Bank verwerkingsregel aanmaken (Beta)

LET OP! Deze functie kan een grote impact op de administratie hebben. Gebruik deze functie daarom met beleid.

Om efficiënter regelmatig terugkerende bank- en kastransacties te kunnen verwerken kun je in Yuki bank verwerkingsregels aanmaken. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan een bank verwerkingsregel aanmaken.

Als je een nog te verwerken bank- of kastransactie opent, krijg je het scherm waarin je de transactie handmatig kunt matchen of een actie kunt uitvoeren.

Soms heeft Yuki een bank verwerkingsregel al automatisch aangemaakt of is een bestaande bank verwerkingsregel toegepast. Je ziet dan de tekst:

Deze transactie is momenteel als volgt geboekt: [grootboekrekening][relatie]. Deze transactie is geboekt door Herkenningsregel.

Als je weet dat een bepaalde transactie nog vaker gaat terugkomen en deze telkens op dezelfde manier afgehandeld kan worden, kun je het beste een bank verwerkingsregel aanmaken.

LET OP!

Wanneer er een nieuwe bank verwerkingsregel is aangemaakt of een bestaande bank verwerkingsregel is gewijzigd, worden alle open banktransacties opnieuw verwerkt volgens deze nieuwe/gewijzigde regel met uitzondering van openstaande transacties die zich bevinden in een afgesloten boekjaar.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• de criteria specificeren waaraan een afschriftregel (transactie) moet voldoen
• de verwerking van de transactie bepalen wanneer aan alle criteria is voldaan
• transacties automatisch op meerdere grootboekrekeningen boeken (splitsen).

Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik op Bank verwerkingsregels.

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuwe regel. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Criteria specificeren waaraan een afschriftregel  moet voldoen

Hier staan de criteria waaraan een transactie moet voldoen. 

TIP!

Let er bij het definiëren van de criteria goed op dat je de criteria niet te algemeen maakt. Zo is het niet verstandig om een kort woord (zoals NS) te gebruiken. Je loopt dan het risico dat je te snel een match hebt en daardoor allerlei transacties worden herkend.

Afschrifttype

Geef aan of het een import is van een bankafschrift of een elektronisch kasafschrift.

Type storting

Geef aan of het een bijschrijving of afschrijving moet zijn of dat het beiden mag zijn.

Criteria (verplicht)

Je moet tenminste één criterium definiëren om de bank verwerkingsregel aan te kunnen maken.

Afhankelijk van het geselecteerde afschrifttype kun je de volgende criteria invoeren:

Transactietype

Dit zijn typen transacties die al in het afschrift door de bank worden meegegeven, bijv. bankkosten of Incasso.

Transactie (enkel bij elektronisch kasafschrift)

Het transactietype wordt gebruikt voor de verschillende soorten kastransacties die je hebt gedefinieerd. Denk aan "Omzet incl 21% btw, Betaald met CC, Afstorting bank etc.

Tegenrekening

Bij een banktransactie is dit de bankrekening waar de uitgaande betaling naar is overgemaakt, of de inkomende betaling van afkomstig is. 

Bij een kastransactie is dit afhankelijk van de code die de kas meegeeft.

Eigen bankrekening (enkel bij bankafschrift)

Geef hier aan of de transactie van een specifieke bankrekening afkomstig moet zijn. Als je dit leeg laat  mag de transactie van alle rekeningen afkomstig zijn.

Kas (enkel bij elektronisch kasafschrift)

Geef hier aan of de transactie van een specifieke kas afkomstig moet zijn. Als je dit leeg laat  mag de transactie van alle kassen afkomstig zijn

Omschrijving

Uit de omschrijving van de transactie kun je trefwoorden nemen als criterium. Standaard is dat de omschrijving die het trefwoord bevat zoals je dat in het criterium definieert. Ook delen van een woord in de omschrijving worden zo herkend. Gebruik je meerdere woorden als criterium geef dan aan of de omschrijving alle woorden of één van de woorden moet bevatten. Je kunt ook zogenaamde wildcards gebruiken.

Voor een uitgebreide uitleg van de zoekopties klik je op het driehoekje voor Hoe gebruik je het criterium 'Omschrijving' om je regel in te stellen?

LET OP!

Bij het aanmaken van een bank verwerkingsregel voor een storno voer je altijd /RTRN/ in gevolgd door de code, bijv. /RTRN/AM04 (AM04 Onvoldoende saldo).

Voor een overzicht van de codes die je kunt gebruiken zie artikel Beheer van storno's.

Bedragen (absolute waarde)

Hier kun je aangeven of het bedrag van de af- of bijschrijving of beiden binnen bepaalde grenzen moet liggen. Deze bedragen zijn altijd positief.

Verwerking van transactie bepalen als aan alle criteria is voldaan

Hier wordt bepaald hoe de transactie wordt verwerkt als deze aan alle criteria voldoet.

Automatische categorisering

Hier geef je aan op welke grootboekrekening en relatie de banktransactie gecategoriseerd moet worden. Na de categorisatie van de banktransactie kan worden ingesteld of deze automatish of handmatig moet worden verwerkt.

Grootboekrekening (verplicht)

Geef eerst de grootboekrekening in waarop de transactie geboekt moet worden. Dat kan een omzetrekening zijn, een kostenrekening of een balansrekening. Je kunt niet direct op een andere bankrekening of kasrekening boeken.

Is het een transactie tussen twee bankrekeningen, kies dan voor de grootboekrekening 'Betalingen onderweg'.

Btw-code

Als je kiest voor een omzet- of kostenrekening dan kun je tevens aangeven welke btw hierop van toepassing is. 

Relatie

Kies een bestaande relatie waar deze transactie op geboekt moet worden.

Verwerkingswijze

Geef hier aan of de transactie die op basis van de bank verwerkingsregels is gecategoriseerd automatisch of handmatig verwerkt moet worden.

Bij het automatisch verwerken van de banktransactie komt deze niet meer in de workflow terecht.

Datum van de transactie waarop de regel van toepassing is

Je kunt een verwerkingsregel op een bepaalde datum laten starten of weer stopzetten. Zo kan het zijn dat je tot 31-12 een boeking op de ene manier boekt en vanaf 01-01 op een andere manier. Het is niet mogelijk om bank verwerkingsregels met dezelfde criteria binnen dezelfde periode te activeren.

Om te testen of de bank verwerkingsregel juist is gedefinieerd kun je klikken op de knop Toon mogelijke matches. 

LET OP!

Er wordt dan enkel gekeken naar transacties die nog niet zijn verwerkt en afgehandeld.

Klik tenslotte op de knop Aanmaken om de nieuwe bank verwerkingsregel ook daadwerkelijk aan te maken.

Boek transacties automatisch op meerdere grootboekrekeningen (splitsen)

Je kunt transacties ook automatisch op meerdere grootboekrekeningen laten boeken. Je moet er dan wel eerst voor zorgen dat de normale bank verwerkingsregel volledig is ingesteld.

Voor een uitgebreide beschrijving van het automatisch boeken van transacties op meerdere grootboekrekeningen zie artikel Banktransacties automatisch splitsen.

Opmerkingen

Hier kun je desgewenst opmerkingen/notities toevoegen aan de bank verwerkingsregel.