Archiefkast

In je Archiefkast zijn alle documenten die zijn aangeleverd in Yuki overzichtelijk opgeborgen in ordners. Elke ordner kent een onderverdeling in tabbladen. 

Op de bovenste plank staan de standaard ordners waarin alle te verwerken en al verwerkte (financiële en niet-financiële) documenten zijn opgeborgen die belangrijk zijn voor je financiële administratie in Yuki. Op de plank(en) eronder vind je de ordners waarin je documenten kunt opbergen die privé of onbelangrijk zijn voor je administratie. 

Een extra ordner in het Archief kan alleen worden aangemaakt door op de onderste plank(en) van het archief te klikken op de 'naamloze' ordner.

In alle ordners in het Archief heb je wel de mogelijkheid om zelf extra tabbladen toe te voegen.

TIP!

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' of 'HRM' kan in de ordner 'Personeel' de beveiliging wijzigen voor een werknemer of de manager. 

Standaard kan een werknemer zijn of haar eigen salarisstroken, declaraties, HR documenten en beoordelingen bekijken, de manager kan de personeelsdocumenten van een werknemer niet bekijken.

De manager van een werknemer kan in het veld Manager op het tabblad Werknemer van de relatiekaart van de werknemer worden vastgelegd.

Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Archiefkast. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Alle documenten die nog door de Backoffice moeten worden verwerkt staan in de ordner Uitzoeken Yuki.

In dit scherm kun je gebruik maken van de volgende knoppen en/of dropdownmenu's:

1. Maak een nieuw document aan.
2. Upload meerdere documenten tegelijkertijd.
3. Toon de ordners waarin de documenten zijn opgeborgen.
4. Lijstweergave (details) van documenten.
5. De documenten worden gegroepeerd op type document (alleen beschikbaar voor gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein)
6. Tag cloud. Klik met de rechtermuisknop om het snelmenu te openen:
   
   
   
7. Zoeken van documenten op Aanmaker, Relatie, Onderwerp, Tag, Bedrag of Valuta.
8. Zoeken van documenten op een specifieke naam, tekst, tag, bedrag of valuta waarnaar je wilt zoeken.
9. Selecteer een bepaalde periode waarvan je alle documenten wilt opvragen. In de lijstweergave kun je de documenten opvragen per jaar, half jaar, kwartaal of maand.
10. Archief instellingen (instelling van het standaard beveiligingsniveau van niet-financiële documenten):
    1. Iedereen
    2. Alle gebruikers
    3. Alle werknemers
    4. Directie
    5. Privé.
11. Bekijk de ordners van een bepaalde administratie of van alle administraties in het domein.
12. Bekijk de lijst van facturen met de desbetreffende factuur ernaast. Dit icoontje zie je alleen wanneer de lijstweergave is geselecteerd.
    
    
    

TIP!

Zodra je één van de ordners in het Archief opent in de lijstweergave kun je de getoonde kolommen in je scherm aanpassen door rechtsboven in je scherm te klikken op de knop Pas de getoonde kolommen aan.