Kasstaat importeren

Je kunt kastransacties importeren in CSV-formaat. Om zo'n formaat te maken kun je het beste een spreadsheet gebruiken en dat bewaren als 'door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.csv)'. Het scheidingsteken moet ingesteld zijn op ';'.

Dit bestand zal worden herkend en de kasstaat (lees transacties) zal worden verwerkt.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan een kasstaat importeren. 

Wanneer je gebruik maakt van een eigen software programma voor de kassa('s) maar een deel van de omzet wordt ook per pinpas, creditcard of op rekening betaald dan kan in Yuki gebruik worden gemaakt van een combinatie van het importeren van de kas en de 'Sales webservice'. Dit wordt beschreven in het artikel Kasstaat importeren geavanceerd.

De eerste regel van het spreadsheet moet dezelfde kolomtitels hebben zoals in onderstaande tabel is voorgeschreven: 

De kolommen 'Projectcode' en 'Projectnummer' kunnen optioneel worden toegevoegd aan het spreadsheet. Hierdoor worden de kastransacties automatisch toegewezen aan het desbetreffende project.

In de bijlage kun je een voorbeeld van een kasstaat in CSV-formaat vinden!

Het import bestand wordt als een kasstaat herkend als de eerste kopregel de kolomnamen in onderstaande volgorde bevat:

• Grootboekrekening kas: Bepaalt in welk kasboek de kasstaat wordt geïmporteerd.
• Kas omschrijving: Optioneel in te voeren, dient als check met de grootboekrekening kas, als de omschrijving niet gelijk is aan die van de grootboekrekening dan wordt de import niet geaccepteerd.
• Transactie code: Een door de gebruiker arbitrair verzonnen code voor de transactie die bij de herkenningsregels gebruikt wordt. De beperking is dat dit veld maximaal 10 tekens mag bevatten. Is de code langer dan worden alleen de eerste 10 tekens verwerkt.
• Tegenrekening: De tegenrekening voor de opgegeven transactie. Niet verplicht. Maximaal 34 tekens. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld een relatiecode of grootboekrekening. Ook deze code kan gebruikt worden om herkenningsregels te maken.
• Naam tegenrekening: Naam van de relatie behorende bij de tegenrekening. Niet verplicht. Maximaal 34 tekens. Deze code kan ook gebruikt worden om herkenningsregels te maken.
• Datum transactie: De datum van de transactie moet in het volgende formaat zijn: dd-mm-jjjj.
• Omschrijving: Omschrijving van de transactie. De transactie tekst wordt afgekapt op 1024 tekens.
• Bedrag: Het transactiebedrag, + voor transacties die het kassaldo verhogen, - voor transacties die het kassaldo verlagen.
  
  Als het scheidingsteken tussen de velden een ',' (komma) is geldt het onderstaande:
  De getalnotatie voor decimalen moet met een punt (.) en mag geen komma (,) bevatten.
  Er mag geen gebruik worden gemaakt van scheidingstekens voor duizendtallen.
  
  Als het scheidingsteken tussen de velden een ';' (punt komma) is geldt het onderstaande:
  De getalnotatie voor decimalen mag een (,) bevatten.
  
  
• Saldo kas: Dit is de werkelijke waarde op de desbetreffende datum in het kasboek (saldo totaal kasboeken) nadat de transactie van die regel is verwerkt. Deze waarde is niet verplicht onder de volgende voorwaarden:
  • Indien een saldo is ingevuld dan moeten de transacties in chronologische volgorde zijn waarbij de oudste transactie bovenaan staat en de jongste onderaan.
  • Indien geen saldo is ingevuld dan is de transactievolgorde ook niet van belang.
  • Indien de saldo waarde niet consistent is ingevuld m.a.w. bij sommige regels wel en bij andere regels niet dan worden lege waarden beschouwd als zijnde een bedrag van 0,00.
• Projectcode (optioneel): Code die bij een project is opgeslagen (deze code moet exact overeenkomen) 
• Projectnaam (optioneel): Volledige naam van een project (deze naam moet exact overeenkomen).

Bepaling begin- en eindsaldo kasstaat

Yuki neemt aan dat alle transacties op volgorde in het bestand staan waarbij de eerste transactieregel de oudste is en de laatste de meest recente transactie.

Het beginsaldo wordt bepaald door van de saldowaarde de transactiewaarde van de eerste transactieregel af te trekken.

Het eindsaldo is de saldowaarde in de laatste transactieregel.