

Transactiecode (enkel bij kasstaten)

Het transactietype wordt gebruikt voor de verschillende soorten kastransacties die je hebt gedefinieerd. Denk aan "Omzet incl 21% btw, Betaald met CC, Afstorting bank etc. 

Tegenrekening

Bij een banktransactie is dit de bankrekening waar de uitgaande betaling naar is overgemaakt, of de inkomende betaling van afkomstig is. Bij een kastransactie is dit afhankelijk van de code die de kas meegeeft.

Naam tegenrekening

Dit is de naam van de tegenpartij (klant of leverancier).

Omschrijving

Uit de omschrijving kun je trefwoorden nemen als criterium. Standaard is dat de omschrijving het trefwoord bevat zoals je dat in het criterium definieert. Ook delen van een woord in de omschrijving worden zo herkend. Gebruik je meerdere woorden als criterium geef dan aan of de omschrijving "alle woorden" of "één van de woorden" moet bevatten. Je kunt ook zogenaamde "wildcards" gebruiken.

Voor een uitgebreide uitleg van de zoekopties klik je op het vraagteken achter het dropdownmenu.

LET OP!

Bij het aanmaken van een bank verwerkingsregel voor een storno voer je altijd /RTRN/  gevolgd door de code, bijvoorbeeld /RTRN/AM04 (AM04 Onvoldoende saldo).

Voor een overzicht van de codes die je kunt gebruiken zie artikel Beheer van storno's.

Eigen bankrekening / kas

Geef hier aan of de transactie van een specifieke bankrekening of kas afkomstig moet zijn. Als je dit leeg laat  mag de transactie van alle rekeningen en kassen afkomstig zijn.

Af / Bij

Geef aan of het een bijschrijving, afschrijving moet zijn of dat het beide mag zijn.

Indien je voor specifiek voor af- of bijschrijving heb gekozen, kun je ook nog aangeven of het bedrag binnen bepaalde grenzen moet liggen. Deze bedragen zijn altijd positief. 

Output / verwerking

Hier bepaal je hoe de transactie automatisch moet worden geboekt. 

Grootboekrekening

Geef eerst de grootboekrekening in waarop de transactie geboekt moet worden. Dat kan een omzetrekening zijn, een kostenrekening of een balansrekening. Je kunt niet direct op een andere bankrekening of kasrekening boeken. Is het een transactie tussen twee bankrekeningen, kies dan voor de rekening 'Betalingen onderweg'.

Als je kiest voor een omzet- of kostenrekening dan kun je tevens aangeven welke btw hierop van toepassing is. 

Relatie

Kies een bestaande relatie waar deze transactie op geboekt moet worden.

Afhandelen als regel is toegepast

Geef aan of de transactie automatisch afgehandeld mag worden als aan alle criteria wordt voldaan. Transacties worden dan automatisch geboekt en verwerkt en komen niet meer in de workflow.

Geldigheid verwerkingsregels

Je kunt een verwerkingsregel laten starten op een bepaalde datum of weer stopzetten op een bepaalde datum. Zo kan het zijn dat je tot 31-12 een boeking op de ene manier boekt en vanaf 01-01 op een andere manier. Het is niet mogelijk om verwerkingsregels met dezelfde criteria binnen dezelfde periode te activeren.

Om te testen of de verwerkingsregel juist is gedefinieerd kun je klikken op Toon mogelijke resultaten. Let op, er wordt dan enkel gekeken naar transacties die nog niet zijn afgehandeld.

TIP!

Let er bij het definiëren van de criteria goed op dat je de criteria niet te algemeen maakt. Zo is het niet verstandig om een kort woord (zoals NS) te gebruiken. Je loopt dan het risico dat je te snel een match hebt en daardoor allerlei transacties worden herkend.